Аналіз фінансової звітності - Тігова Т.М. - 3. Класифікація бухгалтерських документів

Суть документів і їх місце в господарській діяльності підприємства відображається у їх класифікації, поділі на групи за певними ознаками схожості і відмінності, кожна з яких несе змістовне навантаження. Документи класифікують за місцем складання, за призначенням, за порядком складання, за способом використання, за змістом [72].

За місцем складання бухгалтерські документи поділяють на внутрішні і зовнішні.

Внутрішні документи оформляються (виписуються) на підприємстві і тут же використовуються. До них належать: авансові звіти підзвітних осіб, табелі обліку використання робочого часу, інвентарні картки основних засобів, прибуткові касові ордери тощо.

Зовнішні документи складаються на стороні, отримані від інших підприємств і організацій. При надходженні обов'язково реєструються, оформляються, як правило, на бланках уніфікованих форм. До них належать рахунки-фактури, платіжні доручення, виписки банків, постанови, листи, угоди тощо.

За призначенням документи поділяються на розпорядні, виконавчі, бухгалтерського оформлення та комбіновані.

Розпорядними є документи, які містять розпорядження (наказ, завдання) на здійснення певної господарської операції. До них належать: накази про прийняття на роботу та звільнення з роботи, чеки на отримання готівки в касі банку, платіжні доручення банку на перерахування коштів, доручення на отримання матеріальних цінностей.

Виконавчими є документи, де підтверджується факт здійснення господарської операції, її виконання певною особою, що подала документ. До них належать: авансові звіти, виписки банків, касові прибуткові і видаткові ордери, акти, квитанції та інші.

Документи бухгалтерського оформлення складаються на основі виконавчих та розпорядних документів самими працівниками бухгалтерії. Самостійного значення такі документи не мають, але необхідні в обліковому процесі. До таких документів належать: меморіальні ордери, бухгалтерські довідки, різні розрахунки (амортизації, розподілу витрат, звітні калькуляції) та інші.

Документи комбіновані поєднують функції перелічених вище документів (розпорядних, виконавчих, бухгалтерського оформлення). До них належать авансові звіти, вимоги, наряди, видаткові касові ордери та інші. Прикладом комбінованого документа може бути і видатковий касовий ордер, в якому міститься розпорядження розпорядника грошових коштів про видачу готівки та підтвердження про їх фактичну видачу та отримання підписами касира та отримувача грошей.

За порядком складання документи поділяють на первинні і зведені.

Первинні документи складають у момент здійснення господарської операції (прибуткові та видаткові касові ордери, накладні, акти прийому робіт та інші). Зведені документи складають на підставі однорідних первинних документів шляхом групування і узагальнення та балансові ув'язки їх показників (звіти касира, авансові звіти, товарні звіти, платіжні відомості та інші).

За способом використання документи поділяють на одноразові та накопичувальні.

Одноразові документи фіксують одномоментно одну або декілька господарських операцій (ордери, вимоги, акти та інші). Накопичувальні документи формують інформацію про однорідні господарські операції за певний відрізок часу (день декаду, місяць). Такі документи використовують багаторазово. До них належать: табель обліку робочого часу, лімітно-забірна картка, відомість випуску готової продукції, багатоденні наряди та інші. На відміну від одноразових накопичувальні документи використовуються з метою обліку після того, як в них записано останню операцію і підбито підсумок усіх записів.

За змістом документи поділяють на грошові, розрахункові, матеріальні. Грошовими документами оформляються операції, що пов'язані з грошовими коштами. До них відносяться платіжні доручення, видаткові і прибуткові касові ордери, банківські чеки та інші. Розрахунковими документами оформляють розрахунки між фізичними і юридичними особами (рахунок-фактура, платіжне доручення, квитанції та інші). Матеріальними документами оформляються операції, що пов'язані з рухом матеріальних цінностей (прибутковий ордер, вимога-накладна, лімітно-забірна картка та інші).

Із загальної характеристики документів видно, що кожен документ належить водночас до різних класифікаційних груп. Так, наприклад, акт приймання-передачі основних засобів є матеріальним документом і разом з тим виконавчим, первинним, одноразовим і внутрішнім; рахунок-фактура постачальника - виконавчим, одноразовим, зовнішнім; видатковий касовий ордер - комбінованим, первинним, одноразовим і внутрішнім та інші.

Класифікація документів за розглянутими ознаками дає змогу правильно зрозуміти їх зміст, призначення і використання для відображення господарських операцій підприємства.

Наведена класифікація широко використовується ревізорами при проведенні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємства, а також експертами при проведенні судово-бухгалтерської експертизи.

Розглянуту класифікацію можна узагальнити такою схемою [72]:

Схема 1. Класифікація бухгалтерських документів