Економічний аналіз діяльності підприємства - Савицька Г.В. - 1.9. Організація та інформаційне забезпечення економічного аналізу господарської діяльності підприємств

Організаційні форми і виконавці економічного аналізу на підприємствах. Планування аналітичної роботи, Інформаційне і методичне забезпечення аналізу. Порядок оформлення результатів аналізу.

Результативність аналізу господарської діяльності багато в чому залежить від правильної її організації, котра має відповідати ряду вимог. Вона має будуватися на плановій основі, базуватися на найновіших методиках, забезпечувати дієвість та ефективність аналітичного процесу.

Аналітична робота входить до службових обов'язків кожного керівника, кожного менеджера, котрі приймають управлінські рішення. Тому важливим принципом її організації є чіткий розподіл обов'язків з проведення аналізу між окремими виконавцями. Раціональний розподіл обов'язків, забезпечує, з одного боку, повноту аналізу, а з другого - запобігання дублюванню однієї і тієї самої роботи різних служб, ефективніше використання службового часу спеціалістів.

Організаційні форми аналізу господарської діяльності на підприємствах визначають за складом апарату і технічним рівнем управління. На великих промислових підприємствах діяльністю всіх економічних служб керує головний економіст, який є заступником директора з економічних питань. Він організовує всю економічну роботу на підприємстві, у тому числі й аналіз господарської діяльності. Йому підпорядковуються лабораторія економіки та організації виробництва, планово-економічний відділ, відділи праці і заробітної плати, бухгалтерського обліку, фінансовий та інші.

В окремий структурний підрозділ може бути виділено відділ або групу економічного аналізу. На середніх і дрібних підприємствах аналітичну роботу очолює менеджер планового відділу або головний бухгалтер.

Економічний аналіз входить в обов'язки працівників не лише економічних служб, а й технічних відділів (головного механіка, енергетика, технолога, нової техніки та інших). Цей аналіз виконують також цехові служби, керівники бригад, дільниць та інші. Це пояснюється тим, що яку б кваліфікацію не мали працівники економічних служб, лише їхніми силами не можна забезпечити глибокий і всебічний аналіз господарської діяльності підприємства. Тільки спільними зусиллями, сумісною роботою економістів, техніків, технологів, керівників виробничих служб, які мають різнобічні знання з питання, що вивчається, можна комплексно дослідити поставлену проблему і знайти найоптимальніший варіант її розв'язання.

Для проведення разових аналітичних досліджень, пов'язаних із розв'язанням великих стратегічних проблем, підприємства можуть вдаватися також до послуг спеціалістів аудиторських і консалтингових фірм.

Важливою умовою, від якої залежить дієвість і ефективність економічного аналізу, є планомірний характер його проведення. Тому на кожному підприємстві всю роботу з проведення аналізу необхідно планувати, для чого складають комплексний план аналітичної роботи підприємства і тематичні плани.

Комплексний план аналітичної роботи звичайно складають на один рік. Його розробляє спеціаліст, відповідальний за її проведення. У плані намічають перелік об'єктів аналізу, які належить вивчати, визначають мету аналізу. Потім розробляють систему показників, аналіз яких забезпечує досягнення поставленої мети, передбачають періодичність проведення аналізу кожного об'єкта (раз у рік, поквартально, щомісячно, подекадно, щоденно), строки (терміни) виконання аналітичної роботи, склад виконавців аналізу з кожного питання і розподіл обов'язків між ними. Слід також передбачити джерела інформаційного і методичного забезпечення аналізу з кожного питання, що вивчається (номер інструкції чи комп'ютерної програми). У плані зазначають також зовнішніх і внутрішніх користувачів аналізу.

Крім комплексного плану, на підприємстві можна складати і тематичні плани проведення аналізу з глобальних проблем, що потребують поглибленого вивчення. У них розглядають об'єкти, суб'єкти, етапи, строки проведення аналізу, його виконавців тощо.

Важливе місце в організації економічного аналізу на підприємстві посідає його інформаційне забезпечення. Для аналізу використовують не лише економічні дані, а й технічну, технологічну та іншу інформацію. Усі джерела даних для економічного аналізу поділяються на нормативно-планові, облікові і позаоблікові.

До нормативно-планових джерел належать усі типи планів, які розробляють на підприємстві (перспективні, поточні, оперативні), а також нормативні матеріали, кошториси, цінники, проектні завдання і т. ін.

Джерела інформації облікового характеру - це всі дані, що містяться в документах бухгалтерського, статистичного та оперативного обліку, а також у звітності всіх видів, у первинній обліковій документації.

Провідна роль в інформаційному забезпеченні аналізу належить бухгалтерському обліку і звітності, в яких найповніше відображаються господарські явища, процеси, їхні результати. Сучасний і повний аналіз даних первинних і зведених облікових регістрів та звітності забезпечує вжиття необхідних коригувальних заходів, спрямованих на досягнення кращих результатів господарювання.

Дані статистичного обліку і звітності підприємства використовують для поглибленого вивчення тенденції основних показників і факторів, що формують їхній рівень. Вивчення даних макроекономічної статистики в цілому по галузі чи по народному господарству необхідне для оцінювання зовнішніх умов функціонування підприємства і ступеня господарських та фінансових ризиків.

Оперативний облік і звітність сприяють більш оперативному порівняно із статистикою або бухгалтерським обліком забезпеченню аналізу необхідними даними (наприклад, про виробництво і відвантаження продукції, про стан виробничих запасів) і тим самим створюють умови для підвищення ефективності аналітичних досліджень. Обліковим документом згідно з нашою класифікацією є й економічний паспорт підприємства, в якому накопичують дані про результати господарської діяльності за кілька років. Значна деталізація показників, що містяться в паспорті, дає змогу провести численні дослідження динаміки, виявити тенденції і закономірності розвитку економіки підприємства.

Поза облікові джерела інформації - це документи, що регулюють господарську діяльність, а також дані, які характеризують зміну зовнішнього середовища функціонування підприємства. До них належать:

1. Офіційні документи, якими зобов'язане користуватися підприємство у своїй діяльності: закони держави, укази президента, постанови уряду, накази органів управління вищого рівня, акти ревізій і перевірок, накази і розпорядження керівників підприємства, рішення ради директорів, зборів акціонерів і т. д.

2. Господарсько-правові документи: договори, угоди, рішення арбітражних і судових органів, рекламації.

3. Науково-технічна інформація: публікації, звіти за результатами науково-дослідної роботи і т. ін.

4. Технічна і технологічна документація.

5. Матеріали спеціальних обстежень стану виробництва на окремих робочих місцях: хронометраж, фотоматеріали і т. ін.

6. Інформація про основних контрагентів підприємства - постачальників і покупців. Дані про постачальників необхідні для прогнозування їхньої надійності та цінової політики. Відомості про покупців потрібні для характеристики їхньої поточної і довгострокової платоспроможності.

7. Дані про основних конкурентів, які взято з різноманітних джерел інформації, - з Інтернету, радіо, телебачення, газет, журналів, інформаційних бюлетенів тощо.

8. Дані про стан ринку матеріальних ресурсів (обсяги ринків, рівень і динаміка цін на окремі види ресурсів).

9. Відомості про стан ринку капіталу (ставки рефінансування, офіційні курси іноземних валют, ставки комерційних банків на кредити і депозити і т. ін.).

10. Дані про стан фондового ринку (ціни попиту і пропозиції на цінні папери основних видів, обсяги і ціни угод із фондових інструментів основних видів, зведений індекс динаміки цін на фондовому ринку).

11. Дані держкомстату про зміни макроекономічної ситуації в країні тощо.

Не менш важливе значення в організації аналізу має його методичне забезпечення. Від того, які методики аналізу застосовують на підприємстві, залежить результативність аналізу. Відповідальність за методичне забезпечення аналізу зазвичай покладають на спеціаліста, котрий здійснює керівництво аналітичною роботою на підприємстві. Він зобов'язаний постійно удосконалювати методику комплексного аналізу господарської діяльності на основі вивчення досягнень науки і передового досвіду у сфері аналізу і впроваджувати ЇЇ в усі сегменти підприємства, здійснюючи підготовку і перепідготовку кадрів із питань аналізу. Особливе значення має розробка власних або адаптація готових комп'ютерних програм аналізу, що дають змогу оперативно і комплексно досліджувати результати господарської діяльності з використанням економічно-математичних методів.

Будь-які результати аналітичного дослідження діяльності підприємства в цілому або його сегментів має бути оформлено відповідними документами. Це можуть бути аналітичний звіт (пояснювальна записка), довідка, висновок.

Аналітичний звіт (пояснювальну записку) зазвичай складають для зовнішніх користувачів. Якщо результати аналізу призначені для внутрігосподарського використання, їх оформляють як довідку або висновок.

Зміст аналітичного звіту має бути достатньо повним. Передовсім у ньому мають міститися загальні питання, що відображають економічний рівень розвитку підприємства, умови його господарювання, характеристику асортиментної і цінової політики, конкурентоспроможності продукції, широту і частку ринків збуту продукції, репутацію підприємства, його імідж у діловому світі. Необхідно також зазначити становище товарів на ринках збуту, тобто на якій стадії життєвого циклу перебуває кожний товар на ринку (на стадії впровадження, зростання і розвитку, зрілості, насичення і спаду). Слід охарактеризувати реальних і потенційних клієнтів, зазначити сильні і слабкі сторони їхнього бізнесу. Після цього необхідно відобразити як мінімум за три роки динаміку показників, що характеризують виробничі і фінансові результати, майновий і фінансовий стан підприємства, його ділову активність, ефективність роботи, перспективи розвитку. Потрібно також розкрити в ньому зміни в обліковій політиці підприємства, котрі можуть суттєво вплинути на грошові потоки, фінансові результати тощо.

Має бути зроблено розшифровку агрегованих показників звітності (склад дебіторської і кредиторської заборгованості, короткострокових і довгострокових фінансових вкладень, розподілу прибутку і т. ін.), а також відображено інформацію за сегментами (виручка, витрати, прибуток, активи, зобов'язання сегментів за операційною і географічною ознаками). Для правильного відображення динаміки показників має бути забезпечено зіставність їх за всіма параметрами (за методикою оцінки, методикою розрахунку, за складом і т. д.).

У пояснювальній записці дають характеристику як позитивних, так і негативних сторін діяльності підприємства за звітний період, розкривають об'єктивні і суб'єктивні, зовнішні і внутрішні фактори, що вплинули на виробничі І фінансові результати його роботи, викладають перелік заходів, спрямованих на усунення виявлених недоліків і підвищення ефективності функціонування підприємства в майбутньому.

Аналітична частина звіту має бути обґрунтованою, конкретною за стилем. Результати аналізу подають у ній у формі таблиць, графіків, діаграм і т. ін. Особливу увагу потрібно приділяти висновкам і пропозиціям за результатами аналізу. Вони мають бути всебічно обґрунтованими і спрямованими на поліпшення результатів господарської діяльності, освоєння виявлених внутрігосподарських резервів.

Зміст довідки або висновку за результатами аналізу, на відміну від пояснювальної записки, може бути конкретнішим, акцентованим на відображенні недоліків або досягнень, виявлених резервів, способів освоєння їх. При цьому може бути опущено загальну характеристику підприємства та умов його діяльності.

Окремо слід зупинитися на нетекстовій формі подання результатів аналізу. Це постійний макет типових аналітичних таблиць, графіків без пояснювального тексту. Аналітичні таблиці і графіки дають змогу систематизувати, узагальнювати матеріал, що вивчається, і подавати його в придатній для сприймання формі. Форми таблиць можуть бути найрізноманітнішими. їх будують відповідно до потрібних для аналізу даних. Показники в аналітичних таблицях слід розміщувати так, щоб їх можна було одночасно використовувати як аналітичний та ілюстративний матеріал. При цьому не слід намагатися подати в одній таблиці всі показники роботи підприємства чи впадати в іншу крайність - вводити безліч таблиць. Як універсалізація, так і численність таблиць ускладнюють використання їх. Аналітичні таблиці мають бути наочними і простими.

Такий порядок оформлення результатів аналізу останнім часом застосовують усе більше. Він розрахований на висококваліфікованих працівників, здатних самостійно розібратися в опрацьованій і систематизованій інформації і приймати необхідні рішення. Нетекстовий аналіз підвищує його дієвість, тому що при цьому скорочується розрив між виконанням аналізу і використанням його результатів.

Найсуттєвіші результати аналізу можна заносити в спеціально передбачені для цього розділи економічного паспорта підприємства. Такі дані за кілька років дають змогу розглядати результати аналізу в динаміці.