Дипломатичний протокол та етикет - Сагайдак О. П. - 3.2. Офіційні контакти дипломатів. Дипломатичні бесіди

Протокольні і ділові візити складають з метою налагодження контактів і проведення бесід з керівниками держави, офіційними особами МЗС та інших міністерств та відомств, з парламентаріями, членами дипломатичного корпусу, політичними діячами партій, представниками профспілок, громадських організацій, ділових кіл, військовими діячами, діячами культури, науки, мистецтва, працівниками ЗМІ тощо. Тому мистецтво встановлювати, підтримувати і розвивати контакти з офіційними особами, а також цікавими і мудрими людьми, мистецтво вести дипломатичні бесіди в різних умовах і на різних рівнях як у діяльності зовнішньополітичного відомства своєї країни, так і в роботі дипломатичного представництва за кордоном, має неоціненне значення.

Лише в результаті встановлення потрібних та корисних контактів, з бесід під час цих контактів, з отриманих відомостей, пропозицій, заперечень, із висловлених намірів і поглядів створюється той загальний потік інформації, аналіз якого значною мірою допомагає закласти основу для вироблення пропозицій, що виносять на розгляд директивних органів своєї країни. "Результат важливих справ, — писав Г. Нікольсон, — може залежати від того, які зв’язки він (посол чи дипломат. — О. С.) має і підтримує під час свого перебування на посту, від того, наскільки йому довіряють в країні перебування, а також від його вміння і такту..." [З, с. 98].

Ж. Камбон з цього приводу писав: "Дипломат... повинен ставитися з повагою до особи, з якою хоче мати справу, говорячи інакше, повинен рахуватися з почуттями країни, в якій він веде переговори" [1, с. 19].

Варто тут навести поради відомого радянського дипломата І. М. Майського, який писав, що для дипломата дуже важливо:

— добре знати історію, культуру, літературу, мистецтво, сучасне життя, пресу, телебачення, радіо, театр тощо країни, в якій він акредитований;

— добре практично знати країну (ознайомлюватися з нею, здійснювати різноманітні поїздки по ній, відвідувати міста і села, порти, підприємства, культурні заклади, пам’ятки старовини, політичні та громадські інститути);

— мати хорошу мережу зв’язків у найрізноманітніших колах країни перебування, і не тільки серед чиновників МЗС та офіційних установ, але й серед політиків, журналістів, бізнесменів і громадських діячів, лідерів профспілкового руху і служителів Церкви, діячів науки, культури і мистецтва, спортсменів;

— не боятися "інакомислячих"; дипломат повинен мати зв’язки, за можливості, з усіма партіями, всіма групами, і чим вони ширші — тим краще [2, с. 52—53].

Глибоке розуміння різноманітних факторів, що визначають внутрішньополітичне становище країни і впливають на її зовнішню політику, тенденцій розвитку цих факторів, а також вивчення людей, які стоять біля керма великої політики, очолюють і беруть участь у різних опозиційних течіях та угрупуваннях — усього багатогранного життя країни перебування, — можливе лише у тому випадку, коли дипломатичне представництво здійснює це планомірно і комплексно, використовуючи всі законні форми і методи нагромадження інформації: офіційні зв’язки, ЗМІ, контакти з найвпливовішими особами країни перебування — тобто з тими, хто творить політику і бере участь у формуванні громадської думки.

Основні загальноприйняті методи встановлення контактів — це візити, прийоми тощо. Але, використовуючи ці методи, треба враховувати найтонші нюанси людських стосунків і специфіку кожної країни.

Контакти і зв’язки повинні бути багатосторонніми, давати можливість співставляти і перепровіряти інформацію з метою правильної оцінки і внесення обґрунтованих пропозицій. Брак таких зв’язків неминуче звужує базу отримання інформації і негативно впливає на її якість та пропозиції з тієї чи іншої проблеми.

Завдання кожного посольства — визначити, виходячи з поставлених завдань та наявних можливостей, найнеобхідніше коло зв’язків і контактів з подальшим відслідковуванням їхнього стану. Звичайно, життя на місці не стоїть і в міру отримання нових завдань чи виникнення нових проблем постає необхідність встановлення нових контактів, але завжди основним повинно залишатися коло зв’язків, які надійно продумані, давно встановлені та добре закріплені.

