Українське ділове мовлення - Шевчук С.В. - 4. Текст документа

Текст - це головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відображати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа. В основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування. У закінченні вказують мету документа.

Складаючи текст документа, слід дотримуватися таких правил:

1) текст викладати від третьої особи. Наприклад: Комісія ухвалила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться....

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази;

2) не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій;

3) уживати стійкі (стандартизовані) сполучення відповідно до, у зв 'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку і под.;

4) використовувати синтаксичні конструкції на зразок: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом..; У зв'язку з вказівкою...; Відповідно до попередньої домовленості...; На Ваше прохання...;

5) дієприслівникові звороти вживати на початку речення: враховуючи...; беручи до уваги...; розглянувши. ..; вважаючи...;

6) використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та зрозумілі для широкого кола читачів;

7) у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після керуючого слова; вставні слова - на початку речення);

8) щоб не спричинити загострення стосунків з партнером, активну форму дієслів слід замінювати на пасивну. Наприклад: Ви не висловили своїх пропозицій - Вами ще не висловлені пропозиції....

Активну форму треба вживати лише у випадках, коли важливо вказати на конкретного виконавця: Університет не гарантує...;

9) використовувати інфінітивні конструкції: створити комісію...; відкликати працівників...;

10) у розпорядчих документах дієслівні конструкції слід вживати у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...;

11) використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами: р-н_у обл., км, напр., канд. філол. наук;

12) віддавати перевагу простим реченням, використовувати форми ввічливості: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний....

5. Оформлювання сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату А4 (210 X 294 мм) та А5 (210 х 146 мм). Для зручності з обох боків сторінки залишають вільні береги: лівий - 30 мм, правий - 10 мм, верхній та нижній - 20мм.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, слід друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ 1,5

Голова Державного комітету 1

лісового господарства України 2

Підпис Ініціал(и), прізвище 1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, слід дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

o 12,5 мм - для початку абзаців у тексті;

o 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

o 104 мм - для реквізитів *Т^>иф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);

o 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);

o не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити "Дата документа" (11), "Заголовок до тексту документа" (19), "Текст" (21) (без абзаців); "Відмітка про наявність додатків" (22); "Прізвище виконавця і номер його телефону" (28); "Відмітка про виконання документа і направлення його до справи" (29); назви посади у реквізиті "Підпис" (23) та "Гриф погодження" (24); засвідчувального напису "Згідно з оригіналом" (27); а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИШ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше трьох рядків тексту.

Нумерація сторінок. У документах, що займають дві і більше сторінок, нумерацію слід починати з другої.

Якщо текст документа друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього або нижнього берега арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від краю. Слово "сторінка" не пишеться, біля цифр не ставляться жодні позначення.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляються у його правому верхньому чи нижньому куті, а парні - у лівому верхньому чи нижньому.

Рубрикація - це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої. Рубрикація є зовнішнім відображенням композиційної будови документів.

Тематика, призначення, обсяг змісту документа зумовлюють ступінь складності рубрикації. Найпростіша рубрикація-поділ тексту на абзаци.

Абзац - це відступ на початку першого рядка, яким починається виклад нової думки, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Абзац не повинен бути більше 6 рядків.

Як правило, абзац містить три частини:

1) зачин (формулювання мети - про що йтиметься в ньому);

2) фразу (виклад основної інформації);

3) коментарі (підсумок усього абзацу).

Рубрики тексту зазвичай нумеруються, що вказує на взаємозалежність певних розділів, пунктів та спрощує опрацювання документа. Розрізняють традиційну (комбіновану) й нову систему нумерації.

Традиційна (комбінована) система ґрунтується на використанні символів різних типів - римських та арабських цифр, великих та малих літер, певних слів. Уся ця система різних позначень повинна мати послідовну, логічну побудову.

Наприклад:

Розділі А. Б. В. Г. Ґ. ... Частина 1 І.II. III. IV. V. ... Пункті '^1.2.3.4.5. ... $1 1)2)3)4)5)... а)б)в)г)г)...

За новою системою у певній послідовності використовують лише арабські цифри. Застосовуючи її, слід пам'ятати:

1) окремі розділи позначаються арабськими цифрами (7; 2; З і т. ін.);

2) номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою (7.7; 7.2; 2.7 тощо);

3) номер пункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу та порядкового номера пункту, розділених крапками (7.7.7; 7.7.2; 1.1.3 і т. ін.);

4) номер підпункту складається з номера розділу, порядкового номера підрозділу, порядкового номера пункту й порядкового номера підпункту, відокремлених крапками (7.7.7.7; 7.7.7.2; 7.7.7.ІІПОД.).

Застосування нової системи нумерації дає можливість не вживати словесних найменувань та інших символів.

Вправа 10. Користуючись "Словником іншомовних слів", розкрийте значення поданих термінів.

Абзац, стандарт, штамп, реквізит, бланк, копія, гриф, кліше, резолюція, рубрикація, індекс, формуляр.

Вправа 11. Прочитайте текст. Визначте, який це документ: 1) за походженням; 2) за місцем виникнення; 3) за спрямуванням; 4) за найменуванням.

Міністерство освіти і науки України

Одеський національний університет Друкарні видавництва

імені 1.1. Мечникова "Освіта

вул. Дворянська, 2 ^ВУ^Л- Польова, 10

м. Одеса, 65026 ^м °Д^еса'⁶⁵⁰⁹¹

тел. 54-02-13

02.03.2007 №450

Про виготовлення бланків індивідуальних планів роботи викладачів

Просимо виготовити бланки індивідуальних планів роботи викладачів на папері видавництва у кількості 1 (однієї) тисячі штук протягом II кварталу 2007 року. Оплату гарантуємо.

