Корпоративна культура: діловий етикет - Тимошенко Н.Л. - 5.4. ЯК БЕРЕГТИ ТА ЕФЕКТИВНО ВИКОРИСТОВУВАТИ РОБОЧИЙ ЧАС

За своєю суттю етикет — це вияв поваги до інших з максимальним урахуванням їх інтересів. Важливим і водночас простим засобом вияву поваги у бізнесі є прояв поваги до часу. Завжди поважайте свій та чужий час. Вміння правильно та ефективно використовувати час — надзвичайно важливий елемент ділового етикету. Крім демонстрації вашої організованості та вміння справлятися з великим обсягом роботи, ефективне використання часу також позитивно впливатиме на ваші стосунки з колегами та клієнтами. Нікому не подобається втрачати свій власний час через особу, яка постійно запізнюється на зустрічі або ж не в змозі завершити роботу до визначеного терміну. Звичайно, інколи об'єктивні обставини не дають можливості бути на місці вчасно або ж закінчити завдання у заплановані строки, і ніяке планування тут, на жаль, не допомагає. Усвідомлюючи таку можливість і незважаючи на неї, треба завжди намагатися уникати таких ситуацій, коли б час гаявся марно. Не будемо забувати, що у світі бізнесу час — це гроші.

Всі усвідомлюють, що не завжди можливо виконати роботу вчасно. У діловому світі подібні ситуації не рідкість. Однак надзвичайно важливо не робити для себе звичкою подібні затримки та пропуски визначеного терміну. Адже якщо ви постійно невчасно виконуєте поставлене завдання, це відповідним чином характеризує вашу здатність організувати свою роботу. У тому разі, коли затримка очевидна і ви ніяк не можете її уникнути, вам необхідно ще до визначеного терміну повідомити про це усі зацікавлені у вашій роботі сторони, обов'язково вказавши причини, що призвели до виникнення подібної ситуації. При цьому ви повинні також назвати новий, на вашу думку, реальний термін виконання завдання, і потім докласти всіх зусиль для того, щоб робота була виконана вчасно. Одна затримка у строках не стане кінцем вашої кар'єри; дві затримки дадуть підставу колегам та начальству поставити під сумнів якість ваших здібностей та вмінь; три затримки і більше — і ви можете лишитися без роботи!

Щоб уникнути подібних небажаних для вас ситуацій, спробуйте дотримуватися цих орієнтирів при використанні вашого робочого часу:

· Використовуйте тільки один календар, один діловий щоденник. Занотовуйте усі ваші зустрічі, справи, які необхідно виконати, та відповідні строки виконання і т. ін. лише в одному календарі/діловому щоденнику. Маючи під рукою лише один розклад, який допоможе чіткіше уявляти загальну перспективу, ви будете більш підготовлені до виконання поставлених завдань, а також зберігатимете час, тому що не будете перегортати сторінки шести різних щоденників.

· Намагайтеся не планувати собі роботи більше, ніж ви реально можете виконати, і завжди залишайте при цьому час на непередбачені події. Наприклад, ви можете планувати ваші зустрічі з певним розривом у часі, тоді у разі, коли попередня зустріч триватиме більше зазначеного часу, наступна все одно почнеться вчасно, без затримки. Вибрати те, що ви плануєте до свого робочого розкладу, означає визначити завдання, які потребують виконання, а також встановити свої пріоритети.

· Організовуйте свій розклад: підтверджуйте заплановані зустрічі; уточнюйте деталі, пов'язані з розташуванням місця зустрічі, списком присутніх та колом питань, що розглядатимуться; заздалегідь готуйте необхідні матеріали та складайте їх у відповідному порядку; плануйте ваш маршрут; виходьте раніше, щоб раніше (на кілька хвилин) бутиі у призначеному місці. Це дозволить вам ще раз продивитися ваші записи; оглянути місце, де вам доведеться працювати, що додасть вам необхідної впевненості, а також допоможе передбачити (і вирішити) проблеми, які можуть виникнути. А це у свою чергу заощадить багато часу. Простим і при тому досить надійним засобом уникати запізнень може бути звичайна перестановка стрілок вашого наручного годинника, як і годинника в офісі та машині, на 5—7 хвилин вперед. Таким чином, навіть "запізнюючись", ви все одно будете вчасно. Якщо ж ви за якихось причин все-таки запізнюєтесь, обов'язково попередьте про це особу, яка чекає на вас.

