Бюджетний менеджмент - Панкевич Л.В. - 5.2.3. Первинні облікові документи

Підставою для бухгалтерського обліку операцій з виконання бюджетів в органах Державного казначейства є первинні документи. Первинні документи складають під час проведення операції, а якщо це неможливо - безпосередньо після її закінчення на паперових носіях або у вигляді електронних записів у формі, яка доступна для читання та виключає внесення будь-яких змін. При електронному записі облікових регістрів забезпечується отримання таких документів на паперових носіях.

Вимоги до первинних документів

Первинні документи як на паперових носіях, так і у вигляді електронних записів (непаперовій формі) для надання юридичної сили повинні містити такі обов'язкові реквізити, перевірені відповідальним виконавцем до введення їх у систему:

- назву документа (форми);

- номер та дату складання документа;

- назву установи, від імені якої складений документ;

- місце складання документа;

- назву отримувача коштів;

- зміст операції (підставу для її здійснення);

- суму операції (цифрами та прописом). Сума операції може бути відображена цифрами, за відсутності на документі суми прописом, якщо цей документ формується за допомогою програмного забезпечення в автоматизованому режимі, або якщо це передбачено нормативними актами Державного казначейства України;

- номери рахунків за дебетом та кредитом;

- назву банку, казначейства (отримувача та платника коштів) і його номер коду;

- підписи осіб, відповідальних за проведення операції та правильність її оформлення з розшифровкою підписів (підтвердження підпису на документі в електронному вигляді здійснюється за допомогою електронного коду працівника або електронного підпису);

- Призначення платежу: назву товару (виконаних робіт, наданих послуг), посилання на документ, на підставі якого здійснюється платіж (договір, рахунок, товарно-транспортний документ тощо) із зазначенням його номера і дати, зазначення законодавчого акта, яким передбачене право безспірного стягнення та безакцептного списання коштів (його дата, номер і відповідний пункт);

- коди економічної класифікації видатків із зазначенням сум (за визначеним форматом) при здійсненні видатків із бюджету або перерозподілі бюджетних коштів;

- коди бюджетної класифікації доходів та термін платежу (при перерахуванні коштів до бюджету);

- суму податку на додану вартість або напис "без податку на додану вартість";

- на першому примірнику (незалежно від способу виготовлення розрахункового документа) відбиток печатки та підписи відповідальних осіб платника або отримувача коштів;

- зразки підписів та відбиток печатки, інші додаткові реквізити - для окремих документів.

Первинні документи як у паперовій формі, так і у вигляді електронних записів можуть містити інші додаткові реквізити.

Використання факсиміле при підписі, виправленні та підчистці у розрахункових документах не допускаються та органами Державного казначейства до виконання не приймаються. Внесення виправлень до первинних документів не допускаються, крім випадків, встановлених розпорядчими документами Державного казначейства України.

Первинні документи, які не містять обов'язкових реквізитів, є недійсними і не можуть бути підставою для відображення в бухгалтерському обліку.

Усі операції органів Державного казначейства повинні оформлятися відповідними документами і містити інформацію про характер операції та бути підставою для відображення операцій в обліку.

Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються меморіальні документи. До їх складу входять меморіальні ордери, платіжні доручення, платіжні вимоги - доручення, акредитиви, векселі, інкасові доручення (розпорядження), розпорядження операційному відділу (фінансове розпорядження), чеки тощо.

Меморіальні ордери повинні містити всі необхідні реквізити: номер меморіального ордеру, дату і місце складання, номер рахунку за дебетом та кредитом, назву банку, органу Державного казначейства, що обслуговує платника та одержувача коштів, суму цифрами та прописом, ідентифікаційний код, короткий зміст проведеної операції.

Документальним підтвердженням часткової оплати розрахункових документів є меморіальні ордери, які виписує відповідальний працівник у двох примірниках та на зворотній стороні первинного документа проставляє помітку про часткову оплату.

Електронні документи - розрахункові документи, повідомлення визначеного формату, які містять встановлені реквізити і несуть інформацію про перерахування коштів у вигляді файлу при передачі електронною поштою.

Усі первинні розрахункові документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного балансу.

За своєчасне складання первинних документів і достовірність інформації, яка міститься в них, а також за їх передачу в обумовлені терміни за призначенням несуть відповідальність особи, які склали та підписали ці документи.

Відповідальний виконавець своєчасно інформує клієнтів про зміни в інструкціях, яка їх стосується, та надає консультації згідно з чиним законодавством з питань розрахункового обслуговування.

Керівники органів Державного казначейства вживають усіх необхідних заходів для запобігання несанкціонованому та непомітному виправленню записів у первинних облікових документах і регістрах бухгалтерського обліку.

Первинні документи та облікові регістри повинні складатися українською мовою або іншою мовою відповідно до Закону України "Про мови в Українській PCP".

Відповідальність за своєчасне складання первинних документів та регістрів бухгалтерського обліку, а також за правильність відображення операцій в облікових регістрах несуть особи, які склали і підписали ці документи (регістри). Відповідальність за прийняття документів, які суперечать чинному законодавству, несуть особи, які їх ініціювали та підписували. Керівник органу Державного казначейства відповідає за проведення документів, що суперечать чинному законодавству, які виконані з його дозволу за письмовим зверненням ініціатора.

Державне казначейство України самостійно визначає порядок формування та зберігання первинних документів, облікових регістрів і звітів для всіх органів

Державного казначейства, що забезпечують їх суворе збереження.

У випадку зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку на електронних носіях інформації органи Державного казначейства зобов'язані мати їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників операцій, а також контролюючих та правоохоронних органів.

Вилучення первинних документів, облікових регістрів та звітів здійснюється тільки за постановою уповноважених державних органів відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідальній службовій особі.

У присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні службові особи мають право зняти копи документів та зобов'язані скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення. Копії вилучених документів та протоколів (актів) зберігаються в окремій справі.

При вилученні первинного документа складається акт або протокол вилучення у двох примірниках за підписами керівника органу Державного казначейства (заступника керівника органу Державного казначейства), головного бухгалтера (заступника головного бухгалтера) та представника установи, для якої вилучається документ. В акті або протоколі повинно бути чітко вказано, за чиєю вимогою та дозволом проводиться вилучення, який документ вилучається. Перший примірник акта чи протоколу видається уповноваженому представнику. Якщо вилучені документи відправляють поштою, акт складається без підпису представника установи, яка надіслала вимогу, а до акта додається поштова квитанція про відправлення.

Якщо вилучаються томи документів, що не оформлені належним чином (не переплетені, не пронумеровані тощо), то з дозволу і в присутності представників органів, за зверненням яких проводиться вилучення, відповідні службові особи можуть дооформити ці томи (зробити опис, пронумерувати аркуші, прошнурувати, опечатати, засвідчити своїм підписом та печаткою).

При поверненні представниками уповноважених органів раніше вилучених документів їх приймає під розписку відповідна службова особа та разом із рішенням про повернення підшиває до тих томів, з яких вони були вилучені.

У випадку втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник органу Державного казначейства письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх зникнення або знищення.

Результати роботи комісії оформляють актом, який затверджується керівником органу Державного казначейства. Копія акта подається до вищестоящого органу в 10-денний термін із дати підписання цього акта [7].