Спеціальне документознавство - Кислюк К.В. - 6.2. Основні стадії реалізації інформаційного проекту

План викладу

6.1. Поняття інформаційного проекту й керування ним.

6.2. Основні стадії реалізації інформаційного проекту.

6.3. Документальне забезпечення реалізації інформаційних проектів.

6.1. Поняття інформаційного проекту й керування ним

Проект - це тимчасове підприємство, призначене для створення унікальних продуктів або послуг. Проекти реалізуються в різних областях людської діяльності, у тому числі й інформаційної. Тут проектами рівною мірою можуть уважатися як написання статті, так і створення власного телеканала.

Керування проектами відрізняється від адміністративного менеджменту. Адміністративне керування зосереджується на повторюваних діях і щоденних операціях, такі як виробництво, продаж, розподіл або обслуговування споживачів. Перебіг реалізації кожного проекту є по-своєму унікальним, хоча, зрозуміло, має певні повторювані елементи.

Керування проектами може бути формальним, а може бути неформальним. У першому випадку потрібне затвердження повного кошторису витрат і всіх змін у ньому. Тоді керівництво проектом здійснюється офіційно, як службовий обов'язок. У випадку неформального керування керівництво проектом здійснюється за усною домовленістю або з власної ініціативи, а виграти й винагорода керівникові списуються за рахунок поточних витрат. В українських реаліях найбільш прийнятним є офіційне затвердження проекту статусу її керівника без точного узгодження кошторису й поточних витрат.

Особливістю сучасного українського інформаційного ринку с перевага на ньому дрібних і малих проектів. Для їх реалізації залучається незначна кількість людей, а відповідальність за виконання проекту й досягнення результатів проекту лежить на певній особі (менеджері проекту) або на обмеженій групі осіб. До речі, оптимальним складом команди проекту вважається шість.

При керівництві дрібними інформаційними проектами, менеджерові проекту необхідно вивчити всі технологічні стадії виробничого процесу, тоді як під час реалізації великих проектів він може здійснювати лише загальне керівництво.

Для підтримки реалізації проектів розроблений спеціальний програмний продукт - MS Project Professional 2007.

У свою чергу, консультації з організації й реалізації проектів є особливою інформаційною послугою. Керування проектами - особлива область менеджменту, робота в якій дає відчутні результати. Професіонали в цій області високо цінуються (у США це третя за середньою величиною оплати професія після юристів і лікарів), а сама методологія керування проектами стала фактичним стандартом керування на багатьох тисячах підприємств. Вона застосовується у той чи іншій спосіб практично у всіх великих корпораціях. Торік прийняті стандарти керування проектами ANSI, розроблений проект стандартів керування проектами ISO 10006.

6.2. Основні стадії реалізації інформаційного проекту

Перебіг реалізації інформаційного проекту нічим не відрізняється від його здійснення в будь-якій іншій царині людської діяльності. Отже, реалізація інформаційних проектів проходить такі стадії:

1) Процеси ініціації. Ініціація включає єдиний процесе - авторизацію, тобто рішення почати наступну фазу проекту. Рішення про початок роботи над проектом приймається першим керівником організації. Керівникові проекту варто виявити витримку, чекаючи відповідної команди. Краще двічі перепитати, ніж виявити квапливість. Керівник проекту повинен утішати себе тим, що він вичерпав ліміт креативності, коли народив ідею проекту, і ліміт ініціативи, коли домігся його принципового схвалення й керівництва.

2) Процеси планування. Варто розрізняти мету проекту й мету продукту проекту.

Мета продукту проекту - це властивості й функції, якими повинна володіти продукція проекту.

Мета проекту - це робота, яку потрібно виконати для виробництва продукту із заданими властивостями.

При плануванні проекту необхідно опрацювати: основні завдання проекту, його фінансування, матеріально-технічне забезпечення, призначення персоналу, систему відповідальності і підзвітності, можливі ризики і терміни виконання.

Будь-яка інформація про проект, як правило, повинна бути секретною не для учасників проекту, а для конкурентів. Кожний виконавець зможе прийняти більш активну участь у проекті, якщо буде уявляти собі картину проекту в цілому. Крім того, рекомендується обговорювати проект із декількома людьми. Завдяки своїй відстороненій позиції вони зможуть запропонувати свіжий погляд на нього.

Планування бажано проводити в письмовому вигляді, щоб не забути деталей і виявити якісь подробиці, яких не усвідомлювали.

3) Процеси виконання. Під виконанням маються на увазі процеси реалізації складеного плану. Виконання проекту повинне регулярно вимірюватися й аналізуватися для того, щоб виявити відхилення від наміченого плану й оцінити їхній вплив на проект.

