Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 5.3. Протоколи

Протокол - це документ, який фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, засіданнях, нарадах, конференціях, ділових зустрічах, а також документ, який складається офіційною особою для засвідчення якогось факту.

За обсягом фіксованих даних протоколи можна поділити на З групи;

1. Стислі, у тексті яких записано лише ухвали.

2. Повні, у тексті яких, крім ухвал, стисло записують виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

3. Стенографічні, де всі виступи записують дослівно. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди) або

вибрані на засіданні секретаріати чи секретарі. Протоколи складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, що зроблені під час засідання: Крім того, при оформленні протоколу використовуються надані до засідання матеріали: тексти, тези доповідей та виступів, довідки, проекти рішень тощо. Протокол повинен відрізнятись повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У протоколі необхідно відображати всі висловлені в процесі обговорення думки, точки зору і заяви, а також усі прийняті рішення, і Протокол містить наступні реквізити;

o найменування організації або структурного підрозділу;

o назва виду документа;

o дата, індекс;

o грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню);

o заголовок;

o текст;

o підписи голови і секретаря, відбиток печатки.

Заголовком до тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання. Текст протоколу складається зі вступної та основної частин. У вступній частині після слова ПРИСУТНІ вказують прізвища всіх присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додається список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу вказують тільки їх загальну кількість. Прізвища осіб, які брали участь у засіданні, розміщують за алфавітом (окремо - члени колегіального органу, окремо - запрошені) і друкують у рядок через інтервал. Після прізвища запрошеної особи вказують назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.

На зборах і засіданнях з великою кількістю присутніх зазначають лише кількісний склад присутніх. Ініціали і прізвища голови та секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу.

Текст протоколу має складатися з позицій згідно пунктів порядку денного. Текст кожної позиції укладається за формою: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово СЛУХАЛИ пишуть в окремому рядку із цифрою, що позначає питання. Після слова СЛУХАЛИ ставлять двокрапку. Ініціали і прізвище доповідача потрібно писати з нового рядка в називному відмінку і підкреслювати, після прізвища ставлять тире і пишуть зміст доповіді у формі прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно відмітити позначкою ("Текст доповіді додається"). Нижче нотують питання і доповіді на них.

Слова ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ потрібно друкувати великими літерами з нового рядка для того, щоб їх виділити.

5.4. Довідки, огляди, відомості

Довідка - це службовий документ, що містить опис та підтвердження тих чи інших фактів або подій. Довідки поділяють на 2 групи:

o довідки, що містять інформацію про факти та події службового характеру;

o довідки, що засвідчують якийсь факт.

Найчисельнішою є друга група довідок. їх видають зацікавленим громадянам або установам. Це довідки, що підтверджують факт роботи чи навчання, займану посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо. Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання й перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці і додатки. Реквізити довідки:

o дата (проставляють дату підписання);

o індекс (проставляють у день підписання);

o місце складання чи видання;

o адресат (не зазначають, якщо в тексті вказано, куди пред'являтиметься видана довідка);

o назва виду документа;

o заголовок до тексту (зазначається у разі потреби);

o текст;

o позначка про наявність додатків (у разі потреби);

o підпис і відбиток печатки;

o позначка про виконавця (оформлюють у разі потреби). Оскільки ситуації, з приводу яких видають довідки, досить

типові, то використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місце для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починають із зазначення в називному відмінку прізвища, імені та по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту іноді зазначають, куди подаватиметься довідка, що видасться. Довідки, що направляються за межі установ, оформляють на загальних бланках.

Довідку підписує особа, яка її склала, керівник структурного підрозділу чи один із перших керівників установи. Якщо довідка має фінансово-матеріальний характер і виходить за межі підприємства, то її підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

Огляд - службовий документ, що складається для інформації підвідомчих або дочірніх організацій про хід робіт або підсумки їхнього виконання за певний період. Огляд є різновидом довідки. На відміну від довідки, що відображає стан справ окремого підприємства або установи, в огляді висвітлюються питання діяльності або її підсумки в ряді організацій за певний часовий проміжок.

Формуляр огляду складається з таких основних реквізитів:

o найменування виду документу;

* заголовок (із вказівкою предмету огляду та періоду, за який робиться огляд),

o дата й місце складання;

o текст із вступом, основною частиною й висновками;

o підпис особи, що склала огляд, відбиток печатки.

У тексті огляду також вказуються підстави складання документа, наводяться позитивні приклади, вказуються окремі недоліки в діяльності підприємств.

Текст огляду розбивається на розділи залежно від деталізації питань. Підписується огляд посадовою особою, розмножується й відправляється адресантам.

Відомість - документ, що містить дані з одного питання. Складається на підставі вказівки вищого органа, посадової особи у встановленому порядку. Текст відомості може оформлятися таблицею, у якій приводяться відомості про джерела надходження інформації й характеристика матеріалу за певними показниками. Відомість для керівника підписує той, хто її складає, для вищої установи -керівник організації.