Інформаційні системи і технології на підприємствах - Плескач В.Л. - 2.3. Структури подання економічної інформації

Особливість інформації, що описує бізнес-процеси підприємств, полягає в тому, що вона зберігається у вигляді певних однакових структур. Прикладами таких інформаційних об'єктів можуть бути товари, деталі, вузли механізмів, комплектуючі для машин. З метою структурування економічної інформації використовують такі способи:

o списки - простий у реалізації, не передбачає класифікації. Пошук потрібного об'єкта відбувається шляхом перебирання документів, що вимагає певних витрат часу;

o "дерева" - об'єкти ієрархічно поділені за категоріями, що можуть мати підкатегорії. Проте цей підхід не передбачає альтернативного поділу за іншими ознаками (вагою, конфігурацією, середовищем існування тощо);

o багатовимірні куби - для всіх об'єктів є один набір ознак класифікації. Такий підхід враховує всі можливі ознаки, проте має інший недолік: деякі ознаки частини об'єктів не сумісні за змістом. Кількість категорій при такому підході набагато більша порівняно з класифікацією об'єктів за допомогою способу "дерева". Цей підхід є основним при побудові пос-треляційних баз даних, сховищ даних, що ефективно та компактно зберігають дані у вигляді багатомірних кубів тощо.

Інформацію для економічного аналізу поділяють на кілька типів, які є суттєвими для розробки технологій. Це факти, оцінки, прогнози, узагальнені зв'язки, конфіденційна інформація, чутки.

Факт - інформація про подію або умову, які можна безпосередньо спостерігати та аналізувати (наприклад, виробництво, продаж).

Оцінка ґрунтується на висновках, зроблених щойно чи колись у минулому.

Джерелом зовнішньої інформації можуть бути публікації, звіти державних агентств, звіти торговельних асоціацій, на* укові публікації, аналітичні журнали, довідники та списки, інші підприємства - постачальники, замовники, конкуренти, інформаційна індустрія (фірми, які надають інформаційні послуги, досліджують відповідні проблеми).

До джерел внутрішніх облікових даних належать: бухгалтерський облік і звітність; статистичний облік і звітність; оперативний облік і звітність. Дані бухгалтерського обліку дають об'єктивну кількісну характеристику різноманітних господарських операцій, узагальнену характеристику всієї сукупності засобів господарства за складом і розміщенням, за джерелами утворення і цільовим призначенням.

На практиці керівники різних рівнів виконують власний оперативний аналіз, ведуть реєстрацію найважливіших процесів і операцій, приблизні розрахунки, планують відповідні тактичні заходи, на основі яких здійснюється стратегічне планування (рис. 2.1), що охоплює відповідно тактичне й оперативне. У такий спосіб кожна особа, яка відповідає за прийняття рішень, одночасно стає і користувачем, і джерелом інформації.

У проектуванні інформаційної бази (ІБ) враховують основні характеристики економічної інформації, які впливають на вибір інформаційних технологій розв'язування задач.

Основу автоматизованої ІС становить інформаційна база - вся сукупність інформації про об'єкт управління, що використовується при функціонуванні ІС. Інформаційна база має на меті забезпечити обмін інформацією між структурними одиницями ІС, а також інформаційними системами різних рівнів управління.

Структура інформації відповідає формату подання даних. Явища реального світу часто описують за допомогою структурних взаємозв'язків між сукупностями фактів. Загалом можна виділити два типи зв'язків даних:

1) між атрибутами одного об'єкта;

2) різними об'єктами, де об'єкт - це будь-який предмет, процес, явище матеріального чи нематеріального походження.

Рис. 2.1. Планування різних рівнів

З простих інформаційних одиниць утворюються складні. Досить часто серед таких одиниць встановлюється ієрархічна залежність від простих до складних.

Найбільшими інформаційними одиницями (одиницями найвищого рангу) є ті, які співвідносяться передусім з поняттям об'єкт управління економіка країни або її галузей промисловості. ІБ становить основу 1С об'єкта управління.

Щодо видів управління ІБ об'єкта (наприклад підприємства) поділяється на ІБ організаційно-економічного, соціального, технологічного управління тощо. Крім того, вирізняють ІБ структурних підрозділів об'єкта управління (виробничих, комерційних) за предметами та засобами праці.

За функціями управління розрізняють ІБ прогнозування, планування, обліку тощо. Таким чином, ІБ об'єкта поділяється на ряд підсистем, що розглядаються як самостійні об'єкти управління.

Економічну інформацію часто подають як ієрархічну структуру інформаційних утворень (рис. 2.2). Прикладом такого інформаційного утворення є ІС об'єкта управління в конкретній галузі, що містить підсистеми, масиви, показники, реквізити.

Рис. 2.2. Елементи логічної структури даних

У багатьох країнах застосовують стандартизовані класифікатори. Приміром, для нарахування заробітної плати використовують класифікатор професій, а для ідентифікації продукції підприємства - класифікатор галузей промисловості.

Структуру економічної інформації прийнято представляти через реквізити, показники, документи. Реквізит - мінімальна одиниця інформації, що характеризує якісний або кількісний бік об'єкта, що не піддається подальшому поділу. Це інформаційна сукупність найнижчого рангу. Реквізити подають через числові параметри (вага, розмір, вартість, рік) або якісні параметри (колір, марка машини, назва). Вони бувають двох видів: реквізити-основи (кількісні характеристики) та реквізити-ознаки (якісні характеристики). Реквізити мають різне призначення у процесі оброблення інформації: над реквізита-ми-основами виконуються арифметичні операції, а над реквізите ми-ознаками - логічні.

Реквізити характеризують економічні явища об'єкта управління за допомогою знакових кодів, текстових описів, цифр, графів. Показники і реквізити з їх формами та значенням - це головні структурні одиниці в економіці. Автоматизація процесів обробки різних інформаційних утворень веде до створення сховищ даних, баз даних, інформаційних фондів, каталогів, словників даних тощо.

Сутність економічної інформації розкривається через економічний показник, що становить інформаційну структурну одиницю, яка містить мінімальний набір реквізитів-ознак та реквізитів-основ, достатній для створення елементарного документа та характеризує якийсь конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боку. Показник - це найменша інформаційна одиниця, що має економічний сенс, здатна бути самостійним предметом повідомлення і документа.

Документ - матеріальний носій даних, що має юридичну силу, містить оформлені в певному порядку повідомлення, це засіб закріплення даних про факти, процеси і діяльність. Електронний документ - документ, що містить необхідні реквізити в електронному вигляді, в тому числі електронний цифровий підпис.

Документи, що відображають процеси функціонування підрозділів підприємства за призначенням, бувають конструкторсько-технологічні, планові (бюджет доходів і видатків), обліково-звітні, нормативні, довідкові тощо; за способом отримання - первинні, похідні; за кількістю операцій: разові, багатократні; за способом охоплення господарських операцій - разові, накопичувальні; за ступенем автоматизації - частково автоматизовані, електронні.

Масив даних - це набір взаємопов'язаних даних однієї форми, приміром сукупність даних про рух грошових коштів на підприємстві. Сукупність масивів даних, що стосуються певної дільниці управлінської роботи, називають інформаційним потоком.

Розглядаючи економічну інформацію з позиції її подання на носіях, структурні одиниці виділяють залежно від носія інформації та способу її фіксації. Приміром, якщо за основну одиниці інформації взято паперовий документ, то можна виділити одиниці інформації вищого та нижчого рівнів. Одиницями вищого рівня є документи об'єкта управління. Одиницями нижчого рівня є зона документа, рядок, графа, позиція.

Поле - це поєднання символів, яке несе мінімальне семантичне навантаження. Агрегат даних - це іменована сукупність двох і більше елементів нижчого рівня: полів або інших агрегатів даних. Запис - це іменована сукупність полів, яка є об'єктом або результатом одного кроку оброблення даних. Прикладом запису можуть бути відомості про робітника. Файл - іменована сукупність записів щодо об'єктів одного типу, які мають однакову структуру. Прикладом файла можуть бути відомості про всіх робітників (рис. 2.3).

Рис. 2.3. Внутрішня структуризация інформаційних масивів

Економічна інформація подається у вигляді баз даних і баз знань, сховищ даних. БД можуть бути вузькоспеціалізованими і містити інформацію, що характеризує одну зі сторін діяльності підприємства, або комплексну інформацію, що містить їх повну характеристику.

Ваза даних - іменована сукупність взаємопов'язаних файлів із мінімальною надмірністю, приміром, БД цеху, що об'єднує файли "працівники", "товари" тощо. Між записами цих файлів є певний зв'язок, наприклад: працівник виготовляє товар.

За характером взаємозв'язку елементів усі структури даних можна поділити на лінійні та нелінійні (ієрархічні). У лінійних структурах усі елементи розміщені на одному рівні, тоді як у нелінійних - на кількох рівнях. До лінійних структур належать послідовні та рядкові структури. Елементи по-слідовної структури даних розміщуються в тому ж порядку, в якому їх потрібно обробляти. Наприклад, файл нарядів зберігається в порядку зростання номерів цехів. Послідовні структури можуть бути як упорядковані, так і неупорядковані. Рядкові структури - це список, елементами якого є записи.

До нелінійних структур належать складні списки, "дерева", мережі, табличні та гібридні структури.

Класифікація об'єктів - це процедура групування об'єктів за класами відповідно до ознак. Інформаційні об'єкти - елементи групи, в якій здійснюється поділ на класи. Класифікаційна ознака - параметр, за значеннями якого встановлюють подібність або відмінність інформаційних об'єктів.

Крім виявлення загальних властивостей інформаційних об'єктів, класифікація потрібна для розроблення алгоритмів і процедур обробки інформації.

Вимоги до класифікації інформаційних об'єктів:

o повнота охоплення об'єктів ПрО;

o однозначність реквізитів інформаційних об'єктів;

o можливість включення нових об'єктів та нових реквізитів наявних об'єктів.