Як і в плануванні, процеси виконання можна підрозділити на основні й допоміжні. До основного можна віднести сам процес виконання плану проекту. Серед допоміжних процесів слід відзначити:

o облік виконання - підготовка й розподіл необхідної для учасників проекту інформації з необхідною періодичністю;

o підтвердження якості - регулярна оцінка виконання проекту з метою підтвердження відповідності прийнятим стандартам якості;

o підготовка пропозицій - збір рекомендацій, відгуків, пропозицій, заявок тощо.

4) Процеси аналізу. Процеси аналізу включають як аналіз плану, так і аналіз виконання проекту. Аналіз плану означає визначення того, чи задовольняє складений план виконання проекту пропонованим до проекту вимогам і очікуванням учасників проекту. Процеси аналізу також можна підрозділити на основні й допоміжні.

До основного відносяться ті процеси аналізу, які безпосередньо пов'язані із цілями проекту й показниками, що характеризують успішність виконання проекту:

o аналіз термінів - визначення відповідності фактичних і прогнозних строків виконання операцій проекту директивним або запланованим;

o аналіз вартості - визначення відповідності фактичної й прогнозної вартості операцій і фаз проекту директивним або запланованим;

o аналіз якості - моніторинг результатів із метою їхньої перевірки на відповідність прийнятим стандартам якості й визначення шляхів усунення причин небажаних результатів виконання якості проекту;

o підтвердження цілей - процес формального приймання результатів проекту його учасниками (інвесторами, споживачами та ін.).

Допоміжні процеси аналізу пов'язані з аналізом факторів, що впливають на мету й критерії успіху проекту. Це може бути, наприклад, аналіз ресурсів - визначення відповідності фактичного й прогнозного завантаження й продуктивності ресурсів запланованим, а також аналіз відповідності фактичної витрати матеріалів плановим значенням.

У результаті аналізу або приймається рішення про продовження виконання проекту за наміченим раніше планом, або визначається необхідність застосування коригувальних впливів.

5) Процеси завершення. Вони містять у собі:

закриття контрактів - завершення й закриття контрактів, включаючи досудове вирішення всіх суперечок, що виникли;

адміністративне завершення - підготовка, збір і розподіл інформації, необхідної для формального завершення проекту.

До основних процесів керування проектами, які необхідно здійснювати на кожній стадії їх реалізації, відносяться:

o загальне керування змінами - визначення, узгодження, твердження й прийняття до виконання коригувальних впливів і координація змін по всьому проекті;

o керування ресурсами - внесення змін до складу й призначення ресурсів на роботи проекту;

o керування цілями - коректування цілей проекту за результатами процесів аналізу.

Вважається, що неправильне рішення, прийняте раніше, може бути переглянуте пізніше. Правильне рішення, прийняте занадто пізно, нічого не зможе змінити.

6.3. Документальне забезпечення реалізації інформаційних проектів

Ввесь процес реалізації інформаційних проектів підлягає обов'язковому документуванні у письмовому вигляді. Кількість і номенклатуру необхідних документів суттєво відрізняються залежно від того, наскільки формальною є реалізація даного інформаційного проекту.

На етапі ініціалізації потрібно скласти заявку на реалізацію проекту з обґрунтуванням його доцільності. Для більшої аргументованості до неї варто долучити результати маркетингових досліджень певного сегменту інформаційного ринку. Вони мають засвідчувати наявність незадоволеного попиту на той інформаційний продукт, виробництво якого є метою даного проекту.

На етапі планування першим укладають проектне завдання. Воно являє собою угоду між замовниками й виконавцями проекту по основних його параметрах (мета, ресурси, строки, виконавці, бюджет). Головне в проектному завданні - його конкретність. Проектне завдання має потребу в численних затвердженнях і погодженнях.

Далі складається план-графік робіт, який повинен включати перелік робіт зі строками їхнього початку й кінця, а також тривалістю. Окремим документом є бюджетний кошторис проекту. При його складанні слід виходити з вартості кінцевого продукту.

Під час реалізації проекту слід готувати поточні звіти. Кількість цих звітів регламентується тільки внутрішніми правилами роботи в організації та вимогами перших керівників. Реквізити та інформаційна структура цих видів управлінських документів уже розглядалася в темі 6 модуля І. Західні менеджери дають такі універсальні поради з підготовки поточних звітів:

o Звіти пишуться не для того, хто їх складає, а для того, кому вони призначені. Якщо той, для кого звіт призначений, не довідається з нього нічого нового, то такий звіт невдалий.

o Краще скласти дурний папір, чим доводити, що він непотрібний.

o Скільки б раз ви не складали поточні звіти, завжди будьте готові скласти ще один.

Процеси аналізу під час реалізації проекту вимагатимуть написання доповідних записок, у яких мають бути обгрунтовані поточні зміни до початкових цілей проекту, його вартості, персоналу, термінів виконання.

Завершення проекту документується підсумковим звітом. Для їх оформлення можна порекомендувати два правила:

o використати графіки, схеми, таблиці, презентації;

o використати грамотне оформлення титульного аркуша й технічної сторінки, відповідно до державних стандартів, передусім, ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.