Організація бізнесу - Скібіцький О.М. - 15.4. Запобігання шахрайству

Наявність можливості здійснити злочин, скрити його та уникнути покарання - це другий елемент трикутника шахрайства. Існує шість основних видів можливостей для скоєння шахрайства:

o відсутність або недостатність заходів контролю, що дозволяють попередити / виявити його;

* неможливість або нездатність оцінити якість виконаної роботи;

o відсутність виробничої дисципліни;

o надання перекрученої або недостатньої інформації;

o байдужість до того, що відбувається з боку начальства та/або колег;

o відсутність ревізій та/або аудиторських перевірок. Цей перелік, звичайно, не є вичерпним.

Для запобігання або виявлення шахрайства найбільш ефективними є заходи, спрямовані на створення в організації спеціальних контрольних органів, які мають базуватися на трьох головних елементах:

o атмосфері всеохоплюючого контролю;

o системі контролю за бухгалтерією та фінансами;

o методах проведення контрольних перевірок.

15.4.1. Атмосфера всеохоплюючого контролю.

Першою складовою створення атмосфери всеохоплюючого контролю - це умови і правила праці, що визначені фірмою для свого персоналу, ключовим елементом її є приклад і роль керівників. Нечесність і неналежна поведінка керівників стають для підлеглих прикладом для наслідування.

Другою важливою складовою у створенні відповідної атмосфери, який допомагає зменшити можливість скоєння шахрайства, є чіткість правил. Необхідна ясність у тому, що можна, а чого неможна, яка досягається під час спілкування з керівниками. При цьому дуже важливими є так звані фірмові "кодекси честі", проведення спеціальних зборів, навчання персоналу, бесіди працівників з начальством та перевіряючими особами, інші види спілкування. Щоб робота з профілактики шахрайства була плідною, таке спілкування має бути постійним. Двома найважливішими елементами вироблення чесності є відповідні приклади та оцінка.

Часті зміни правил у залежності від ситуацій та обставин тільки призводять до плутанини й у випадку порушень сприяють самовиправданням, наприклад, як у випадках шахрайств при здійсненні ризикованих проектів, коли не дотримуються звичайних процедур контролю та часто віддаються розпорядження, що суперечать одне одному. Страйки, злиття, банкрутства, інші драматичні події, стратегічні зміни та інновації часто призводять до порушень звичайних правил оцінювання якості праці та субординації, що також сприяє зловживанням.

Третьою важливою складовою у створенні дієвої системи контролю є об'єктивна оцінка кандидатів при їх прийомі на роботу. Після прийняття на роботу нечесної людини ніякий контроль уже не взмозі попередити шахрайство. Нещодавні дослідження показали, що 30% усього населення США взагалі не відносяться до категорії чесних, ще 30 % можна назвати чесними лише відносно (тобто вони чесні, коли варто бути такими, але, коли це їм вигідно, то вони поводяться відповідно до обставин), і лише 40% людей чесні завжди. Керівництво фірм не може бути впевнено в тому, що всі їх співробітники чесні люди. Вони сподіваються, що попередити розкрадання та інші афери їм допоможе служба безпеки, страх покарання та особистісні моральні якості кожного співробітника.

Отже, незалежно від того, наскільки добре налагоджена у певній фірмі система контролю, якщо її персонал не буде ретельно вивчатися, то шахрайство у цій фірмі невідворотне.

Четвертою складовою створення атмосфери тотального контролю є чітка організаційна структура підприємства/фірми. Імовірність шахрайства значно зменшується, коли кожний співробітник фірми точно знає, за яку дільницю роботи відповідає. У цьому випадку легше відстежити долю зниклих сум і складніше безкарно здійснити розтрату чи розкрадання. Дуже важливо вести точний облік коштів та виконаної роботи.

П'ятою складовою формування атмосфери контролю є ефективно працюючий підрозділ фірмового аудиту з наявними програмами підвищення безпеки та попередження втрат. Хоча більшість досліджень свідчить, що за допомогою внутрішньофірмових аудиторських перевірок виявляється лише 20 % від всіх зловживань з боку найманих робітників (решта виявляється завдяки сигналам та дбайливості колег, а то й зовсім випадково), сама наявність штатних аудиторів дає для фірми значний профілактичний (психологічний) ефект.

Послаблення будь-якого з вище перерахованих п'яти складових значно збільшують імовірність та можливість здійснення шахрайства.