Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 3.1. ВІТАННЯ ТА РЕКОМЕНДУВАННЯ

3.1. ВІТАННЯ ТА РЕКОМЕНДУВАННЯ

Вітання та рекомендування у сфері ділового спілкування мають особливе значення. Те, як ми вітаємо людей, значною мірою визначає, як вони сприймають нас самих. Перше враження, яке складається за надзвичайно короткий час — від 15 до 60 секунд, може стати останнім і не зміниться вже ні за яких обставин (або ж у результаті величезних зусиль). Перше враження може накласти відбиток на все подальше спілкування. Ось чому знання правил вітання та рекомендування є нагальною необхідністю.

Найважливіше, що треба пам'ятати про рекомендування — ніколи не забувати зробити його, тобто ніколи не забувати познайомити людей. Особа, яку не представили, залишається, з точки зору спілкування, невидимою. Якщо не знайомі між собою люди не відрекомендовані, вони не можуть активно, повноцінно брати участь у розмові, сконцентрувати свою увагу на обговорюваних питаннях, тому що намагаються визначити для себе, ким є інші присутні, або ж чекають на перерву у розмові, щоб представитися самим. Як тільки рекомендування відбулося, усі зразу ж почувають себе значно комфортніше. Сам процес допомагає почати встановлення стосунків між присутніми, а також знайти теми для подальшої розмови.

ПРЕДСТАВЛЕННЯ

Варто пам'ятати, що мета рекомендування — допомогти незнайомцям пізнати не лише імена один одного, але і їх соціальні ролі та професійний статус.

Є кілька основних правил, яких необхідно дотримуватися при рекомендуванні:

· Першою називають особу, яка обіймає вищу посаду або є більш важливою, тобто особі, яка обіймає вищу посаду або є більш важливою, представляють особу, яка обіймає нижчу посаду або її роль у конкретній ситуації менш важлива. Це правило у ділових ситуаціях працює незалежно від статі осіб.

Наприклад:

"Пане директору, дозвольте представити Вам пана Хоменка, нового співробітника відділу планування" (представляємо підлеглого начальнику).

"Пане Сидоренку, я хотів би представити мого колегу пана Савченка" (представляємо співробітника клієнту фірми),

"Пане міністре, дозвольте представити вам пані Нечипоренко"

(представляємо неофіційну/приватну особу офіційній/ посадовій особі).

У тому випадку, коли вам не відомий соціальний чи професійний статус осіб, або ж коли усі присутні мають рівний статус, виберіть того, кому ви хочете приділити більше уваги та пошани, і назвіть цю особу першою, тобто представте йому / їй інших присутніх.

Якщо ж статус усіх однаковий, і ви не можете вирішити, кому приділити більше уваги та пошани, можна звернутися до традиційних правил етикету і представити молодшу за віком особу старшій за віком:

"Пане Ревенку (за 50 років), я хотів би представити Вам пана Зайченка (за 30 років)" або чоловіка жінці:

"Пані Наливайченко, дозвольте вам представити пана Германа".

У змішаних соціально-ділових ситуаціях, як, наприклад, свято фірми, на якому присутні подружжя співробітників і особливі друзі, працюють норми ділового етикету. Питання про більшу/меншу значущість тієї чи іншої особи (начальник чи дружина?) при представленні вирішується залежно від існуючих взаємовідносин та конкретної ситуації.

У принципі рекомендується на будь-яких заходах, організованих вашою компанією/фірмою, незалежно від місця його проведення, представляти подружжя (чоловіка чи жінку) начальнику, адже він/вона очевидно визнає статус і значущість вашого керівника. Якщо ж ви зустрілися з начальником випадково за межами офісу чи в гостях у третьої особи, ви представляєте дружину/чоловіка першою/першим.

· Називайте ім'я кожної особи чітко і зрозуміло. Не завжди обов'язково повторювати процес у кожну сторону ("Пане Романюку, познайомтеся, будь ласка, з паном Гавриленком". "Пане Гавриленку, познайомтеся, будь ласка, з паном Романюком"), особливо, коли необхідно представити більше, ніж дві особи. Щоправда, у деяких ситуаціях — важливий статус присутніх, серйозна ділова зустріч тощо — рекомендується такий двосторонній підхід. Він надає можливість повністю з'ясувати імена інших осіб, а також полегшує надання додаткової інформації про кожну особу.

При рекомендуванні завжди краще називати прізвище людини, ніж її ім'я. При цьому слід вказувати титул, посаду (міністр, професор), а коли їх немає, не забувати слова "пан" та "пані".

· Представляючи людей, за можливості слід додавати коротку ділову та коректну інформацію про кожного:

"Пані Соловей, дозвольте представити Вам нашого нового колегу з фінансового відділу пана Оберемка. Він нещодавно прийшов у нашу фірму з компанії АБВ. Сергій Петрович, пані Соловей — старший спеціаліст відділу планування нашої фірми".

Надаючи інформацію про людину, яку ви представляєте, уникайте фраз типу: "Це Сергій Семенов, про якого я тобі/Вам говорив учора". Очевидно, що, почувши такі слова, Сергій почуватиме себе некомфортно, думаючи, що ж саме було сказано про нього вчора. Краще вибрати таке формулювання: " Сергій Семенов — це людина, про яку я Вам/тобі говорив учора. Це він тільки повернувся із відрядження до Молдови".

Частою помилкою при представленні є затягування самого процесу. Ваше бажання і завдання — надати достатню інформацію для початку розмови. Одного чи двох речень буде досить — ви завжди зможете додати щось пізніше.