Основи інформаційно-аналітичної діяльності - Захарова І.В. - 7.1. Загальна методика створення документної інформаційно-аналітичної продукції

7.1. Загальна методика створення документної інформаційно-аналітичної продукції

У попередніх модулях було з'ясовано, що документні інформаційно-аналітичні продукти оформлюються у вигляді самостійних інформаційних, інформаційно-аналітичних, оглядово-аналітичних документів. У процесі переробки вихідної інформації, яка міститься в первинних документах, відбувається перехід на вторинно-документальний рівень шляхом створення похідного (вторинного, інформаційного, інформаційно-аналітичного документа).

Описання загальної методики підготовки інформаційних (вторинних) документів міститься у підручнику "Наукова обробка документів" [11, С. 293-300]. Зокрема, автори підручника розкладають процес підготовки інформаційного документа на такі послідовні операції:

1) уточнення інформаційної потреби споживача (споживачів) інформації, визначення кола і послідовності перегляду джерел;

2) визначення цільового призначення інформаційного документа, який відповідає інформаційному запиту споживача;

3) бібліографічний пошук і відбір існуючих інформаційних документів, що відповідають запиту споживача з метою відбору релевантних і пертинентних документів;

4) по можливості повне виявлення первинних документів, профільних з інформаційним запитом споживача (інформаційна розвідка, попередній аналіз документів);

5) критеріальний аналіз виявлених первинних документів та диференціація їх на "потрібні - непотрібні", відбір необхідних для здійснення аналізу і синтезу їх (проміжний аналіз);

6) всебічний аналіз змістових і формальних характеристик первинного документа (документів) для безпосереднього включення в процес аналітико-синтетичної обробки (остаточний аналіз);

7) логічне перетворення вилучених даних з метою отримання нової синтезованої інформації про предмет створення вторинного документа;

8) визначення структури та послідовний виклад змісту вторинної інформації в інформаційному документі.

Вихідним для створення інформаційного документа є конкретний інформаційний запит споживача (споживачів), який відображає його потребу у вторинній інформації. Для того щоб мати повне уявлення про інформаційну потребу, створюють особливий пошуковий образ запиту (ПОЗ), який поєднує: чітке словесне (вербальне) формулювання змісту інформаційної потреби, її межі (тобто діапазон тематичних характеристик, формальних аспектів), глибину запиту (історія та (або) сучасний стан розвитку теми, проблеми, науковий і (або) науково-популярний рівень її викладу в первинних документах тощо).

Кожний первинний і вторинний документ має свій конкретний набір специфічних ознак, що створюють пошуковий образ документа (ПОД): певний семантичний зміст, виражений у назві і в тексті, цільове призначення й адресність, автор, рік видання, місце виходу в світ та інші характеристики. ПОД - це узагальнена програма конкретного документа, його інформаційна формула.

Відбір первинних документів для створення вторинних документів здійснюють шляхом зіставлення ПОЗ і ПОД. Результатом є вилучення первинного документа з потоку чи масиву для його всебічного аналізу та синтезу з метою включення згорнутої інформації до інформаційного документа, який містить інформацію вторинного рівня згортання.

Відповідність у системі ПОЗ ПОД може бути частковою і повною. Показником такої відповідності є релевантність - смислова відповідність між інформаційним запитом і отриманим повідомленням.

У масиві виявлених джерел відбирають, як правило, те, що містить найбільшу кількість релевантних ідей з проблеми (теми) порівняно з іншими, поданих з високою інформативною компактністю, щільністю. Основна вимога - отримати максимум інформації при мінімумі тексту, малій кількості документів, забезпечити компактність і високу інформаційну місткість вторинного документа.

ІД звичайно має типову структуру:

❖ обов'язкову - основну частину і вихідні дані;

❖ факультативну - довідково-бібліографічний апарат і додаткові відомості.

Довідково-пошуковий апарат, як правило, включає: зміст, передмову, рекомендації з використання, вступну статтю, схему класифікації, систему посилань, список використаних джерел, список скорочень, допоміжні покажчики. У передмові викладають завдання і вказується вид документа, його цільове призначення, принципи відбору і групування інформації, періодичність видання, відомості про довідково-пошуковий апарат, правила використання, порядок поширення й отримання первинних документів або їхніх копій. Схема та індекси класифікації УДК і ББК, предметні рубрики, система посилань допомагають зорієнтуватися у вторинному документі. Список використаних джерел наводять у кінці документа.

