Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 12.4. Постановка і реструктуризація управлінського обліку в організації

12.4.1. Управлінський облік у системі управління організацією

Під управлінським (або внутрішнім) обліком звичайно розуміється ідентифікація, збір, реєстрація, узагальнення, аналіз і передана внутрішнім користувачам інформації, необхідної для керування організацією.

Така інформація буває запитана в процесі підготовки даних, необхідних для прийняття управлінських рішень, що згодом відбиваються у планах різного рівня, а також при контролі виконання планів. Тому можна сказати, що управлінський облік являє собою систему інформаційного забезпечення процесів планування і контролю на всіх рівнях управління: починаючи від стратегії і закінчуючи оперативними бюджетами.

Можна відзначити дві головні особливості управлінського обліку - орієнтація на користувача інформації й оперативність надання даних. Орієнтація на користувача інформації - визначеного менеджера організації - характеризує сутність управлінського обліку. При цьому потреби менеджерів в інформації для прийняття рішень і контролю будуть залежати, по-перше, від функціональної області, у якій вони спеціалізуються, по-друге, від їхнього положення в організаційній структурі управління підприємством. У зв'язку з цим, система управлінського обліку в конкретній організації може бути побудована різними способами, що враховують цю специфіку.

Наприклад, це може бути комплексна інформаційна система, що забезпечує менеджерів на всіх рівнях управління необхідною інформацією про стан кожної з основних функціональних областей, таких як виробництво, продажі, фінанси тощо. Разом з тим, це може бути і локальна система, що формує дані для обмеженого кола менеджерів (наприклад, система показників діяльності служби Головного інженера) або в рамках обмеженої функціональної області (наприклад, оперативний облік виробництва або фінансових показників діяльності).

Багато менеджерів вважають, що управлінський облік є підсистемою бухгалтерського обліку й обмежується сферою фінансів. При цьому створюється уявлення про існування загальної методики внутрішнього обліку, подібної до правил бухгалтерського обліку. Однак управлінський облік - це скоріше підхід до організації інформаційної системи підприємства, орієнтованої на користувача, чим яка-небудь універсальна методика. Система управлінського обліку може не стикатися з бухгалтерією і не оперувати фінансовими показниками. Рішення про конфігурацію системи управлінського обліку повинен приймати керівник організації, виходячи з існуючих потреб в інформації для керування і наявних ресурсів, що можуть бути використані для побудови внутрішньої інформаційної системи.

Друга особливість управлінського обліку - оперативність - обумовлена тим, що інформація для прийняття рішень і контролю буде корисна тільки в тому випадку, коли вона вчасно передається користувачам. При побудові складних систем управлінського обліку, що охоплюють усі рівні керування, вимога оперативності диктує необхідність автоматизації облікових процедур, оскільки ручна обробка даних не дозволяє забезпечити своєчасність одержання інформації.

12.4.2. Елемент систем управлінського обліку

Система управлінського обліку повинна містити наступні елементи:

o центри (зони) відповідальності;

o контрольовані показники;

o первинні документи управлінського обліку;

o облікові регістри для угруповання даних;

o форми управлінської звітності;

o облікові процедури збору, обробки і представлення інформації користувачам.

Організація обліку по центрах відповідальності дозволяє вимірювати результати діяльності лінійних менеджерів, оперативно відслідковувати відхилення фактичних значень показників від цільових і виявляти їхні причини (це управління за відхиленнями). Під центром відповідальності ми розуміємо посадових осіб організації, яким делеговані повноваження і відповідальність за виконання визначених функцій управління І для яких установлені цільові значення контрольованих показників. Приміром, при побудові управлінського обліку в сфері фінансів можуть виділятися центри відповідальності за доходи і витрати, прибуток і інвестиції. Якщо система управлінського обліку обмежується окремим структурним підрозділом підприємства, то центри відповідальності можуть бути виділені за результатами декомпозиції функціональних областей діяльності. Наприклад, у службі Головного інженера на промисловому підприємстві можуть бути виділені центри відповідальності за досягнення цільових показників у таких областях, як.

o технологічне забезпечення;

o промислова безпека й екологія;

o технічне обслуговування і ремонт устаткування;.

o технічний розвиток і прикладні наукові дослідження;

o забезпечення виробництва визначеними ресурсами (електроенергія, газ, вода тощо).

Для того, щоб дані управлінського обліку формувалися цілеспрямовано, необхідно чітко визначити склад контрольованих показників по центрах відповідальності.

При цьому повинні бути виконані наступні дії:

1. Визначення основної мети діяльності підрозділів організації, що охоплюються системою управлінського обліку. Ціль діяльності підрозділу визначається загальною (стратегічною) метою організації, її місією.

2. Деком позиція основної мети діяльності на її складові підцілі і задачі. У результаті декомпозиції визначають набір задач, для кожної з яких може бути поставлений у відповідність вимірник досягнення результатів - грошовий або натуральний показник. При цьому також відбувається поділ підцілей і задач по рівнях управління (стратегія, плани по реалізації стратегії, бюджети). У залежності від потреб менеджменту, управлінський облік може формувати показники як для всіх рівнів управління, так і для якогось окремого рівня (наприклад, облік, за бюджетними показниками).

3. Далі по кожній задачі визначається набір показників, що відбивають результати виконання. Практика показала доцільність виділення двох груп показників: ключових і допоміжних. Ключові показники оцінюють діяльність підприємства (підрозділу, служби і т.п.) у цілому, тобто характеризують ступінь досягнення основної мети. Допоміжні показники відбивають ступінь виконання вимог і обмежень по досягненню цілей. Наприклад, у функціональній області "екологія" як ключовий показник може бути обраний рівень викидів в атмосферу, а як допоміжний - відхилення від установлених нормативів викидів у навколишнє середовище.

4. Після розробки низки контрольних показників необхідно розподілити їх між виділеними раніше центрами відповідальності. При цьому установлюється відповідність між складом розв'язуваних задач у рамках центра відповідальності і вимірниками кінцевого результату його діяльності.

5. Завершальним етапом є визначення цільових значень контрольних показників, що є предметом планування. Вони можуть виступати як показники, що відбивають результат виконання планів (наприклад, значення доходів, витрат, прибутку у фінансовому плані), або виступати відправною точкою для розробки планів. Наприклад, визначення цільового рівня рентабельності продажів служить підставою для розробки плану заходів щодо його досягнення.

Завдання управлінського обліку - формування фактичних даних про значення контрольованих показників і надання їх зацікавленим особам усередині організації.

Іншим важливим моментом є визначення облікових періодів, тобто інтервалів часу, по закінченні яких стає доступною інформація про значення контрольованих показників. Очевидно, що чим коротше будуть облікові періоди, тим вище оперативність управлінського обліку. Разом з тим, варто враховувати, що вибір коротких облікових періодів істотно ускладнює процедури управлінського обліку, збільшує Його трудомісткість і висуває підвищені вимоги до професійної підготовки й інтенсивності праці персоналу, зайнятого в обліковому процесі.

12.4.3. Процес постановки управлінського обліку

Постановка управлінського обліку в організації повинна бути ініційована вищим керівництвом, яке попередньо повинне усвідомити свої потреби в одержанні інформації для керування. Для постановки управлінського обліку доцільно створити робочу групу, керівник якої повинен мати значний авторитет усередині організації, при цьому йому надаються широкі повноваження в частині одержання необхідної інформації від підрозділів. Як правило, процес формалізації потреб і постановки управлінського обліку відбувається за участю зовнішніх консультантів, що також входять до складу робочої групи.

У процесі постановки управлінського обліку в організації необхідно вирішити наступні завдання:

* визначення функціональних областей, у яких передбачається побудова або реструктуризація управлінського обліку;

* виявлення елементів існуючого в організації внутрішнього обліку в межах виділених функціональних областей і оцінка їхньої адекватності реальним господарським процесам, а також інформаційним потребам менеджменту;

* розробка концепції управлінського обліку в організації і плана заходів щодо його побудови;

o розробка структури зон відповідальності менеджерів;

o визначення основних елементів системи управлінського обліку та їх регламентація;

o впровадження системи управлінського обліку в організації і консультаційний супровід процесу дослідної експлуатації.

Найважливішою вимогою для ефективного функціонування системи управлінського обліку в організації є її регламентне забезпечення.

У процесі постановки управлінського обліку розробляється "Положення з управлінського обліку і звітності", у якому повинні бути відбиті:

o цілі і задачі системи управлінського обліку, базові принципи її побудови, основні поняття;

o опис структури центрів відповідальності;

o склад контрольованих показників по центрах відповідальності й алгоритм їхнього визначення;

o форми первинних документів і звітних документів;

o процедури підготовки й обробки первинних документів;

o графік документообігу управлінського обліку.

Після завершення підготовки регламентів починається етап впровадження системи управлінського обліку. Впровадження припускає навчання працівників; апробацію процедур управлінського обліку на реальних даних одного облікового циклу за участю розробників системи; корегування регламентів за результатами їхнього дослідного (пробного) використання; затвердження постійних регламентів; адаптація існуючих або впровадження нових систем автоматизації управління підприємством.