Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Михайлов М.Г. - 2. Облік грошових коштів по спеціальному фонду

Для зберігання та обліку грошових коштів спеціального фонду в органах держказначейства відкриваються спеціальні реєстраційні рахунки, а в установах банку відкриваються спеціальні бюджетні рахунки.

Реєстраційні рахунки відкриваються на бюджетний рік і щорічно поновлюються. Відкриваються відповідно з інструкціями Держказначейства.

Призначення кожного рахунку приведені в таблиці 6.

Таблиця 6

Спеціальні реєстраційні рахунки бюджетних установ

Всі операції з грошовими коштами на цих рахунках оформляються розрахунковими документами, типові форми яких встановлені національним банком України (платіжні доручення, вимоги-доручення, платіжні вимоги, заява на переказ готівки тощо)

Аналітичний облік коштів ведеться по кожному відкритому в відділенні державного казначейства (банку) рахунку.

Синтетичний облік ведеться в розрізі субрахунків бухгалтерського обліку.

Для відображення в обліку операцій по надходженню доходів (коштів) спеціального фонду та їх касового використання призначений меморіальний ордер № 3 "Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду в органах Держказначейства (установах банків) України" (ф. 382 бюджет).

Записи до Меморіальних ордерів здійснюють на підставі виписок держказначейства (банку) з прикладеними документами. Меморіальний ордер побудований з двох частин. В першій відображається надходження коштів (в дебет рахунку обліку спец коштів з кредиту різних). Записи здійснюються позиційним способом за кожною випискою. В другій частині відображається витрачання коштів (касові видатки). Записи здійснюються позиційним способом за кожною випискою (кредит субрахунку з обліку спецкоштів в дебет рахунків).

В кінці меморіального ордера визначаються обороти по дебету та по кредиту рахунку. Записується залишок на початок місяця з попереднього меморіального ордера та визначається і записується залишок коштів на кінець місяця. Він обов'язково звіряється з даними держказначейства (випискою).

При наявності декількох рахунків на кожний рахунок відкривається окремий меморіальний ордер і нумерується відповідно: № 3-1, 3-2, 3-3, або 3а, 3б, і т.д. Меморіальний ордер підписується виконавцем, працівником, що перевірив та головним бухгалтером.

Частина коштів спеціального фонду (власні кошти) може бути перераховані вищому розпоряднику за його наказом. Перерахування коштів проводиться в межах однієї програми та однієї групи власних надходжень. При цьому установа, що перераховує кошти відображає їх як зменшення доходів. А установа, що отримує - як їх надходження. При цьому складаються кореспонденції рахунків:

3. Облік видатків спеціального фонду

Облік витрат повинен забезпечити інформацію про фактичні та касові видатки за кодами ЕКВ, а також за кожним видом послуг, виробництва, оренди та інше, тобто, по кожному виду спеціальних коштів. Як і по загальному фонду ведеться відокремлений облік касових та фактичних видатків.

Для обліку фактичних видатків по спеціальному фонду призначено рахунок 81 "Видатки спеціального фонду". Це рахунок є активним: по дебету відображаються витрати здійснені за відповідним напрямком спеціальних коштів.

До нього відкриваються субрахунки:

811 "Видатки за коштами, отриманими, як плата за послуги" - по дебету цього рахунку відображаються фактичні видатки за рахунок коштів, отриманих, як плата за послуги, оренди майна, реалізації майна, та інші, що пов'язані з наданням платних послуг.

Облік витрат організується так, щоб забезпечити виконання кошторису та надати інформацію для складання звітності.

Тому в аналітичному обліку відкриваються аналітичні рахунки по кожному виду послуг, а фактичні та касові видатки відображаються за кодами КЕКВ, відповідно до кошторису.

812 "Видатки за іншими джерелами власних надходжень" - по дебету цього рахунку відображаються фактичні видатки спеціального фонду в частині інших джерел власних надходжень (за рахунок отриманої гуманітарної допомоги, грантів, кошти за дорученнями та

ін.).

813 "Видатки за іншими надходженнями спеціального фонду" - видатки в частині інших надходжень від вищої установи при перерозподілі спеціального фонду.

По закінченні року сума фактичних видатків списується з кредиту цих рахунків в дебет 432 "Результати виконання кошторису за спеціальним фондом".

Аналітичний облік фактичних видатків ведеться на картках обліку фактичних видатків типової форми (як і по загальному фонду) по кожному виду спеціальних коштів. Картка відкривається на місяць, записи ведуть на підставі меморіальних ордерів. Підсумки визначають за місяць та з початку року. Ця інформація використовується для аналізу за дотриманням кошторису, складання звітності.

Синтетичний облік видатків ведеться в Головній книзі на субрахунках 811-816.

Рух коштів при відображенні видатків на рахунках бухгалтерського обліку можна представити у вигляді наступної схеми.

Рис. 4. Схема обліку видатків та доходів спеціального фонду

Касові видатки обліковуються в Картках аналітичного обліку касових видатків. по кожному виду спеціальних коштів відкривається окрема Картка. Видатки відображаються за кодами КЕКВ за місяць та з початку року з врахуванням відновлених видатків. Записи до них здійснюються на підставі виписок держказначейства зі спеціальних реєстраційних рахунків.

Відображені в картках касові видатки повинні відповідати сумам оборотів по рахунках 313, 323, 314, 324, 316, 326, що відображені в меморіальному ордері № 3.