Досвід зарубіжної практичної ІАД, яка реалізується, зокрема, в інформаційно-аналітичних службах вищих органів управління з метою прийняття управлінських рішень, свідчить про умовну, вироблену схему роботи над інформаційно-аналітичними документами. Зокрема, процес роботи над складанням аналітичного документа в аналітичних відділах законодавчих органів включає кілька стадій [8]:

o постановка дослідницького завдання (одержання завдання);

o загальне знайомство з проблемою (історія питання);

o визначення використовуваних термінів і понять (класифікація і структурування інформації);

o накопичення знань і відомостей (персональна інформаційна база);

o пошук, відбір, перевіряння необхідної для аналізу інформації (додатковий інформаційний пошук);

o аналіз зібраної інформації (побудова гіпотези, виявлення причин-но-наслідкових зв'язків, визначення тенденцій, прогнози);

o формулювання підсумкових висновків (завершення дослідницької роботи);

o погодження документа з керівництвом (редагування документа);

o оформлення документа і передача його адресату (виконання завдання).

Метою аналітичних матеріалів у вищих законодавчих органах влади - задовольнити потребу законодавців в інформації.

Аналітична інформація, адресована користувачам, може бути представлена у вигляді доповіді, аналітичної довідки або статті у аналітичному виданні.

Під час підготовки аналітичного документа потрібна щоденна і системна праця працівників аналітичної служби над проблемою, якої стосується проект нормативного акту. Кожний з них у межах його спеціалізації у відділі, має власний інформаційний банк, у якому накопичуються статистичні і соціологічні дані, матеріали публікацій, стенограми виступів та інша інформація.

Персональний інформаційний банк може містити інформацію в електронному вигляді - у пам'яті комп'ютерів, а також у вигляді підбірок різних документів, довідок, публікацій і т.д.

Великі можливості для оперативного оновлення даних у персональних інформаційних банках даних забезпечують електронні інформаційні системи.

Пошукова робота здійснюється також у бібліотеках, з метою ознайомлення з монографіями, періодичними виданнями, дисертаціями, які стосуються проблеми - об'єкта законотворчої чи управлінської діяльності.

Різноманітні джерела використаної інформації дозволяють не лише розширити інформаційне поле, а й перепровірити показники і факти, які аналізуються. Використання кількох інформаційних джерел є результатом прагнення одержати достовірну і підтверджену інформацію, а не наслідком простого інформаційного дублювання. При використання багатьох інформаційних джерел висновки аналітичного документа одержують більш ширшу емпіричну базу, а питання, що розглядаються, - висвітлюються глибше і всебічніше, зменшується ймовірність припуститися серйозної помилки.

Одне з правил при підготовці аналітичних документів полягає у використанні переважно "відкритої" інформації, яка є загальнодоступною і при бажанні легко перепровіряється. Тому існує сувора вимога наявності в них довідково-бібліографічного апарату.

Використання емпіричних даних може бути ефективним лише при повному розкритті значення, яке міститься у наведених в аналітичному документі фактах, подіях і положеннях. Самі по собі ці дані мало про що говорять. Але якщо їх порівняти з аналогічними даними за попередній період, то можна зробити певне узагальнення або умовивід.

Для наочності викладення аналітичні документи повинні доповнюватися схемами, ілюстраціями, діаграмами тощо.

Підсумком роботи над аналітичним документом є висновки. Вони необхідні для надання інформаційно-аналітичному матеріалу фінальної завершеності. Змістом висновків визначається цінність і корисність аналітичного документа. Саме наявність висновків відрізняє просто інформаційну довідку від аналітичного матеріалу. У своїх висновках аналітик повинен оцінити степінь достовірності використаної інформації і, відповідно, встановлених ним на основі її аналізу причинно-наслідкових зв'язків, визначити можливі варіанти розвитку подій і з'ясувати ймовірність вирішення проблеми завдяки виданню того чи іншого нормативного акту у наступному.