На першому місці серед контактів диппредставництва, зважаючи на його статус, стоять контакти з офіційними особами країни перебування на всіх рівнях.

Надзвичайно важливими для посла є особисті контакти з главою держави та прем’єром, міністром закордонних справ та членами Кабінету Міністрів, главами найважливіших департаментів, ключовими чиновниками країни перебування. Подібні стосунки залежать насамперед від характеру відносин з державою, рівня взаємних контактів і довіри між керівництвом держав і урядів, від співпадіння поглядів на оцінку тих чи інших міжнародних подій і, врешті-решт, від особистих симпатій. Треба враховувати і той факт, що в багатьох країнах їхні глави важкодоступні для послів (скажімо, навіть вірчі грамоти, які адресують лідерові Лівії, приймаються не ним особисто, а Секретарем Народного комітету Народного бюро зовнішніх зв’язків Соціалістичної Народної Лівійської Арабської Джамахірії, який прирівнюється до міністра закордонних справ). Говорити про можливість контактів посла з главою держави в таких умовах досить проблематично. У демократичних країнах, за невеликим винятком, це має інший вигляд.

Треба враховувати і наявність негативних факторів, які можуть мати місце у відносинах між країнами, що вимагає неабиякого дипломатичного хисту та мистецтва для подолання цих бар’єрів і налагодження добрих стосунків з офіційними особами держави. Регулярні позитивні контакти з офіційними особами країни перебування — запорука успіху в роботі кожного дипломатичного співробітництва.

Важливе значення, особливо в країнах з розвиненим парламентаризмом, мають контакти диппредставництва з лідерами парламенту — керівниками парламентських комітетів та комісій, головами партійних фракцій, активними парламентаріями. Бесіди з ними дають можливість глибше зрозуміти нюанси внутрішньополітичного життя країни, причини і суть протиріч та громадських процесів допоможуть краще збагнути соціальну, політичну й економічну механіку парламентського організму країни перебування. Налагоджуючи контакти з парламентаріями, треба бути уважним, щоб не дати підстав для звинувачень у надмірній підтримці тих чи інших партій, зокрема, опозиційних, у розпалюванні негативних пристрастей, особливо стосовно складних питань міжнародних відносин. Суттєвою особливістю контактів з парламентаріями є те, що більшість з них пов’язані з діловими колами своєї держави, а тому під час бесід вони часто звертаються до обговорення економічних проблем двосторонніх відносин, що в умовах економізації дипломатичної служби України має далеко не другорядне значення. Такими контактами співробітники посольств можуть посприяти активізації економічного співробітництва. При цьому слід враховувати й активно використовувати членів так званих двосторонніх парламентських груп (наприклад, польсько-української, німецько-української тощо) там, де вони існують. Корисно мати тісні контакти з парламентаріями, які представляють найважливіші реґіони країни, бо це значно розширює географію отримання інформації.

Цікавими і надзвичайно корисними у плані формування позитивного іміджу своєї країни є контакти з парламентаріями Європарламенту та Парламентської Асамблеї Ради Європи, які мають можливість впливати на своїх колег з інших країн і таким чином розширювати географію впливів.

Для диппредставництва дуже важливо підтримувати добрі й регулярні контакти з лідерами і керівниками різних партій (у тому числі опозиційних), бо без цього неможливе прогнозування результатів парламентських виборів, голосування з приводу того чи іншого питання, особливо, коли воно має значення для розвитку двосторонніх відносин, формування складу уряду та його можливої практичної діяльності тощо.

Треба мати на увазі, що важливими є контакти не тільки з партіями, які мають більшість у парламенті, але й з тими, що представлені невеликою кількістю депутатів, бо в кризових ситуаціях саме їхні голоси можуть бути вирішальними для розв’язання тієї чи іншої гострої проблеми і саме вони можуть дати більше інформації щодо прорахунків і проблем у програмній та практичній діяльності правлячої партії (чи коаліції партій).

