Економічний аналіз - Мних Є.В. - 5.5. Підсистеми забезпечення оперативного економічного аналізу в умовах застосування інформаційних технологій і систем

Організація оперативного економічного аналізу у руслі сучасних інформаційних технологій і систем створює необхідні і достатні умови для реалізації його методологічних функцій на будь-якому ієрархічному рівні. Для такої організації необхідно створити загальносистемне забезпечення технологій оперативного аналітичного процесу, яке включає підсистеми інформаційного, програмного, технологічного та організаційно-методичного забезпечення. Загальносистемне забезпечення сучасних інформаційних технологій створює умови для якісно нового механізму реалізації функцій оперативного економічного аналізу для вдосконалення і розвитку його змісту і методів. Таке забезпечення має відповідати основним вимогам:

• сприяти реалізації всієї сукупності поставлених цілей дослідження;

• передбачати достатню глибину та перманентність аналітичного пошуку за всіма аспектами оперативного менеджменту;

• відображати функціонально необхідні процедури і операції оперативного економічного аналізу для адекватної реалізації методики дослідження.

Загальна модель і алгоритм розв'язку глобальних чи локальних задач аналізу орієнтуються на отримання необхідної і достатньої результативної аналітичної інформації для обґрунтування оперативних управлінських рішень і для формування банку даних для інших видів аналізу.

Виходячи з цих вимог, підсистеми забезпечення орієнтуються на ієрархічну будову оперативного економічного аналізу діяльності суб'єкта господарювання (рис. 5.4).

Рис. 5.4. Ієрархічна структура загальносистемного забезпечення реалізації технологій оперативного економічного аналізу

Для кожного ієрархічного рівня слід визначити перелік об'єктів оперативного аналізу, забезпечити інтеграцію структурних елементів його функціональної та процесуальної будови. Збалансування та інтеграція елементів технологічної будови аналітичного процесу нададуть можливість визначити змістові характеристики загальносистемного забезпечення.

Головна мета інформаційного забезпечення реалізації автоматизованих технологій аналітичного процесу полягає у системному використанні сукупності даних для здійснення аналітичних розрахунків за мінімальної вхідної інформації на запит користувачів. Найбільш прогресивною формою інформаційного забезпечення оперативного економічного аналізу в умовах його автоматизації є утворення банку даних.

Банк даних в інтегрованих інформаційних технологіях і системах сприяє уникненню збирання первинної інформації для розв'язання окремих аналітичних задач і забезпечує багаторазове та комплексне використання одноразово введених у систему даних для розв'язку всієї сукупності аналітичних задач як оперативного, так і інших видів аналізу. При ньому усувається дублювання інформаційних потоків, аналітичних процедур і операцій при формуванні будь-якої вихідної аналітичної інформації на запит користувачів.

Формування банку даних здійснюється на основі визначених цілей оперативного аналізу об'єктів та інформації про них. Такі базові масиви інформації встановлюються для кожного рівня його ієрархічної структури за принципами: мінімізації даних, що зберігаються, і їх достатності для розрахунку аналітичних показників; забезпечення високої достовірності та зіставності даних і коректного їх оновлення; зручності доступу до даних, що зберігаються у банку; відкритості до зміни складу і структури даних; визначеності рівнів зберігання даних за періодичністю розв'язку задач оперативного аналізу; функціонування у контурі реалізації регламентних задач, на запит користувача і в діалоговому режимі та ін. Для кожного ієрархічного рівня буде стільки інформаційних масивів, скільки об'єктів охоплено оперативним аналізом. Кожен масив, як правило, містить: базові і звітні дані, абсолютні і відносні відхилення, індекси і коефіцієнти зміни показників, характеристики структури за різними класифікаційними ознаками тощо. Аналітичні показники, операції, процедури, задачі та їх блоки оцінюються за ступенем актуальності, надлишковості та дубльованості. Банк даних буде ефективним, якщо сформувати інформаційні масиви для групи взаємопов'язаних показників (наприклад, рентабельність, прибуток, капітал), які б використовувалися для розв'язання як задач оперативного економічного аналізу, так і інших задач оперативного управління. При цьому важливими є не лише наповнення бази даних, а й відповідна організація його структури, яка б виражала реально наявні взаємозв'язки між різними групами показників і задовольняла запити користувачів.