· Встановлюйте для себе реальні терміни виконання роботи. При цьому за можливості створюйте собі сприятливі умови. Часом матеріали, які ви пообіцяли підготувати до вівторка, будуть потрібні тільки у середу.

· Думайте перед тим, як щось сказати або відповісти співрозмовнику. Давайте собі час (кілька хвилин), щоб усвідомити сказане/викладений матеріал, ретельно продумайте свою відповідь і потім висловлюйте її вголос. Подумайте, скільки часу марно пропаде, якщо ви дасте непродуману відповідь і, як результат, зіткнетеся з необхідністю роз'яснити сказане. Згається час і ваші зусилля.

· Відкладайте, переносьте на завтра те, що вам дійсно не потрібно виконати сьогодні. Іншими словами, визначайте свої пріоритети, ставлячи найбільш важливі, термінові завдання першими. Якщо ви витратили три години, повертаючи дзвінки, які ніяк не пов'язані з виконанням вашого основного завдання, проблеми з ефективним використанням часу очевидні.

· Максимально використовуйте свій автовідповідач.

Коли ви завершуєте важливий проект і у вас залишається мінімум часу, використайте автовідповідач для того, щоб мінімізувати відволікання на телефонні дзвінки. Особи, які телефонують, очевидно, хочуть мати вашу повну увагу під час розмови (розраховують на вашу повну увагу при розмові, захочуть, щоб ви мали можливість з повною увагою поставитися до сказаного ними). Переконайтесь, що в інформації на автовідповідачі ви вказали час, коли ви зможете повернути отримані дзвінки.

· Записуйте почуте. Визначення основних, ключових положень, які обговорювалися на зустрічі, найважливіших прийнятих рішень допоможе вам зосередитися на пріоритетних напрямках подальшої роботи і не гаяти час на незначні деталі. Крім того, те, що ви робите нотатки, продемонструє вашу зацікавленість, увагу до того, що відбувається, а також ваші наміри вивчати поставлені питання пізніше.

· Намагайтеся тільки один раз працювати з певним документом. Спробуйте дотримуватися принципу "зроби зараз". Якщо вам не потрібний певний документ, папір і ви знаєте, що він вам більше вже не знадобиться, викидайте його. Якщо ви збираєтесь використовувати його у майбутньому, підшивайте у файл. Якщо ви маєте діяти згідно з цим документом, дійте зараз.

· І останнє — не намагайтеся бути надлюдиною. Працюючи в групі, ми часто відчуваємо необхідність взяти на себе додаткову відповідальність, щоб продемонструвати свої здібності та бажання бути членом команди. Стримуйте внутрішню потребу ще раз проявити себе і пам'ятайте, що краще зробити кілька справ дійсно дуже добре, ніж більше, але з меншою якістю. (Краще менше, та краще.)

Одним із найбільш важливих аспектів уміння правильно, раціонально використовувати робочий час є відмова іншим співробітникам у бажанні відволікти вас від виконуваної роботи, завдяки чому зберегти цінні для вас хвилини, а інколи — години. Більшість людей гають чужий робочий час несвідомо, та у будь-якому разі, якими б не були їхні наміри, час, забраний ними у вас, не повертається.

Наведемо кілька можливих кроків, що допоможуть запобігти експлуатації (розбазарюванню) іншими вашого робочого часу і, як результат, призведуть до більш ефективного використання часу:

· Під час бесіди допомагайте співрозмовнику висловити його думку. Для цього задавайте питання, що вимагають відкритої відповіді, а не відповіді "так — ні". Наприклад, запитання "Як ви отримали такі дані? Що це означає?" можуть краще допомогти співрозмовнику сформулювати думку і висловитися по суті, ніж питання "Чи ви перевірили отримані дані?"

· За можливості використовуйте жести, позу для уникнення небажаної витрати часу. Коли хтось заходить до вашого офісу (індивідуального робочого місця) і ви відчуваєте реальну можливість втручання і переривання вашого робочого процесу, ви можете продемонструвати своє небажання або неможливість бути відірваним від справи. Продовжуйте писати або працювати на комп'ютері. Подібна поведінка може відбити у людини бажання почати розмову, адже вона побачить, що ви чимось зайняті. (Звичайно, найкращим вирішенням проблеми, коли ви справді не хочете ніяких відволікань, будуть зачинені двері вашого офісу — якщо ви їх маєте).