Не можна собі уявити диппредставництва, яке не приділяло б належної уваги питанням розвитку науки, культури, освіти, охорони здоров’я, не цікавилося проблемами духовного життя країни. Виходячи з цього, необхідно особливу увагу приділяти представникам інтелектуальної еліти нації, до якої належать, насамперед, професори ВНЗ та керівники науково-дослідних інститутів, учені-практики, письменники, художники, артисти, музиканти. З ними важливо мати хороші стосунки, адже вони відіграють важливу роль не тільки в інтелектуальному, а й у політичному житті країни, часто входять до складу урядів, очолюють або й очолювали міністерства чи відомства. Наприклад, професор Б. Геремек — міністр закордонних справ Польщі, композитор Р. Паулс — міністр культури Латвії, актор Б. Ступка — міністр культури та мистецтв України та багато інших.

У сучасному світі роль діячів культури в державних справах буде постійно зростати, і про це треба пам’ятати. Міждержавні контакти по лінії науки і культури є одними з най- перспективніших — у майбутньому вони відіграватимуть важливу роль у загальній схемі міжнародних відносин.

Особливе місце в діяльності диппредставництва займають контакти з представниками ЗМІ, так званої четвертої влади: головними редакторами газет та журналів, ведучими програм радіо і телебачення, відомими журналістами. Кожний дипломат повинен знати інформаційне середовище країни перебування, постійно контактувати як з діючими журналістами, так і з "грандами журналістської ниви", які тимчасово перебувають у тіні або на пенсії, але можуть давати цікаві аналітичні оцінки окремих подій і явищ, прогнозувати їхній вплив на життя країни.

У зв’язку з глобалізацією світових економічних відносин виникає необхідність відповідної, якщо можна так сказати, економізації дипломатичної служби. Ось чому вирішального значення у плані поглиблення та розширення торгово-економічного співробітництва надається контактам і зв’язкам диппредставництва з представниками ділових кіл країни перебування. Розширення й активізація зв’язків диппредставництва з промисловцями і банкірами, представниками торгівлі та бізнесу збільшують шанси викликати в останніх інтерес до розвитку ділових контактів з нашою країною. Тому, як правило, під час офіційних візитів міністра закордонних справ України супроводжує велика група бізнесменів. Це зобов’язує наші посольства організовувати для них окрему програму контактів з представниками ділового світу країни перебування, що, безумовно, позитивно впливає на розвиток економічного співробітництва.

Встановлюючи контакти з бізнесменами, слід завжди пам’ятати, що вони помітно впливають не тільки на загальну економічну ситуацію, ай на політичний клімат у країні. Тому постійні контакти з ними суттєво покращують стан економічного співробітництва і двосторонніх відносин між державами загалом.

Усі співробітники дипломатичного представництва, а особливо торгово-економічної місії, повинні мати міцні контакти в бізнесових колах і використовувати їх для підвищення результативності економічного співробітництва з країною перебування.

Контакти з лідерами й активістами профспілок — важлива складова зв’язків з громадськістю країни перебування. Вони допомагають глибше вивчати суспільно-політичну і соціально-економічну ситуацію в країні перебування, становище тих чи інших верств населення, зрозуміти соціально-трудове законодавство країни.

Необхідно також налагоджувати контакти з громадськими організаціями, насамперед, молодіжними та жіночими. У цьому середовищі можна отримати цікаву інформацію про молодіжну політику країни, становище жінок та дітей, їхню боротьбу за належне місце в суспільстві. Величезне значення в роботі диппредставництва, як уже зазначалося, має встановлення товариських, довірливих стосунків з дипломатами інших країн на різних рівнях — від посла до аташе. Це надасть можливість отримувати цікаву інформацію про оцінку і ставлення дипломатів інших держав до важливих подій як внутрішнього, так і міжнародного характеру, а також інформацію про найважливіші моменти становища в країні, яку репрезентує дипломатичний працівник. Спілкування з представниками дипломатичного корпусу дає можливість зрозуміти, як у місцевому "мікрокліматі" відображається хід внутрішньополітичних і світових подій, як оцінюються перспективи їхнього розвитку, розглядаються позиції з найважливіших проблем міжнародного життя. Спілкування такого роду дозволяє співставляти різні думки і різні оцінки тих чи інших фактів, уточнювати отриману інформацію з метою вироблення найоб’єктивніших пропозицій і прогнозів.

