Збираючись з візитом до фірми, установи, з якою працює ваша компанія, не забувайте про те, що ваша поведінка під час зустрічі не тільки відображатиме вашу особистість, а й впливатиме на ваших партнерів, з якими ви зустрічаєтесь. Так само ваші вміння зустріти гостя і поводитися з ним у вашому власному офісі зможуть багато розповісти про ваші світські та ділові навички.
У цілому візит до офісу не є чимось надзвичайно окладним: існуючі щодо нього правила — прості і конкретні. Зрозуміло, що те, як ви зустрінете та привітаєте гостя у вашому офісі, впливатиме на тон майбутньої розмови, рівень ефективності зустрічі в цілому, а також подальший розвиток взаємовідносин між вами і вашим гостем, між гостем і вашою компанією, між двома компаніями, представниками яких ви і ваш гість є. Дуже часто, приходячи у нове місце та зустрічаючись з незнайомцями, люди почувають себе напружено і не дуже впевнено, ось чому в подібних ситуаціях мають значення найменші деталі. Вам, зрозуміло, хочеться, щоб усе пройшло, як годиться, і ваша зустріч принесла необхідні результати, заклала солідне підґрунтя для майбутнього. Те, як ви вперше привітаєте гостя у вашому офісі, може значною мірою визначити, чи зустрічатиметесь ви з цією особою, вже як з постійним діловим партнером, надалі.
Зведений етикет візиту визначає основні правила поведінки як для хазяїна офісу, так і для гостя.
ЕТИКЕТ ВІЗИТУ
| СИТУАЦІЯ | ДІЇ ГОСПОДАРЯ | ДІЇ гостя | |||
| Час візиту | Не заставляйте вашого гостя чекати у приймальні, це не найцікавіше місце вашого офісу. До того ж, час вашого гостя так само важливий, як і ваш власний | Приходьте вчасно, або за кілька хвилин раніше для того, щоб мати додатковий час для отримання перепустки, роздягання в гардеробі (якщо він в) | |||
| Прибуття | Детально поясніть, як найкраще дістатися до місця призначення, назвавши оптимальний маршрут. Точно зорієнтуйте гостя, де розташований ваш кабінет, офіс. За необхідності внесіть ім'я гостя в список на перепустку. Зустріньте гостя при вході або у приймальні (це може зробити ваш помічник/секретар) та проведіть в офіс. Якщо використовуєте ліфт, притримайте двері для гостя (гість заходить першим). Якщо ви використовуєте двері, які обертаються, хазяїн проходить першим, щоб мати можливість вказати гостю напрямок подальшого руху | За необхідностіуточніть ваш маршрут перед виходом. При вході до установи або у приймальні хазяїна назвіть своє ім'я, організацію, яку ви представляєте, а також ім'я особи, до якої ви прийшли. За необхідності запропонуйте свою бізнес-картку | |||
| СИТУАЦІЯ | ДІЇ ГОСПОДАРЯ | ДІЇ ГОСТЯ | |||
| Привітання | Привітайтеся, посміхнувшись та потиснувши руку. При зустрічі в кабінеті/індивідуальному робочому місці — підніміться та вийдіть із-за столу | Аналогічні дії для привітання | |||
| Верхній одяг, головний убір | Повісьте верхній одяг та головний убір гостя | Почекайте, поки господар покаже, де повісити верхній одяг та головний убір. Якщо таке місце не буде вказано, покладіть речі на сусідній з вашим стілець | |||
| Розміщення | Запропонуйте сісти, вказавши місце, яке буде не тільки комфортним, а й достатньо зручним для ведення записів. При цьому гість і хазяїн мають сидіти як рівні, а стіл не повинен бути бар'єром між ними | Почекайте, доки господар не вкаже вам місце, де сісти (можливо, вам запропонують перейти в інше приміщення). Не кладіть нічого на стіл хазяїна — це його територія. Портфель або сумку краще за все поставити на підлогу. Якщо ви бажаєте переставити запропонований стілець або крісло, зробіть це тільки з дозволу хазяїна офісу | |||
| СИТУАЦІЯ | ДІЇ ГОСПОДАРЯ | ДІЇ гостя |
| Неформальна бесіда | Тривалість неформальної бесіди — від 3 до 5 хвилин, після цього переходьте до справ (ви можете запропонувати гостю каву, чай, і воду або сік) | ініціатива належить господарю, якщо він запропонував зустріч; у протилежному випадку ініціатива за гостем. |
| Початок бесіди | Зразу, якщо цього не було зроблено при призначенні зустрічі, визначте час, який ви можете відвести для бесіди з вашим гостем | 3 розумінням поставтеся до можливих змін у часових рамках зустрічі |
| Бізнес-картки | Запропонуйте гостю свою картку, а також картку організації, яку ви представляєте | Попросіть картку хазяїна офісу/органі за ції, яку вія представляє, якщо її вам не запропонували. Якщо бізнес-картки знаходяться у спеціальній підставці (хо-лдері), перед тим, як взяти одну, запитайте дозвіл у хазяїна офісу |
| Паління | Запитайте дозвіл у гостя (мВи не будете заперечувати?") | Намагайтеся утриматися від паління |
| Перерви у бесіді | Не відволікайтеся на телефонні дзвінки та на інших візитерів, якщо вони тільки не пов'язані з якоюсь екстремальною, терміновою справою. Якщо ж до вашого кабінету | Якщо хазяїв офісу вимушений переговорити по телефону, запитайте (це можливо зробити і за допомогою відповідних жестів), чи хотів би вів вести розмову без присутності сторон- |
| СИТУАЦІЯ | ДІЇ ГОСПОДАРЯ | ДІЇ ГОСТЯ |
| хтось зайшов, коротко представте присутніх | ніх (чи треба вам вийти). Якщо до кабінету хазяїна хтось зайшов, привітайтеся, піднявшись | |
| Прощання | За відповідних умов позитивно оцініть факт зустрічі, її результати. Проведіть гостя до приймальні (до ліфта або до виходу). Якщо візитер затримується, вибачившись, скажіть, що ви обмежені у часі (ваш помічник/секретар може нагадати вам про наступну заплановану зустріч) | Піднявшись, потисніть руку. Не затримуйтесь без потреби, не затягуйте бесіду. При сприятливих, позитивних результатах зустрічі можливе написання лис-та-подяки |
ЧАС ВІЗИТУ
ПРИБУТТЯ
ПРОЩАННЯ
5.3. ЕТИКЕТ ІНДИВІДУАЛЬНОГО РОБОЧОГО МІСЦЯ
5.4. ЯК БЕРЕГТИ ТА ЕФЕКТИВНО ВИКОРИСТОВУВАТИ РОБОЧИЙ ЧАС
5.5. КОНФІДЕНЦІЙНІСТЬ І БЕЗПЕКА ОФІСНИХ ДОКУМЕНТІВ ТА МАТЕРІАЛІВ
КОНТРОЛЬНІ ЗАПИТАННЯ
Розділ 6. Технічне обладнання офісу: новий етикет
6.1. ВЕДЕННЯ ТЕЛЕФОННИХ РОЗМОВ