· Домовляючись про робочу зустріч за можливості конкретно визначте час початку та завершення обговорення, сказавши, наприклад: "Давайте розглянемо ці дані з другої до другої тридцяти". Такий варіант пропозиції буде значно кращим, ефективнішим, ніж просте: "Давайте зустрінемося для обговорення о другій." Ввічливо, але твердо давайте колегам (не начальству) зрозуміти, коли ви матимете час для спілкування з ними, а коли будете абсолютно зайняті і не зможете допустити ніяких відволікань.

Ділові люди усього світу кожного робочого дня гають значну кількість часу, шукаючи загублені або покладені у невідповідне місце матеріали та документи. Дослідження, проведені у США, свідчать, що посадові особи, адміністратори, керівники середнього рівня щорічно втрачають б тижнів, розшукуючи потрібні їм матеріали на захаращених робочих столах та серед невпорядкованих файлів. Чим більше паперів ви відкладаєте вбік, тим важче вам буде через деякий час знайти справді потрібні матеріали.

Результати, отримані різними американськими дослідними організаціями, свідчать, що:

· 80 % паперів, які підшиваються у файли, у подальшому ніколи не використовуються;

· робота з діловими паперами є найбільшою проблемою малого бізнесу;

· біля 85 % безладно накопичених старих, непотрібних матеріалів є результатом неорганізованості, а не обмеженості робочого простору.

Замість того, щоб зберігати папери, тому що "ви, можливо, колись потребуватимете їх", запитайте себе: "Якою є імовірність того, що мені знадобляться ці конкретні папери? Чи можу я замінити їх іншими, подібними?/Чи маю я інші, подібні матеріали? Чи має хтось копії цих паперів? Що найгірше може статися, якщо я не матиму цих паперів?"

Додаткові запитання також можуть допомогти вам вирішити, що робити з конкретними документами і матеріалами — чи залишати їх у своїх файлах, чи викинути у смітник:

· Чи зберігаю я дані матеріали на всякий випадок, без реальної причини для того, щоб підшити їх у файли?

· Чому я зберігаю ці матеріали: тому, що мені дала їх конкретна особа; тому, що вони мають привабливий або ж надзвичайно офіційний, діловий вигляд, який, відповідно, впливатиме і на мій імідж?

· Чи добре я уявляю собі можливості подальшого використання конкретних матеріалів?

· Чи потребуватиму я ці папери у найближчі шість місяців?

· Чи потрібні мені ці документи для вирішення певних юридичних питань, або ж для сплати моїх податків?

· Чи я маю копії цих матеріалів?

· Чи записані ці дані на комп'ютерному диску?

· Чи думаю я зберегти ці папери, тому що "я завжди так роблю" (за звичкою)?

Вигляд вашого офісу, кабінету, індивідуального робочого місця, а також уміння контролювати нескінченний потік ділових паперів та підшивати у файли лише справді необхідні документи, які проходять через ваші руки, значною мірою характеризує вас як організовану (або ні) людину. Коли ви звільнитесь від непотрібних, старих паперів, ви отримаєте більший контроль над своїм часом та робочим простором.

Про ваше вміння берегти та ефективно використовувати робочий час свідчить не лише добре організоване робоче місце, але і впорядкований кейс, портфель. Безладно складаючи ділові матеріали у ваш портфель без жодного наміру впорядкувати їх належним чином, ви тим самим наражаєте себе на небезпеку виглядати у майбутньому непрофесійно і навіть смішно. Це може статися, коли ви почнете поквапливо сортувати, розкладати папери перед колегами, начальством чи клієнтами, намагаючись знайти потрібні, необхідні вам у конкретний момент. У подібній ситуації згаяним буде не тільки ваш час, а й час особи, якій доведеться чекати, поки ви розберетеся, що до чого, і зможете адекватно спілкуватися з нею. Гарантовано, що у такий спосіб вашому професійному іміджу буде нанесено сильний удар і він буде зроблений вашими власними руками.