Надзвичайно важливими і продуктивними є контакти дип-установ з українською діаспорою і громадянами України в кожній з країн перебування, а особливо там, де вони мають помітний вплив на формування суспільної думки, беруть участь у діяльності законодавчих, виконавчих і судових органів влади, впливають на прийняття важливих рішень (Канада, СІЛА). Українська громада у будь-якій країні, де вона існує, якщо з нею постійно і розумно співпрацювати, може надавати велику допомогу в роботі наших диппредставництв як у моральному, матеріальному, так і в інформаційному плані. Працюючи з українцями за кордоном нашої держави, слід пам’ятати, що серед них є як громадяни країни, де знаходиться диппредставництво, так і особи, що, зберігаючи громадянство України, перебувають там постійно чи тимчасово, а тому форми роботи і контактів з ними потребують різного підходу.

Інформація, яку можна отримати, спілкуючись з ними, допомагає скласти уявлення про деякі, так би мовити, "підводні течії" політичного й економічного життя країни, про які не пише преса і не говорять офіційні особи. Контакти з представниками української громади повинні бути важливою складовою частиною загальної роботи диппредстав- ництва.

Корисними для кожного дипломатичного представництва можуть бути стосунки із представниками громадських організацій, діяльність яких спрямована на поглиблення зв’язків з Україною, наприклад, різних товариств шанувальників України, дружби з Україною, допомоги жертвам Чорнобиля тощо.

Окрім встановлення, підтримки і розвитку вищеназваних контактів, диппредставництву необхідно активно налагоджувати зв’язки з тими службами держави перебування, які покликані допомагати у нормальному його функціонуванні (відповідні підрозділи МЗС, МВС, митної, прикордонної та імміграційної служб). Зв’язки такого роду допомагають у своєчасному отриманні віз, дозволів на проживання або тимчасове перебування в країні, у розгляді судових справ, розв’язанні інших питань, які виникають у ході консульської роботи. Іноді, на перший погляд, дрібниці у цих справах можуть створювати серйозні проблеми для нормального функціонування диппредставництва.

Велике значення мають контакти зі службами, що займаються питаннями захисту прав та інтересів громадян України, котрі постійно проживають або тимчасово перебувають на території країни, особливо у питаннях отримання спадщини, інших майнових справ.

Співробітникам консульських відділів посольств надзвичайно важливо мати добрі стосунки з адміністрацією аеропортів, залізничних і автобусних вокзалів, портів, митниць, готелів тощо.

У сучасній міжнародній дипломатичній практиці зберігається і використовується так званий історичний етикет, який сформувався впродовж століть, але наш бурхливий час вносить свої корективи, викликані появою на міжнародній арені нових держав, загальною демократизацією, запровадженням у життя народної дипломатії тощо.

Ефективною і раціональною формою контактів є організація переглядів цікавих відеоматеріалів про свою країну, різноманітних концертів, виходячи з можливостей посольства (наявності залу).

Практикують і виїзди на природу, спортивні зустрічі, виступи перед різними аудиторіями, особливо студентськими.

Особливою формою контактів є прийом у посольстві чи консульському відділі відвідувачів з особистих питань. При цьому важливо проявляти ввічливе і чуйне ставлення до кожної людини, що звернулася. Треба робити все для того (це вже вершина дипломатичної майстерності й такту), щоб, навіть у випадку неможливості позитивного розгляду того чи іншого питання, відвідувач покидав посольство задоволеним проявленою до нього увагою.

Корисною формою спілкування з громадянами країни перебування є листування. Разом з іншими формами контактів і зв’язків працівників посольства воно є важливою складовою загального плану роботи дипустанови.

Якщо ж поставити запитання, що в дипломатичній роботі є найважчим і найскладнішим, найважливішим і найвідповідальнішим, а в той же час найцікавішим і найкориснішим, то відповідь може бути одна — дипломатична бесіда.

Поняття "дипломатична бесіда" — надзвичайно широке. Бесіди різняться між собою як тематично, так і конкретними умовами, в яких вони відбуваються, метою, яка ставиться, складом співрозмовників і багатьма іншими чинниками. Тому важко дати диференційовані рекомендації для кожного виду бесід, але є певні загальні закономірності, на яких доцільно зупинитися.

Зрозуміло, що результати будь-якої бесіди залежать від професійної підготовки дипломата, його вміння мобілізувати і правильно спрямувати знання і досвід, уміння слухати співрозмовника, виділяти головні арґументи положень, які він висуває, і бути готовим виставити свої контрарґументи та докази.

Конкретні умови, в яких відбувається бесіда, безумовно, впливають на її характер, тривалість. Навряд чи вдасться провести змістовну глибоку бесіду на офіційному прийомі, концерті, в театрі, коли навколо багато сторонніх людей, і хтось може втрутитися у вашу розмову. Тому в таких випадках відбувається короткий обмін інформацією (інколи достатньо й кількох речень, щоб з’ясувати якесь конкретне питання) або досягається домовленість про ґрунтовнішу зустріч з питань, які становлять взаємний інтерес.

Бесіда проводиться з метою передання співрозмовникові інформації чи повідомлення або одержання інформації від нього. Передача інформації офіційним особам часто здійснюється за дорученням Центру і проводиться, як правило, послом або одним із старших дипломатів.

Що стосується бесід з представниками неурядових кіл, то вони ведуться на всіх дипломатичних рівнях, і теми вибираються на власний розсуд. Правда, слід пам’ятати, що дипломат повинен уникати нудних і "порожніх" бесід, які можуть не дати бажаного результату.

Варто бути дуже уважним до співрозмовника, проявляти максимальну чемність, за необхідності переводити розмову на нейтральні теми.

Крім отримання інформації, диппрацівник повинен уміти передавати і власну, вигідну для своєї країни. Необхідно робити це тактовно, щоб вона сприймалася не як нав’язування поглядів, оцінок, переконань, а як доречне доповнення під час обговорення тієї чи іншої теми.

Як готуватися до запланованої бесіди? По-перше, визначивши для себе тему, треба уважно, в деталях вивчити всі обставини, документи, пов’язані з нею, щоб досягти її чіткого власного бачення.

По-друге, слід підготувати вагому арґументацію для захисту власних думок та поглядів, одночасно готуючись до можливого спростування арґументів співрозмовника.

По-третє, доцільно заздалегідь опрацювати тактику ведення бесіди. Необхідно зважити на те, що співрозмовник, часто незацікавлений у поглибленому розгляді питання, може уникати розмови і зводити її на манівці.

Дуже важливо розрахувати час, щоб мати його вдосталь для обговорення основного питання і забезпечення ділової частини бесіди, а не тільки її протокольного оформлення.

Особливо важливо мати попередню уяву та необхідну інформацію про співрозмовника, знати основні моменти його біографії, політичні погляди, особисті інтереси, вподобання, склад сім’ї тощо. Вміле використання цієї інформації безумовно сприятиме встановленню добрих особистих стосунків із співрозмовником.

Розробивши план проведення бесіди, треба домагатися його повної реалізації (для цього потрібний досвід, що набу- вається роками). Дипломат повинен добре відчувати "плин часу" під час бесіди, не спостерігаючи за годинником, уміти його правильно розрахувати від початку і до завершення. У дипломатичній практиці відомо багато курйозних випадків "перетяжок" або "недотяжок" у подібних ситуаціях.

Бувають й інші крайнощі, коли дипломат починає бесіду з "лобової атаки", відразу засипаючи партнера запитаннями, які його цікавлять. Це, як правило, викликає негативну реакцію протилежної сторони, і розраховувати у такому випадку на позитивний результат більш, ніж проблематично. "Класичний" дипломат уміє, враховуючи час, непомітно перейти від етикетної частини бесіди до ділової, зберігаючи такт та ввічливість при постановці питань, і, за реакцією відповіді, відчувати настрій співрозмовника та його бажання або небажання продовжувати бесіду.

Французький дипломат Ф. де Кальєр, автор відомої праці "Про ведення переговорів з монархами", пише: "Дипломат повинен мати швидкий і врівноважений розум, вміти добре слухати, бути уважним і ввічливим. Перш за все, хороший дипломат повинен мати достатню витримку, щоб гамувати в собі бажання висловитися до того, як сам обдумав те, що мав сказати" [3, с. 82—83].

Ніколи не можна ставитися упереджено до свого співрозмовника, опираючись на інформацію, отриману від інших осіб, бо вона далеко не завжди буває об’єктивною.

Дуже важливо вести бесіду спокійним тоном, у жодному разі не підвищувати голос і не показувати навіть ознак якогось невдоволення чи роздратування, не перебивати співрозмовника. Нетактовність під час бесіди може бути використана проти вас.

"Спокій ідеального дипломата, — пише Г. Нікольсон, — повинен проявлятися у наступному: по-перше, дипломат повинен бути в хорошому настрої або, у крайньому випадку, вміти не показувати свого поганого настрою, по-друге, він повинен бути винятково терплячим" [4, с. 73].

У той же час ввічливість і коректність не повинні заважати дипломатові досягнути реалізації поставленого завдання.

Для переконливішого перебігу бесіди важливо підкріплювати власні думки посиланнями на факти, джерела яких повинні бути тільки офіційними. Часто трапляється, що одне і те ж явище чи подія оцінюються по-різному, і тому важливо вміти довести правильність своєї позиції.

У бесідах дуже часто вживаються формулювання "в неофіційному плані", "моя особиста думка" тощо. Ці вирази сприймаються співрозмовником, як правило, умовно, і трактуються радше як натяк на довірливість, бо дипломат будь- якого рангу — особа офіційна, і все сказане ним у тому чи іншому плані сприймається як офіційна точка зору.

Коли ж дипломат заявляє про те, що йому доручено зробити офіційну заяву, то цим тільки підкреслюється важливість інформації, яка має бути передана співрозмовникові. Це буває, для прикладу, коли дипломат відвідує МЗС і робить "офіційну заяву" з приводу, скажімо, статті чи виникнення якогось інциденту, спрямованих проти його країни.

Дуже вміло й уважно треба користуватися категоричними формулюваннями відповідей "так" або "ні". З цього приводу навіть існує дипломатичний каламбур: "Якщо дипломат каже "так", то це означає "може бути", якщо каже "може бути", то це означає "ні", якщо ж каже "ні" — це не дипломат". Якщо ж співрозмовник наполегливо домагається однозначної відповіді, то можна відповісти "на мою думку" або утриматися від відповіді взагалі.

Слід бути дуже уважним і обережним щодо можливості отримання дезінформації. Ваш співрозмовник може зробити це навмисно, і тоді з ним надалі краще не спілкуватися, аби не стати знаряддям у чужих руках.

Можна спостерігати три типові випадки отримання інформації під час бесід з громадянами країни перебування:

1) коли співрозмовник все подає у позитивному висвітленні;

2)коли він критично ставиться до оцінки ситуації в своїй країні, але обґрунтовує це конкретними фактами;

3)коли намагається очорнити загальну ситуацію або дії своїх політичних противників.

Перший випадок рідко буває носієм надійної інформації. Щодо другого і третього, то дипломатові треба бути обережним, аби його не звинуватили в неприязні, а то й у втручанні у внутрішні справи країни перебування.

Після проведення бесіди в обов’язковому порядку необхідно зробити запис бесіди або занотувати у документах іншої форми.

Підготовлений за результатами бесіди документ може бути корисним як засіб отримання оперативної інформації для МЗС та інших установ, зацікавлених у співпраці з цією країною. Він повинен містити докладну інформацію про зміст розмови, розкривати суть основних питань, що обговорювалися, показати досягнуті результати та існуючі розбіжності. Виклад власної позиції під час бесіди подається стисло, без зайвої деталізації. Рекомендують запис бесіди оформити відразу після її завершення, як виняток — наступного дня. Під час бесіди роблять нотатки, особливо тоді, коли йдеться про конкретні дати, прізвища, назви тощо. Нотатки робить або сам учасник бесіди, або ж спеціально призначений для цього працівник. Запис бесіди повинен бути викладений зрозуміло, чітко, без двозначностей, перекручувань, натяків, надто коли це стосується суті отриманої інформації. У супровідному (до запису бесіди) листі чи службовій записці роблять висновки та вносять пропозиції щодо результатів розмови.

Якщо бесіда відбувалася поза межами України, то порушені в ній важливі й термінові питання за наявності відповідних технічних можливостей передають у Центр шифрованою телеграмою. Більш докладна інформація, яка не має термінового характеру, пересилається дипломатичною поштою.

