Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 6.3. Опрацювання е-документів

Основні принципи електронного документообігу викладені в Законах У країни;. ("Про електронні документи й електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис" тощо). Основним організаційно-розпорядчим актом, що регламентує документальне забезпечення електронного документообігу, є Типовіш порядок здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затверджений Постановою КМУ від 28 жовтня 2004 р. Л° 1453.

Орган виконавчої влади здійснює електронний документообіг через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування. При цьому відправлення органом виконавчої влади електронного документа через телекомунікаційні мережі загального користування здійснюється за рішенням керівника цього органа.

Відповідальність за організацію здійснення електронного документообігу в органі виконавчої влади несе його керівник. Забезпечення здійснення електронного документообігу покладається на службу діловодства.

Електронні документи, які надходять на адресу органа виконавчої влади, приймаються службою діловодства централізовано.

Електронний документ, що надійшов на адресу органа виконавчої влади, підлягає відхиленню у таких випадках:

o відсутності в адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;

o надходження не за адресою;

o зараження вірусом;

o негативного результату перевірки на цілісність і дійсність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.

Попередній розгляд електронного документа здійснюється у візуальній формі. Визначення, чи вимагає електронний документ обов'язкового розгляду керівником органа виконавчої влади або інших посадових осіб відповідно до функціональних обов'язків, необхідність його реєстрації, а також установлення строків виконання цього документа структурними підрозділами або безпосередніми виконавцями здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

Вхідні, внутрішні й вихідні електронні документи реєструються в одній системі разом з відповідними документами на папері.

Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється в тому ж порядку, що й вхідних документів на папері. Контроль за виконанням і оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тім же порядку, що й для документів на папері.

Для забезпечення реєстрації, обліку, пошуку й контролю виконання вхідного електронного документа заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі.

Після реєстрації вхідного електронного документа адресат у дводенний строк надсилає відправникові повідомлення про його прийняття й реєстрацію.

Реєстраційно-контрольна картка має містити такі обов'язкові реквізити:

Вид документа - заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється.

Відправник - під час реєстрації документа, що надійшов, (адресат) записується найменування органу виконавчої влади - відправника документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування органу виконавчої влади - адресата. Допускається застосування скороченого найменування органу виконавчої влади.

Дата - дата, зазначена на документі органом виконавчої влади - відправником.

Реєстраційний номер - реєстраційний номер, що надається документові органом виконавчої влади, відправником. Після виконання номер документа доповнюється номером справи згідно з номенклатурою справ або іншими індексами.

Дата і час надходження - дата і час надходження документа до органу виконавчої влади.

Вхідний реєстраційний номер - номер, наданий адресатом. Після виконання номер документа доповнюється номером справи згідно з номенклатурою справ або іншими індексами

Дата і час реєстрації адресантом - дата і час реєстрації вихідного документа органом виконавчої влади - адресатом згідно з повідомленням про прийняття та реєстрацію документа.

Заголовок або стислий зміст - згідно із заголовком, зазначеним на документі. У разі відсутності заголовка формулюється стислий зміст документа.

Резолюція - основний зміст доручення згідно з документом "Резолюція", прізвище посадової особи органу виконавчої влади, яка його склала, і дата, зазначена на документі.

Відповідальний - ініціали та прізвище відповідального виконавця згідно з документом "Резолюція" із зазначенням номера телефону (за наявності).

Строк виконання документа - кінцева дата виконання документа. Під час виконання реєстрації документа, створеного за ініціативою органу виконавчої влади - відправника, записується очікувана дата одержання відповіді.

Відмітка про виконання - стисло викладається зміст питання або дата і реєстраційний номер документа-відповіді.

Для фіксування резолюції щодо виконання вхідного електронного документа складається відповідний внутрішній електронний документ "Резолюція" за підписом відповідної посадової особи, про що робиться запис у регістраційно-контрольній картці.

6.3. Опрацювання е-документів

Оформлення електронних документів, які складаються в органі виконавчої влади, за винятком особливостей їхнього підписання або затвердження, здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно/або організаційно забезпечується проставленням у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера.

У випадку непідписання або незатвердження електронного документа керівником органа виконавчої влади або іншою посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа.

Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється відповідно до законодавства. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

Адресування електронних документів здійснюється з дотриманням тих же вимог, що й для документів на папері. Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності й дійсності всіх накладених на нього електронних цифрових підписів із дотриманням тих же вимог, що й для вхідних документів.

Вихідні електронні документи відправляються адресатам службою діловодства централізовано, не пізніше наступного робочого дня після їхнього одержання від структурних підрозділів або виконавців.

Електронний документ уважається отриманим адресатом із часу надходження відправникові повідомлення про його прийняття й реєстрацію.

У випадку неотримання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття й реєстрацію або про відхилення електронного документа, відправник уживає додаткових заходів із використанням інших засобів зв'язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.

У випадку одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником уживаються заходи щодо усунення причин відхилення й забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо такс повідомлення отримане від адресата, що не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресатові надсилається відповідний документ на папері.

Узгодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи.

Зауваження й пропозиції до представленого електронного документа (у випадку наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на якому накладається електронний цифровий підпис посадової особи.

Порядок внутрішнього узгодження електронних документів у системі електронного документообігу органа виконавчої влади затверджується його керівником, якщо інше невстановлене законодавством.

У випадку відсутності в органі виконавчої влади, з яким узгоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органа для узгодження надається відповідний документ на папері.

Оперативне зберігання електронних документів в органі виконавчої влади, підготовка й передача їх до архівної установи здійснюються з дотриманням вимог нормативних актів у сфері архівної справи.

Термін зберігання електронних документів повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері.