Оцінка ефективності є важливим елементом розробки проектних і планових рішень, що дозволяють визначити рівень прогресивності діючої структури, розроблювальних проектів або планових заходів, і проводиться з метою вибору найбільш раціонального варіанта структури або способу її вдосконалювання. Ефективність організаційної структури повинна оцінюватися на стадії проектування, в аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів з удосконалювання управління.
Підхід до оцінки ефективності різних варіантів організаційної структури визначається її роллю як характеристики системи управління. Комплексний набір критеріїв ефективності системи управління формується з урахуванням двох напрямків оцінки її функціонування:
1) за ступенем відповідності результатів, що досягаються, встановленим цілям виробничо-господарської діяльності організації (починаючи з рівня виконання планових завдань);
2) за ступенем відповідності процесу функціонування системи об'єктивним вимогам до його утримування, організації та результатам.
Критерієм ефективності у зіставленні різних варіантів організаційної структури служить можливість найбільш повного і стійкого досягнення кінцевих цілей системи управління за відносно менших витратах на її функціонування. Критерієм же ефективності заходів з удосконалювання організаційної структури служить можливість більш повного і стабільного досягнення встановлених цілей або скорочення витрат на управління, ефект від реалізації яких повинен за нормативний строк перевищити виробничі витрати.
Принципове значення для оцінок ефективності системи управління має вибір бази порівняння або визначення рівня ефективності, що береться за нормативний. Тут можна вказати кілька підходів, які можуть диференційовано використовуватися відповідно до конкретних випадків. Один з них зводиться до зіставлення з показниками, що характеризують ефективність організаційної структури еталонного варіанта системи управління.
Еталонний варіант може бути розроблений і спроектований з використанням всіх наявних методів і засобів проектування систем управління, на основі передового досвіду та застосування прогресивних організаційних рішень. Характеристики такого варіанта беруться за нормативні, при цьому порівняльна ефективність аналізованої або проектованої системи визначається на основі зіставлення нормативних і фактичних (проектних) параметрів системи з використанням переважно кількісних методів порівняння. Може застосовуватися також порівняння з показниками ефективності та характеристиками системи управління, обраної як еталон, що визначає допустимий або достатній рівень ефективності організаційної структури.
Однак виникають деякі труднощі застосування зазначених підходів, які обумовлені необхідністю забезпечення порівнянності зіставлених варіантів. Тому часто замість них використовується експертна оцінка організаційно-технічного рівня аналізованої і проектованої системи, а також окремих її підсистем та прийнятих проектних і планових рішень, або комплексна оцінка системи управління, заснована на використанні кількісно-якісного підходу, що дозволяє оцінювати ефективність управління за значної сукупності факторів. Експертна оцінка може бути елементом комплексної оцінки ефективності системи управління, що включає всі перераховані підходи як до окремих підсистем, так і до системи в цілому.
Показники, які використовуються в оцінках ефективності апарату управління і його організаційної структури, можуть бути розбиті на три взаємозалежні групи.
1. Група показників, що характеризують ефективність системи управління, які виражаються через кінцеві результати діяльності організації та витрати на управління. В оцінках ефективності на основі показників, що характеризують кінцеві результати діяльності організації, як ефект, обумовлений функціонуванням або розвитком системи управління можуть розглядатися обсяг (збільшення обсягу) випуску продукції, прибуток (збільшення прибутку), собівартість (зниження собівартості), розмір капітальних вкладень (економія на капітальних вкладеннях), якість продукції, строки впровадження нової техніки і т. п.
2. Група показників, що характеризують утримання та організацію процесу управління, у тому числі безпосередні результати і витрати управлінської праці. Як витрати на управління враховуються поточні витрати на утримання апарату управління, експлуатацію технічних засобів, утримування будинків і приміщень, підготовку і перепідготовку кадрів управління, а також одноразові витрати на дослідні і проектні роботи в галузі створення та удосконалення систем управління, на придбання обчислювальної техніки та інших технічних засобів, які використовуються в управлінні, витрати на будівництво.
В оцінці ефективності процесу управління використовуються показники, які можуть оцінюватися як кількісно, так і якісно. Ці показники набувають нормативного характеру і можуть використовуватись як критерій ефективності та обмежень, коли організаційна структура змінюється в напрямі поліпшення одного або групи показників ефективності за незмінності інших. До нормативних характеристик апарату управління можуть бути віднесені такі: продуктивність, економічність, адаптивність, гнучкість, оперативність, надійність.
Продуктивність апарату управління може визначатися, зокрема, як кількість зробленою організацією кінцевої продукції або обсяг виробленої в процесі управління інформації, що припадає на одного працівника, зайнятого в апараті управління.
Під економічністю апарату управління розуміють відносні витрати на його функціонування, порівняні з обсягом або результатами виробничої діяльності. Для оцінки економічності можуть використовуватися такі показники, як питома вага витрат на утримання апарату управління у вартості реалізованої продукції, питома вага управлінських працівників у чисельності промислово-виробничого персоналу, вартість виконання одиниці обсягу окремих видів робіт.
Адаптивність системи управління визначається її здатністю ефективно виконувати задані функції в певному діапазоні умов, що змінюються. Чим ширше цей діапазон, тим більш адаптивною вважається система.
