Як правило, цей вид обліку ведеться відділом кадрів (інспектором по кадрах) під керівництвом та за допомогою (головного) юриста підприємства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку і нагромадження таких видів документів і інформації:
o трудові книжки працівників підприємства;
o переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи, оцінка особистих якостей);
o матеріали і програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;
o документація, що стосується претензій, висунутих працівниками до підприємства (включаючи скарги працівників; справи, передані в суд; документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);
o копії колективних та індивідуальних трудових договорів за останні 5 років, як діючих, так і тих, що втратили чинність;
o посадові інструкції, а також документи, що містять аналіз специфіки різних посад і вимоги, пропоновані до робочого місця і виконавця;
o листування з працівниками підприємства і щодо його працівників;
o штатний розклад і система виплати компенсаційних винагород за здійснення збуту продукції підприємства;
o опис усіх пільг, наданих працівникам (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання акцій товариства тощо);
o документи, що підтверджують внески підприємства до Пенсійного та інших фондів, участь у програмах страхування персоналу тощо;
o архів кореспонденції з представниками працівників підприємства;
o інформація про авторські права працівників підприємства на винаходи, відкриття тощо.
Г. Юридична документація
Юридична документація повинна включати:
o всі контракти, що укладаються або укладені підприємством, пов'язану з ними переписку;
o документацію і переписку по судовим або арбітражним спорам;
o переписку і звіти, що представляються підприємством у державні органи і навпаки.
Зазначену документацію можна розділити на дві категорії (табл. 12.1). Юридична документація, у свою чергу, підрозділяється на такі категорії:
1. Договори
o документи, що відносяться до кредитів, угод з цінними паперами, договорів купівлі-продажу, застави й інших договорів, відповідно до яких підприємство прямо або опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;
o договори про оренду й угоди, що стосуються нерухомого майна, яке використовується підприємством або є його власністю;
o договори з партнерами про розробку, виробництво або постачання продукції підприємства (включаючи всі інженерні й проектні креслення, технологічні карти тощо);
o договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агентами та інші договори, укладені підприємством із партнерами;
o договори підприємства, що стосуються переходу права власності на акції товариства.
Таблиця 12.1. Розподіл юридичної інформації на категорії
Вид документації | Характеристика документації |
o документація, що знаходиться в роботі | Договори, термін дії по яких ще не закінчився; документація по судових і арбітражних справах, що знаходиться в процесі розгляду; звіти поточного року, що представляються в державні органи. Ця документація повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що відповідає або контролює визначену сферу діяльності Суспільства. |
o Архівна документація | Договори, термін дії яких уже закінчився; документація по судових і арбітражних справах, у яких колись брало участь Суспільство; звіти за минулі роки й іншу документацію минулих років. 3 метою постійного або тимчасового збереження документів Суспільство може створити архів (архівний підрозділ). Звіти повинні зберігатися в архіві протягом часу, передбаченого відповідними нормативно-правовими актами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає термін і порядок збереження документації на підприємствах, акціонерні товариства зобов'язані забезпечити збереження документів у відповідності з термінами, зазначеними в Положенні про архіви підприємства, затверджуваному Загальними зборами акціонерів. |
3. Документація, що стосується цінних паперів товариства
4. Документація, що стосується інтелектуальної власності
5. Періодичні звіти, що надаються до інших державних органів
6. Документація періоду приватизації
12.2. Міжнародні стандарти бухгалтерського обліку (МСБО)
Доречність
Своєчасність
Суттєвість
Вірогідність