Ректор (підпис) В. Г. Орищенко

Головний бухгалтер (підпис) Т.П. Бєлінська

Вправа 12. Прочитайте текст. Назвіть основні реквізити цього документа.

Голові профспілкового комітету Вінницької середньої школи №2 учителя української мови та літератури Сніжок Л. В., яка мешкає за адресою вул. Б. Грінченка, буд. 30, кв. 5.

м. Київ, 01023

Заява

Прошу Вас надати мені путівку до санаторію для лікування в період моєї відпустки (серпень 2007р.).

До заяви додаю довідку з лікувального закладу про необхідність лікування серцево-судинного захворювання.

17.04.2007 (Підпис)

Вправа 13. Складіть речення із поданими словосполученнями, в яких документах їх можна використати?

Відповідно до постанови міністерства; відчуваючи гостру потребу; нагадуємо Вам; комісія для складання резолюції; після закінчення терміну повноважень; з багатьох причин; наказ по університету, як виняток.

Вправа 14. Перекладіть українською мовою.

В любом случае; визирование документа; загодя побеспокоиться; лицевой счет; отпуск по болезни; приняться за работу; исполнительный документ; предпринимательская деятельность; доход с оборота; законодательство о труде; безналичный расчет; вакантная должность; введение закона; вступительный взнос; ввиду вышеизложенного; ввиду того, что; больничный лист.

Вправа 15. Знайдіть помилки у поданих словосполученнях. Запишіть правильні варіанти.

Попадати в скрутне становище; згідно розпорядження; відповідно з постановою; виключення з правил; прийняти участь; повістка денна; дякую Вас; вести себе; прийняти заходи; особовий приклад; любе питання; згідно наказу.

Вправа 16. Складіть речення із поданими словами. Запам'ятайте їх значення.

Відомість - відомість; об'єднання - об'єднання.

Довідка. Відомість - документ;' відомість - звістка, популярність; об'єднання - організація; об'єднання - дія.Увага Культура мовлення!

Звертання

Дорогі друзі! Дорогий друже! Громадянине (громадянко)!

Пане (добродію)! Пані (добродійко)! Пане(ні) (ім'я)! Шановні пані Й панове! Шановні колеги! Шановне товариство! Вельмишановне зібрання! Панове!

Товаришу (товаришко)! Товариші! Високоповажний...! Вельмишановний...! Шановна громадо! Шановні добродії! Люди добрі!

Мамо! Тату! Дідусю! Бабусю! Тітонько! Дядечку! Юначе! Дівчино! Діти!

Дорогий (милий, любий)!

Друзі!

Господарю!

Вибачте, що турбую Вас! Послухайте, будь ласка! Чи можна Вас на хвилинку?

Із поширенням української мови у масовому спілкуванні варто відроджувати шанобливі форми звертання: пане, пані, панове, що належать до слів-регулятивів, тобто це іменники, які "регулюють взаємини між співрозмовниками відповідно до мовленнєво-етикетних стандартів і норм, узвичаєних у певному суспільстві... В українській мові ЦІ слова вживаються щонайменше сім століть. Засвідчуючи пошану до співрозмовника, вони не мають жодної семантичної спорідненості зі словом пан у розумінні належності до привілейованих класів.

Слова пан, пані здебільшого вживаються не самостійно, а з прикладкою, що конкретизує особу (переважно це ім'я людини: Пане Іване! Пане Володимире! Пані Ольго!).

Звичними до слів пан, пані у ролі прикладок є назви звань або професій: Пане професоре! Пане прокуроре! Пані суддя!

Ім'я та по батькові як прикладка зі словами пан, пані не поєднуються, оскільки це суперечить нормам літературного мовлення.

Прізвище як прикладку до слів пан, пані доцільно вживати, коли йдеться про відсутню або малознайому людину, взаємини з якою не виходять за межі офіційної пристойності: Пане Деми-денко! Як пише пан Кіяшко.

Зовсім рідко у ролі прикладки вживаються ім'я та прізвище. Таке поєднання можливе здебільшого в офіційних ситуаціях: Прошу до слова пана Василя Шевченка.

У ролі означень до слів пан, пані, панове виступають прикметники шановний, вельмишановний, високошановний, високо-достойний, високоповажний: Вельмишановний пане магістре! Ваша Високодостойносте Пане Президенте!

Прикметникові означення узгоджуються з іменниками у роді, відмінку й числі: Шановний пане! Шановному панові. Шановній пані.

Увага! Слово пані у сучасній літературній мові не відмінюється, отже, нормативними є: зустрів пані Ксенію', розмовляв з пані Вікторією.

Як треба писати

вжити заходів

брати (взяти) участь

погодити

вплинути

порядок денний

пропозиція

вирішити, розв'язати

боротися

заходи

такі члени групи: не можна визнати

задовільним незабаром

не з'являються на заняття

прошу надати мені відпустку

треба направити присутні одностайно

схвалили пропозицію неухильно виконувати

відповідно до наказу згідно з розпорядженням відповідно до постанови

Як не можна писати

прийняти заходи прийняти участь прискорити погодження здійснити вплив повістка денна предложення забезпечити рішення проводити боротьбу міроприємства слідуючі члени групи: не може бути визнаним

задовільним у самий найближчий час мають місце випадки неявки

на заняття прошу Вашого дозволу про

надання мені відпустки повинен бути направлений одностайне схвалення

дістала пропозиція про прийняття до неухильного

виконання згідно наказу згідно розпорядження відповідно з постановою