Менеджмент у галузі охорони здоров'я - Баєва О.В. - Датування та індексація документів

Усі службові документи підлягають датуванню. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, - дата його прийняття; для документа, що затверджується, - дата затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифровим способом. Наприклад, 14.02.05. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат. Наприклад, 14 лютого 2005 року.

Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа й направлення його до справи).

Індексація документів - це присвоєння реєстраційних номерів і необхідних умовних позначок при реєстрації, що вказують на місце їх, виконання та зберігання.

Погодження документів

У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.

Існує внутрішнє та зовнішнє погодження документів. Внутрішнє погодження здійснюється безпосередньо в організації зі структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа. Зовнішнє погодження здійснюється за межами організації.

Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа посадовою особою. Віза проекту наказу та вказівки включає:

o особистий підпис;

o ініціали й прізвище особи, яка візує документ;

o дату візування.

У разі потреби зазначається найменування посади особи, яка візує документ. Наприклад,: Заступник головного лікаря з адміністративно-господарчої роботи (Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата.

Віза може проставлятись як на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа, так і на зворотному, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає. Візи проставляються на першому примірнику документа. Якщо зауваження й пропозиції до проекту документа займають більше трьох рядків, то вони викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка за такою формою:

Головний економіст (Підпис) (І. Р. Ігнатенко)

Зауваження й пропозиції на 3 стор. Додаються.

Дата Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Згідно з Наказом МОЗ України № 252 від 04.06.2003 р., проекти наказів обов'язково перевіряються працівниками юридичної служби Міністерства на відповідність їх законодавству і візуються після їх, погодження з начальником Управління справами, профільними та контрольним підрозділами.

Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче від підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування установи та посади особи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дата погодження. Наприклад,

ПОГОДЖЕНО

Начальник управління охорони здоров'я Луганської обласної держадміністрації

(Підпис) (Ініціали, прізвище) Дата

У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка в самому документі на місці грифа погодження. Наприклад: Аркуш погодження додається.

Засвідчення документів здійснюється шляхом їх:

o підписання;

o затвердження;

o про ставлення печатки.

Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища. Якщо документ надруковано на бланку вказується посада без найменування закладу. Якщо документ надрукований не на бланку, то, крім посади, вказується найменування закладу.

Документи підписуються, як правило, однією особою, а в разі коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо) - двома або більше особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.

Документи колегіальних органів підписують головуючий на засіданні колегіального органу і секретар.

Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в. о.", "заст."). Не допускається підписання документа з прийменником "за" або прославленням косої риски перед найменуванням посади.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа.

Перелік документів, які підлягають затвердженню наведений в Інструкції з діловодства у Міністерстві охорони здоров'я України (Наказ № 20 від 05.02.1998 р.) і представлений на рис.10.12.

Гриф затвердження розміщується в правому верхньому кутку першого аркуша документа. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен завірятися гербовою печаткою. Гербова печатка ставиться також на положеннях (статутах) закладів, договорах, посвідченнях, дорученнях. Печатку треба проставляти таким чином, щоб вона захоплювала останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ.