Аналіз фінансової звітності - Тігова Т.М. - 4. Документообіг. Документація документообігу. Правове значення документів та відповідальність за їх складання та зберігання

Документи з моменту їх складення або одержання від інших підприємств до передачі в архів на зберігання проходять перший шлях. Відомо, що первинні документи несуть інформацію про факти господарського життя і ця інформація належним чином опрацьовується, узагальнюється і накопичується з метою одержання підсумкових даних у балансі і звітності. Своєчасний і якісний облік забезпечує певний порядок організації складення і опрацювання документів, або документообіг [72].

Документообігом називається порядок і шляхи руху документів і чим коротше і швидше буде організований цей процес, тим він буде ефективнішим і користувачі зможуть вчасно отримати інформацію для прийняття рішень.

Кожне підприємство, враховуючи свою специфіку господарської діяльності та структуру управління визначає напрями і обсяги документів. Організовує документообіг на підприємстві головний бухгалтер чи бухгалтер, який розробляє правила і технологію опрацювання облікової інформації. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. Організаційно перелічені етапи документопотоку відображаються у спеціальному документі, який називається план (графік) документообігу. Він повинен визначати здійснення систематичного контролю за складенням і строками проходження первинних, зведених документів між окремими структурними підрозділами, передачею їх до бухгалтерії. План (графік) документообігу розробляється головним бухгалтером і затверджується керівником. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку складення і подання до бухгалтерії та опрацювання документів є обов'язковими для всіх підрозділів і служб підприємства. Графік документообігу, в якому наводиться перелік документів, що відносяться до функціональних обов'язків виконавця, строки їх подання і перелік служб (підрозділів) підприємства, в які передаються ці документи [72].

При надходженні документів до бухгалтерії проводиться їх перевірка:

o за формою (формальна перевірка заповнення всіх реквізитів, відповідності стандарту і формі документа, своєчасності складення документа і подання до бухгалтерії);

o за змістом (змістовна перевірка правильності відображення господарської операції, її відповідність законодавчим та нормативним вимогам, інтересам власника чи підприємства);

o арифметична (перевірка правильності поставлених цін і тарифів, розрахованих сум і підсумків).

Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес опрацювання в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розрахунок (таксування), групування і бухгалтерське проведення (котирування).

Розцінка (таксування) документів полягає у проставленні у відповідних графах документа ціни і суми, тобто переведення натуральних і трудових вимірників у грошовий, здійснюється у самому документі шляхом помноження показника на ціну. Ця операція характерна для документів, якими оформляють рух матеріальних цінностей (вимоги, накладні, лімітно-забірні карти тощо), оскільки в момент їх складення записують тільки кількісні показники. Документи, в яких проставлені ціна та сума, не підлягають розцінці. В результаті розцінки відбувається оцінка господарської операції у грошовому вимірнику [71].

Групування документів полягає в об'єднанні однорідних за змістом первинних документів у групи з метою підготовки зведених даних (по складах, цехах, замовленнях, касах тощо) і спрощення ведення первинного обліку. Згруповані за певними ознаками однорідності документи у накопичувальні та групувальні відомості; істотно скорочують подальші реєстраційні операції.

Бухгалтерське проведення (таксування) передбачає відображення у первинних або згрупованих документах (відомостях) бухгалтерської проводки (кореспонденції рахунків бухгалтерського обліку), яка в майбутньому знайде своє відображення у регістрах бухгалтерського обліку, а потім у звітності. Здебільшого первинні документи, накопичувальні та групувальні відомості, меморіальні ордери містять для зазначення кореспондуючих рахунків передбачені спеціальні графи [72].

Оформлені бухгалтерськими кореспонденціями документи обліку використовуються для подальшого відображення господарських операцій, що в них містяться, в реєстрах синтетичного і аналітичного обліку. На цьому практично завершується облікова робота з первинними бухгалтерськими документами. Первинні документи після виконання своєї обліково-аналітичної функції підлягають передачі до архіву.

Для зберігання документів призначені архіви. Архіви розрізняють поточні і постійні. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки в поточному році часто є потреба звертатися до нього за довідками і інформацією. Поточний архів міститься у спеціальних закритих шафах. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітів, але й справ інших підрозділів і служб підприємства. Всі прийняті на зберігання справи реєструються в архівній книзі, що полегшує пошук документів чи справ у разі необхідності.

Документи з поточного архіву передаються у постійний після закінчення звітного року і відповідно відпрацьовані: систематизовані у хронологічному порядку, прошиті і марковані ярликами (рубриками). Первинна документація зберігається в архіві окремо від облікових реєстрів.

Терміни зберігання документів у постійному архіві визначені Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України. Відповідно до Переліку, затвердженого наказом цього управління від 20.07.1998 р. № 41, документи поіменовані в розділі 42. Бухгалтерський облік та звітність зберігається від 3 до 5 років. Так, наприклад, для первинних документів, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для бухгалтерських і податкових записів, встановлено термін зберігання 3 роки; розрахунково-платіжних відомостей, акта документальних ревізій, податкових та інших перевірок - 5 років; особові рахунки робітників та службовців, студентів - 15 років; статути та положення, бухгалтерські звіти і баланси, передавальні, розділювальні та ліквідаційні баланси зберігаються постійно.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи, що мають особливо важливе значення, передаються на безстрокове зберігання до державного архіву, а інші документи підлягають знищенню спеціальною комісією за актом з відповідною відміткою в архівній книзі.