Дипломатичний протокол та етикет - Сагайдак О. П. - 4.2. Документи зовнішньо дипломатичного листування

4.1. Документи дипломатичного листування

Форми дипломатичної діяльності надзвичайно різноманітні: візити, встановлення контактів і ведення бесід, проведення переговорів, пошуки та збір інформації, інформа- ційно-роз’яснювальна робота. Але всі ці форми або абсолютна більшість з них спрямовуються на завершальний і найбільш відповідальний етап дипломатичної діяльності — підготовку дипломатичних документів, яка займає понад половину часу дипломатів, що працюють у закордонних представництвах, і ще більше — в центральному апараті.

Дипломатичне листування — одна з консервативних сфер дипломатичної практики, а тому передбачає дотримання низки традиційних правил дипломатичного протоколу (компліментарність, форми ввічливості, мова). Ці правила вироблені протягом тисячоліть, і вільний відступ від цих, здавалося би, архаїчних форм може призвести до небажаних наслідків, навіть до загострення відносин.

Підготовку дипломатичних документів, дипломатичне листування можна поділити на два основні блоки — офіційне та особисте дипломатичне листування з представниками іноземних держав та внутрішньовідомче листування з МЗС та іншими державними й громадськими організаціями своєї країни.

Отже, документи зовнішньодипломатичного листування — це:

— особисті (підписні) ноти;

— вербальні ноти;

— приватні листи напівофіційного характеру;

— пам’ятні записки;

— меморандуми;

— заяви.

4.2. Документи зовнішньо дипломатичного листування

При підготовці цих документів потрібно пам’ятати найголовніше — йдеться про спілкування держав та урядів, рівних суб’єктів міжнародного права, і будь-яке приниження прав, достоїнств, престижу іншої суверенної держави абсолютно неприпустиме.

Найбільш поширеними документами дипломатичного листування були і залишаються особисті й вербальні ноти.

Особиста нота надсилається з надзвичайно важливих питань і містить у собі інформацію про подію особливої політичної ваги (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відносин тощо). Посол чи посланник, який вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег по дипломатичному корпусу також особистою нотою.

Особисту ноту використовують для інформування про тимчасовий чи остаточний від’їзд глави дипломатичного представництва з країни, для відрекомендування тимчасового повіреного у справах, надсилається у відповідь на отриману особисту ноту. Останнім часом, особливо у зв’язку із зростанням кількості диппредставництв, для передачі такого роду інформації використовують вербальні ноти.

Особисту ноту складають у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на відповідному нотному бланку з державним гербом і підписом під ним "Міністерство закордонних справ України" або "Посольство України у... (назва країни)". Загальноприйнятий формат ноти — подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота розпочинається звертанням, найпоширенішими формами якого є: "Ваша Високоповажносте", "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Така форма звертання повинна налаштовувати того, хто отримає ноту, на доброзичливе ставлення до змісту. Далі йде виклад суті питання, текст, як правило, розпочинається словами "маю честь". В особистій ноті, що містить співчуття або протест, слова "маю честь" пропускають. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічливості), в якому автор засвідчує свою повагу:

Особисті ноти дипломатичних представників окремих держав можуть закінчуватися й інакше, а саме: "З глибокою повагою", "З повагою", "Щиро Ваш". У ноті-відповіді у порядку взаємності доцільно вжити такі ж компліменти, бо зміна компліменту може бути розцінена адресатом як така, що має певне значення.

Під текстом особистої ноти ставиться підпис особи, від імені якої вона посилається. Печатка, прізвище та посада того, хто підписує ноту, не обов’язкові.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки ноти, незалежно від кількості сторінок. У адресі зазначається ранг особи, якій надсилається нота

В окремих випадках, залежно від місцевої практики і на основі взаємної поваги, перед прізвищем особи, якій надсилається нота, може вживатися титул

На конверті вказується та ж адреса, що й на особистій ноті.