Гнучкість характеризує властивість органів апарату управління змінювати відповідно до завдань, своєї ролі в процесі прийняття рішень і налагоджувати нові зв'язки, не порушуючи властивої даній структурі впорядкованості відносин. Гнучкість структури управління може оцінюватися за різноманітністю форм взаємодії управлінських органів, за номенклатурою розв'язуваних підрозділами завдань, за рівнем централізації відповідальності та іншими ознаками.
Оперативність прийняття управлінських рішень характеризує своєчасність виявлення і вирішення управлінських проблем, що забезпечує максимальне досягнення поставлених цілей за збереження стабільності налагоджених виробничих і гарантованих процесів.
Надійність апарату управління характеризується його безвідмовним функціонуванням (таким, що відповідає поставленим цілям). Якщо вважати якість визначення цілей і постановки проблем достатньою, то надійність апарату управління може порівняно повно характеризуватися його ретельність, тобто здатність забезпечувати виконання завдань у рамках установлених строків і виділених ресурсів. Для оцінки ретельності апарату управління і його підсистем можуть застосовуватися такі показники, як рівень виконання планових завдань та дотримання затверджених нормативів, відсутність відхилень у виконанні директивних вказівок, порушень адміністративно-правового і технологічного регламенту та ін.
3. Група показників, що характеризують раціональність організаційної структури та її техніко-організаційний рівень, які можуть використовуватися як нормативні у ході аналізу ефективності проектованих варіантів організаційних структур, до яких належать:
o ланковість системи управління;
o рівень централізації функцій управління;
o прийняті норми керованості;
o збалансованість розподілу прав і відповідальності;
o рівень спеціалізації й функціональної замкненості підсистем тощо.
Для оцінки ефективності управління важливе значення має визначення відповідності системи управління й її організаційної структури об'єкту управління. Це знаходить вираження в збалансованості складу функцій і цілей управління, змістовній повноті і цілісності процесів управління, відповідності чисельності і складу працівників, обсягу і складності робіт, повноті забезпечення виробничо-технологічних процесів необхідною інформацією, забезпеченості процесів управління технологічними засобами з урахуванням їх номенклатури, потужності і швидкості дії.
Важливими вимогами, які повинні бути реалізовані у ході формування системи показників для оцінки ефективності організаційної структури, є забезпечення структурно-ієрархічної відповідності показників системі цілей організації, здатність адекватного відображати динамічність керованих процесів, збалансованість і несуперечливість показників. В оцінці ефективності окремих заходів з вдосконалення системи управління та її організаційної структури допускається використання не пов'язаних в єдину систему часткових показників. Основна вимога до їхнього вибору - максимальна відповідність кожного показника цільової орієнтації проведеного заходу і повнота віддзеркалення ефекту, що досягається.
Порядок визначення ефективності проведення реструктуризації залежить від того, які об'єкти були їй піддані і який етап загальної програми реструктуризації розглядається. Так, на проміжних етапах (на етапі виконання окремих програм) використовуються традиційні методи визначення одержаного ефекту та ефективності проведених заходів. А от визначення кінцевого ефекту та ефективності проведеної реструктуризації, по-перше, вимагає достатньої кількості часу у зв'язку з довгостроковим характером розв'язуваної проблеми, а по-друге, повинно ґрунтуватися на використанні сучасних міжнародних (зокрема, європейських) стандартів.
Приведення структури організації у відповідність до умов, що змінилися, є одним із найважливіших завдань управління. Переважно рішення про коригування структур приймаються вищими керівниками організації як частина їхніх основних обов'язків. Значні за масштабами організаційні перетворення не здійснюються доти, доки не з'явиться тверда впевненість, що для цього наявні ґрунтовні причини, які викликають їхню необхідність.
Перерозподіл завдань, прав і відповідальності інформаційних потоків підвищує ефективність організації за рахунок підвищення продуктивності і принаймні тимчасово стримує зростання витрат, підвищує прибутковість. Поліпшення організаційних форм нерідко сприяє виробленню нових, більш досконалих стратегічних рішень. Якщо структура припускає здійснення стратегії, то стратегія також не може бути успішною без відповідної структури. Майже на будь-якому великому підприємстві можна знайти приклади, коли здійсненню добре опрацьованих стратегічних планів заважала організаційна структура, що стримувала їхнє виконання або віддавала перевагу вирішенню другорядних питань.
Контрольні запитання
1. За допомогою яких показників оцінюється рівень ефективності використання новітніх механізмів в організації?
2. Які види ефекту можна дістати від реалізації інновацій? Дайте коротку характеристику кожного з них.
3. З якими негативними наслідками може стикнутися організація, що впроваджує інновації?
4. Що розуміють під терміном "інноваційний ризик"? Які види аналізу використовують для встановлення невизначеності інноваційної діяльності?
5. Чим відрізняються поняття "результативність" і "ефективність" інноваційної діяльності?
6. Назвіть і охарактеризуйте основні методи оцінки привабливості інвестицій, пов'язаних з інноваційними проектами.
7. За яким принципом і за допомогою яких показників розраховують річний економічний ефект для інновацій, спрямованих на зниження витрат виробництва та експлуатації?
8. За яким принципом оцінюється технічний рівень інноваційної продукції?
9. Назвіть основні критерії оцінки ефективності організаційних структур управління, які проектуються.
10. На підставі яких показників оцінюється ефективність апарату управління та його організаційної структури?