Інформаційне забезпечення оперативного аналізу спрямоване на своєчасне забезпечення всіх користувачів необхідними аналітичними відомостями. За концепцією побудови банку даних такі відомості можуть надаватися у регламентному режимі і на запит користувачів. Надання вихідної аналітичної інформації в оперативному регламентному режимі передбачає формування чіткого переліку вихідної інформації обсягу аналітичних задач та інформаційних масивів. Схематично алгоритм інформаційного забезпечення оперативного аналізу в регламентному режимі поданий на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Алгоритм інформаційного забезпечення регламентного розв'язання задач оперативного економічного аналізу

Формування інформаційного забезпечення розв'язання аналітичних задач у регламентному режимі передбачає відповідну регламентацію збирання вихідної інформації та адекватну організацію всіх функціональних підсистем менеджменту. Так, в оперативному управлінні часто виникає потреба розв'язання нестандартних, ситуаційних задач, які зумовлюються новими господарськими обставинами. У такому разі виникає потреба розв'язання аналітичних задач у режимі запитів або діалоговому режимі. У таких режимах користувач може отримувати аналітичну інформацію у реальному часі, здійснювати оцінку наявної ситуації і напрацьовувати адекватні управлінські рішення. Якщо за запитом є стандартні програми розв'язку, то їх отримують із бібліотеки прикладних програм і формують відповідну вихідну інформацію. За їх відсутності у будь-який момент задачі розв'язують за вхідною інформацією та інформацією бази даних, застосовуючи спеціальні програми (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Алгоритм інформаційного забезпечення розв'язання задач оперативного аналізу в режимі запиту

Створення інформаційного забезпечення вимагає чіткої взаємодії усіх служб управління, єдиної політики формування інформаційних технологій і систем.

Програмне забезпечення оперативного економічного аналізу визначається як комплекс мовних і програмних засобів, що охоплює: програми управління базою даних, програми реалізації аналітичних розрахунків, сервісні програмні засоби і програмні засоби зв'язку. Його структура є універсальною і відкритою за рахунок модульності й адаптивності програм.

Програмне забезпечення оперативного економічного аналізу повинно відповідати таким вимогам:

• цілісність за функціональним спрямуванням;

. можливість управління базою даних та її розширенням;

• можливість розширення бібліотеки прикладних програм;

• можливість одночасного задоволення запитів різних користувачів та ін.

За функціональним призначенням програмне забезпечення оперативного аналізу спрямоване на сукупності алгоритмів його задач у зв'язку з потоками циркулюючої інформації відповідно до цілей оперативного управління підприємством. Створюючи програмне забезпечення, для кожної задачі аналізу необхідно знати перелік можливих алгоритмів її реалізації, основні їх характеристики, раціональні області використання, чутливість алгоритмів до повноти і точності вхідних даних та до способів видачі результатної інформації. Спочатку, розробляючи програмне забезпечення, вивчають алгоритми розв'язку аналітичних задач з метою виявлення елементарних процедур обробки інформації, які часто повторюються. У подальшому ці процедури програмуються і створюються модулі з обробки інформації, а також розробляються програми управління базою даних. Пізніше можна сформувати бібліотеку функціональних програм. Як правило, виокремлюють такі програмні модулі: управління введенням інформації, управління інформаційним потоком і аналітичних розрахунків. Вони утворюють систему управління базою даних, яка дає змогу створювати і підтримувати у пам'яті засобів обробки інформації динамічну інформаційну модель об'єктів оперативного аналізу.

Напрацювання стосовно організації технічного забезпечення розв'язання задач оперативного економічного аналізу пов'язані з визначенням номенклатури і кількісного складу технічних засобів, необхідних для розв'язання заданого числа аналітичних задач, та з визначенням процедур збирання, обробки та передання інформації. Технічне забезпечення оперативного аналізу розглядається не як відокремлена підсистема, а як елемент єдиної підсистеми реалізації інформаційних технологій. Проте вимоги до технічного забезпечення з позицій оперативного аналізу є дуже жорсткими з позицій обробки заданого обсягу аналітичної інформації у визначеній послідовності, за короткий період і у видачі вихідних документів у зручному для користувачів вигляді. Розрахунок потреби технічних засобів здійснюють відповідно до трудомісткості аналітичних розрахунків, витрат машино-годин на кожну операцію за різними алгоритмами, часу інформаційних комунікацій тощо. Визначальними критеріями є якість, комунікативність і економічність технічних засобів.

З позицій організаційно-методичного забезпечення реалізації технології оперативного економічного аналізу виділяється сукупність підрозділів і окремих виконавців, методів і засобів організації їх взаємодій із технічними засобами і між собою для досягнення цілей аналізу. Вихідним моментом побудови організаційно-методичного забезпечення є дослідження аналітичних функцій, закріплених за кожним центром відповідальності, і формування на цій основі впорядкованої сукупності доцільно згрупованих оперативних аналітичних задач. Після цього вносяться зміни щодо розподілу цих задач, виходячи з можливостей їх розв'язання в автоматизованому режимі. У подальшому визначають найбільш доцільний вид організаційної системи (централізована, децентралізована із зазначенням мережі). Організаційна структура підсистеми ґрунтується на розвинутій технічній базі, висококваліфікованих кадрах і строгій технологічній дисципліні аналітичного процесу.