Запис бесіди проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов’язковому порядку необхідно:

а) вказати країну, місце, дату і тривалість бесіди, за чиєю ініціативою вона відбулася;

б) перерахувати кожного з учасників бесіди із зазначенням їхніх посад.

Доречно вказати, проводилася ця бесіда безпосередньо чи через перекладача; вручалися (передавалися) при цьому якісь документи, їхні копії, інші матеріали.

Згідно з давніми традиціями, запис бесіди оформляється як такий, що зроблений "із щоденника" дипломата. Свого часу від дипломатів вимагалося постійне ведення щоденника, в який заздалегідь записувався зміст бесіди, який згодом оформлювався для ознайомлення керівництва, інших дипломатичних установ. Усі записи бесід мають гриф "Зі щоденника (прізвище дипломата)", який розташовано у верхньому лівому куті аркуша. Крім традицій, він свідчить також про те, що зміст документа в цілому не є терміновим, не призначений для негайного ознайомлення, хоч окремі його частини можуть розсилатися терміново. Як правило, бесіда записується від третьої або від першої особи.

Залежно від посадового рівня осіб, які вели бесіду, змісту і кола порушених питань, обсяг документа, який готується за її підсумками, може коливатися в межах від 1 до 5 сторінок. Чим нижчий посадовий рівень співрозмовників, тим коротшим повинен бути відповідний документ. У ньому має йтися лише про ті питання, які керівник доручав дипломату порушити під час бесіди.

Однією з робочих форм переговорного процесу є телефонна розмова. На відміну від виробничих, комерційних та інших структур, де у низці випадків офіційні переговори проводити необов’язково, і домовленість може бути досягнута по телефону, у дипломатичній практиці телефонна розмова, як правило, проводиться лише для з’ясування чи уточнення окремих питань.

Телефонна розмова є специфічним видом усного мовлення: виключається передача інформації через міміку, жести, вираз очей тощо. Тому при її веденні особливо важливо використовувати лексичні можливості ділової мови. Слід брати до уваги, що досить часто неякісний зв’язок, зовнішній шум, дефекти вимови співрозмовника тощо ускладнюють спілкування, призводять до появи надлишкової інформації (перепитування, повторення). Спілкування також може ускладнитися через невміння співрозмовника висловлюватися стисло, простими реченнями. Спілкуючись телефоном, слід намагатися говорити не дуже швидко і, за можливості, чітко, зрозуміло. Тон має бути спокійним, витриманим, ввічливим.

Виклад справи потрібно здійснювати лаконічно, без зайвих подробиць. Короткі фрази краще сприймаються на слух, ніж довгі, тим більше ускладнені зайвими мовними конструкціями. Розмова телефоном не повинна перетворюватися на монолог. Викладаючи багатоаспектне питання, слід передавати інформацію дозовано, вчасно робити паузи. Загалом, вміння вести телефонну розмову значною мірою полягає у тому, щоб своєчасно зробити паузу і тим самим дати можливість співрозмовникові висловити своє ставлення до питання, що обговорюється.

У розмові про третю особу її слід називати на ім’я та по батькові або за прізвищем (повторювати весь час лише "він" — неввічливо).

Ініціатива завершення розмови належить, як правило, тому, хто зателефонував, але якщо дипломатичний ранг співрозмовника вищий, то слід дати можливість закінчити розмову саме йому.

У телефонних розмовах дипломати звичайно обмежуються короткими виявленнями ввічливості, які є обов’язковими. Розмова телефоном з офіційними особами іншої держави прирівнюється до особистої бесіди. До її запису ставляться такі ж вимоги, що і до запису бесіди чи інформації про неї.

Запис телефонної бесіди, як і усної, повинен бути викладений чітко і зрозуміло, без двозначностей, особливо щодо суті сказаного співрозмовником. Цьому мають сприяти нотатки, які робляться під час розмови. Він також супроводжується службовою запискою чи листом, що містять висновки та конкретні пропозиції щодо ефективного використання отриманої інформації в оперативній роботі.

Запис телефонної розмови проводиться з дотриманням певної форми, згідно з якою в обов’язковому порядку необхідно вказати:

— посаду, прізвище, ім’я, по батькові співрозмовника;

— країну, місце, дату, тривалість розмови, за чиєї ініціативи вона відбулася.

Бесіди дипломатів були і залишаються важливим інструментом дипломатичної практики, тому що мета дипломатії — усунення розбіжностей, протиріч і сприяння розвитку дружнього співробітництва між державами. За словами англійського дипломата Е. Сатоу, "це застосування розуму і такту до ведення офіційних відносин між урядами незалежних держав" [4, с. 38].

Мистецтво дипломатичних бесід полягає у тому, щоб шукати розв’язання складних проблем міжнародних відносин мирним шляхом. У процесі дипломатичної практики кожний дипломат має виробити власну манеру ведення бесід з позицій високого професіоналізму та компетенції.

Під час візитів і бесід не можна забувати про манери, тобто ввічливе, уважне ставлення до людей, вміння добитися свого, зробивши іншим приємність. Правильні манери прикрашають поведінку людини, неправильні — псують її. Під час бесіди мають значення жести, вираз обличчя, міміка, зоровий контакт із співрозмовником. Сучасні вчені-психологи стверджують, що так звана мова тіла — це підсвідоме вираження того, що людина думає і відчуває насправді. Цікавими у цьому сенсі є так звані невербальні комунікативні жести, які систематизував американський спеціаліст з паблік рілейшнз Джон Честер:

1. Співрозмовник барабанить пальцем. Це може означати, що він проявляє нетерплячість або нервується.

2. Співрозмовник знизує плечима. Йому нецікаво або байдуже, що ви говорите.

3. Стиснуті руки означають відчай, безнадію.

4. Стиснуті кулаки — свідчення агресивності, спроба контролювати свій гнів.

5. Розслаблені руки, повернуті перед собою долонями догори, означають затруднення, здивування, стурбованість.

6. Якщо співрозмовник розстібає піджак, це ознака того, що він готується до активних дій.

7. Схрещені на грудях руки означають виклик або осуд.

8. Якщо людина йде швидко, руки вільні, підборіддя підняте, то вона демонструє впевненість у собі і рішучість.

9. Якщо людина "волочить" ноги, руки у неї в кишенях, голова похилена, то вона впала духом, у відчаї, пригнічена, перебуває в стані депресії.

10.Долоня руки прикладена до щоки або підпирає підборіддя кулаком означає зацікавленість, яка межує із здивуванням.

11.Якщо співрозмовник вдаряє себе по підборіддю, то йому на думку спав якийсь здогад, він стурбований.

12.Якщо людина зачіпає або потирає ніс, то вона роздумує, міркує про щось.

13.Поза "руки в боки" — демонстрація переваги чи виклик.

14.Якщо долоні складені дашком, це може означати, що співрозмовник думає.

15.Якщо співрозмовник нахиляє голову набік, то він іронізує або схильний до насмішки.

16. Окуляри, опущені на кінчик носа, і погляд поверх оправи — вимога більшого, особливо фактів.

17. Якщо людина ходить туди-сюди, то вона, очевидно, чимось стурбована або нервує.

18. Стискання і потирання перенісся — ознака втоми.

19. Якщо людина сидить на краю стільця, то вона вичікує і проявляє інтерес.

20. Якщо співрозмовник сидить, заклавши ногу на ногу і злегка погойдуючи нею, скоріш за все, він нудьгує.

21.Характерний жест вказівним пальцем — бажання підкреслити свою точку зору.

22. Якщо співрозмовник демонстративно простягає вперед схрещені ноги, а тим більше кладе їх на сусідній стілець або ще куди-небудь, то він хоче вразити присутніх своєю невихованістю.

23. Якщо людина відкинулася назад і підтримує схрещеними руками голову, то вона прагне розслабитися, а також справити враження.

24. Якщо під час розмови співрозмовник прикриває рот руками, то він не хоче, щоб його зрозуміли.

25. Якщо людина відвела руку за спину і стиснула її в кулак, а другою тримає за зап’ясток, то вона замкнута, напружена [5, с. 134—136].

Отже, впевнений і авторитетний зовнішній вигляд сприяє впевненим і авторитетним діям, а відтак — відповідному сприйняттю співрозмовником. Таким чином, зовнішній вигляд і поведінка використовуються для того, щоб досягнути поставленої мети. Хоча деякі з цих спостережень можуть здаватися наївними, але все-таки сенс у них є.