Серед індивідуальних форм усного професійного спілкування найбільш поширеною є ділова бесіда.
Бесіда - це розмова двох чи більше осіб з метою отримання певної інформації, вирішення важливих проблем.
Бесіда - чи не найскладніший з усіх жанрів усного фахового спілкування, оскільки значною мірою це експромт, а для експромту треба мати значний життєвий досвід, величезний запас теоретичних знань, а також досконало володіти мовним етикетом.
Щоб досягти успіху під час бесіди, треба:
o ретельно готуватися до бесіди;
o бути уважним і тактовним до співрозмовника;
o постійно стимулювати у співрозмовника зацікавленість розмовою;
o вміти слухати співбесідника, враховувати його погляди, думки і докази;
o стежити за реакцією партнера й відповідно корегувати свої дії;
o висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо;
o створювати атмосферу довіри, щоби привернути до себе співрозмовника.
Для того, щоб бесіда була ефективною, не можна:
o перебивати співрозмовника;
o різко прискорювати темп бесіди;
o негативно оцінювати особистість співрозмовника;
o підкреслювати відмінність між особою та співрозмовником;
o зменшувати дистанцію.
Залежно від змісту ділові бесіди можуть виконувати різні функції:
o обмін інформацією;
o формування перспективних заходів;
o контроль і координацію певних дій;
o взаємне спілкування під час вирішення актуальних проблем;
o підтримку ділових контактів на різних рівнях;
o пошук, висунення нових ідей;
o стимулювання дій у новому напрямку;
o розв'язання етичних проблем, що виникли під час спілкування.47
Існують різні види бесід. Залежно від мети спілкування та змісту бесіди переділяються на:
o ритуальні;
o глибинно-особистісні;
o ділові.
Залежно від кількості учасників виокремлюють такі бесіди:
o індивідуальні;
o групові.
Індивідуальна бесіда - це розмова двох осіб, які прагнуть (обоє або один) до досягнення певної мети. Вона сприяє встановленню між співрозмовниками дружніх стосунків, взаєморозуміння, а також стимулює партнерів до взаємовигідної співпраці.
Ділова бесіда - це спілкування між особами з метою встановлення ділових стосунків, вирішення ділових проблем або вироблення правильного підходу до них. Зазвичай предметом обговорення під час ділових бесід є конкретна справа.
Ділова бесіда є цілеспрямованим спілкуванням з передбачуваним або попередньо запланованим результатом. Прикладами таких бесід є: обговорення нових проектів, бесіда з партнером по бізнесу, співбесіда з роботодавцем.
Фахівці з проблем ділового спілкування визначають ті чинники, що надають перевагу бесіді як формі взаємного спілкування:48
o можливість диференційованого підходу до предмета обговорення з урахуванням поглядів, думок інших з метою прийняття оптимального рішення;
o швидкість реагування на висловлювання співбесідника з урахуванням його зауважень і пропозицій;
o підвищення компетентності співрозмовників за рахунок обміну думками;
o усвідомлення єдності позицій у вирішенні проблеми;
o відчуття власної значущості під час вирішення проблеми, отримання результату.
Зазвичай бесіда складається з таких етапів:
1. Визначення місця й часу зустрічі (на нейтральній, своїй, чужій території).
2. Початок бесіди. Він відіграє особливу роль у створенні сприятливої атмосфери спілкування. Отже, на початку бесіди передусім слід заручитися прихильністю свого співрозмовника, тобто справити приємне враження про себе. Час, відведений на це, досить обмежений, а тому слід продумати форму вітання, початкову фразу. На цьому етапі важливе значення мають невербальні форми взаємодії-вираз обличчя, поза, вітальний жест.
3. Формування мети зустрічі.
4. Обмін думками та пропозиціями.
5. Закінчення бесіди.
Під час бесіди слід триматися скромно, але впевнено. Не варто розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоби створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.
Десять кроків, що дозволять провести бесіду успішно
1. Ретельна підготовка.
Перед початком бесіди складіть її план, проаналізуйте ситуацію.
2. Пам'ятайте, до чого Ви прагнете.
Чітко сформулюйте мету бесіди, виберіть стратегію та тактику проведення бесіди.
3. Намагайтеся створити атмосферу довіри. Співбесідник намагатиметься зробити для Вас щось хороше, якщо
Ви справите приємне враження на нього.
4. Не підозрюйте співбесідника в ненадійності.
Взаємна довіра завжди необхідна, аби досягти поставленої мети.
5. З'ясуйте перед бесідою, чи має ваш співбесідник відповідні повноваження.
6. Не змушуйте співбесідника постійно приймати рішення.
7. Зосереджуйтесь на реальних потребах, а не на амбіціях. Поважайте думки співрозмовника, як свої власні. Дотримуючись цього правила, Ви матимете більше шансів обминути
гострі кути й узгодити рішення.
8. Слухайте уважно співбесідника й ставте коректні запитання. Уміння слухати співрозмовника спонукає його до висловлювання
власних думок, почуттів, переконань. Тоді виникає мить щирості, істинності, взаєморозуміння, поваги.
9. Працюйте на перспективу, а не на проміжні результати.
10. Підсумуйте результати бесіди.
2.3.5. Етикет телефонної розмови
2.3.6. Етичні питання використання мобільних телефонів
Тема 2.4 Форми колективного обговорення професійних проблем
2.4.1. Мистецтво перемовин
2.4.2. Збори як форма прийняття колективного рішення
2.4.3. Нарада
1-й етап - Підготовка наради
2-й етап - Проведення наради
3-й етап - Підсумовування наради