Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Михайлов М.Г. - 3. Облік чисельності працівників та використання робочого часу

Працівники бюджетних установ відносяться до невиробничої сфери.

Класифікація працівників в бюджетних установах використовується при складанні штатного розпису, складання статистичної звітності та для внутрішніх управлінських потреб. Тому класифікація працівників побудована за ознакою виконуваних функцій чи сфери застосування праці.

За сферою застосування праці персонал поділяють на групи:

- керівні працівники: керівник установи, його заступники, головний бухгалтер тощо;

- науковці - працівники науково-дослідних установ: головні, провідні, молодші наукові співробітники)

- науково-педагогічні (викладацький склад вищих навчальних закладів III - IV рівнів акредитації,)

- педагогічні (вчителі, вихователі, методисти шкіл, училищ)

- професіонали та фахівці (лікарі, рентгенологи, працівники що працюють з різною апаратурою, бухгалтери, економісти тощо)

- технічні працівники (прибиральниці, сторожі, робітники).

За ознакою виконуваних функцій персонал бюджетний установ поділяється на:

- основні працівники - це працівники, на яких покладено виконання головних функцій, закріплених за відповідною установою

(лікарі в лікарняних закладах, наукові працівники в наукових установах, педагогічний персонал у школах, професорсько-викладацький склад в вищий навчальних закладах, тощо);

- допоміжно-технічний персонал, завдання якого - обслуговувати основних працівників (середній медичний персонал, навчально-допоміжний та інші);

- адміністративно-господарський персонал, до якого відносяться керівний склад, бухгалтерія, планово-фінансовий відділ, інженерно-технічний персонал тощо;

- молодший обслуговуючий персонал включає чергових, прибиральниць, санітарок, сторожів тощо.

В залежності від включення їх до штатного розпису розрізняють штатних та нештатних працівників. Штатні працівники це такі, які включені до штатного розпису установи. Нештатні працівники до нього не включені.

3. Облік чисельності працівників та використання робочого часу

Чисельність працівників, що можуть бути прийняті на роботу визначається штатним розписом.

Штатний розпис - це документ, в якому приводиться перелік і кількість посад, їх посадові оклади, надбавки та доплати. Він затверджується вищим розпорядником одночасно з кошторисом установи і є основою для формування річного фонду оплати праці, що зазначений в кошторисі.

Фактична чисельність працівників установи не може перевищувати тієї, що затверджена штатним розписом.

Типова форма штатного розпису затверджується Міністерством фінансів України.

Штатний розпис формується на підставі: структури бюджетної установи, Типових штатів та штатних нормативів, положень з оплати праці, Класифікатора професій ДК 003-95, Умов оплати праці та інших нормативно-правових актів.

Професійні назви робіт та посад, включених до штатного розпису мають відповідати назвам, визначеним Класифікатором професій. Відповідно до них виносяться записи в трудову книжку.

До штатного розпису включаються також посади структурних підрозділів, що утримуються за рахунок власних надходжень.

В штатному розписі передбачається розрахунок місячного та річного фонду заробітної плати згідно посадових окладів, встановлених доплат та надбавок, що визначені тарифікаційними списками.

Тарифікаційний список є основним документом для складання штатного розпису та прикладається до нього. Тарифікаційний список складає тарифікаційна комісія, що очолюється керівником установи. В тарифікаційному списку вказуються всі працівники, їх посадові оклади, надбавки та доплати відповідно до законодавства.

Зміни до штатного розпису на протязі року вносяться в такому ж порядку як і затвердження штатних розписів.

Загальна чисельність працівників, що прийняті на роботу відповідно до штатного розпису називається обліковою чисельністю або штатним складом.

Для виконання окремих робіт (ремонтних, навчальних та інше) на короткий час можуть залучатись особи, що не працюють в установі. З ними укладається трудова угода. Такі працівники відносяться до нештатних.

В бюджетних установах при прийнятті на роботу з працівником укладається трудовий договір або трудовий контракт. На окремі посади приймаються особи за конкурсом, наприклад, для вищих навчальних закладів це посади професорсько-викладацького складу.

Трудовий договір - це угода між працівником і власником (або уповноваженим органом, особою), за якою працівник зобов'язується виконувати роботу, визначену цим договором, дотримуватись внутрішнього розпорядку, а власник чи уповноважена ним особа зобов'язується виплачувати працівнику зарплату та забезпечити умови, необхідні для виконання роботи.

Контракт - це різновид трудового договору. Контракт укладається на певний термін і застосовується для працівників, які приймаються на роботу на визначений термін або на час виконання певної роботи. У контракті вказуються обсяги роботи, вимоги до її якості і строків виконання, термін дії контракту, права, обов'язки, відповідальність сторін, умови оплати і організації праці, підстави припинення контракту та інші умови.

Категорії працівників, з якими може укладатись контракт при прийнятті на роботу визначена законами "Про освіту", "Про адвокатуру", "Про товарну біржу" а також за іншими.

Укладання трудового договору чи контракту оформляється наказом про зарахування працівника на роботу.

Прийом на роботу, переміщення, надання відпустки, звільнення з роботи оформляється наказами керівника. На підставі цих наказів у відділі кадрів ведуть записи в трудові книжки та в особових картках працівників.

Оперативний облік руху персоналу повинен забезпечити своєчасне комплектування всіх підрозділів, а також дотримання штатної дисципліни.

Оперативний облік чисельності персоналу веде відділ кадрів на бланках типових форм затверджених наказом Мінстатистики № 489 від5 грудня 2008 року. "Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці":

o П-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу";

o П-2 "Особова картка працівника";

o П-3 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки";

o П-4 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору (контракту).

Наказ про прийом на роботу застосовується для обліку прийнятих на роботу працівників, заповнюється в відділі кадрів. Проект наказу (розпорядження) про прийом на роботу працівника, якому встановлюють оклад візується у відповідній службі установи для підтвердження вакантної посади і окладу, що встановлюється за штатним розписом.

Підписаний керівником установи наказ оголошується працівнику під розписку.

На підставі підписаного наказу про прийом на роботу в відділі кадрів заповнюється "Особова картка" (форма П-2) та здійснюються записи в трудову книжку. В бухгалтерії для обліку розрахунків з оплати праці та інших виплат відкривають особовий рахунок чи аналогічний йому документ.

Наказ про переведення на іншу роботу (П-1) використовується для оформлення переводу працівника в інший цех чи підрозділ. Заповнюється працівником відділу кадрів в двох примірниках: один для відділу кадрів, а другий передається в бухгалтерію. Цей наказ візує начальник відділу (цеху) попереднього і нового місця та підписує керівник установи. На зворотній стороні цієї форми робляться відмітки про нездані майново-матеріальні та інші цінності, що рахуються за працівником на попередньому місці роботи.

Наказ про надання відпустки (П-3) застосовується для оформлення щорічної чи інших видів відпусток. Заповнюється в двох примірниках: один для обліку в відділі кадрів, а інший - в бухгалтерію для нарахування відпускних. Наказ підписується керівником підрозділу та керівником установи.

Наказ про припинення трудового договору (контракту) (форма П-4) застосовується при звільненні працівників, заповнюється на всіх працівників, за винятком тих, які звільняються вищестоящим органом. Один примірник наказу залишається в відділі кадрів, а другий передається в бухгалтерію. На підставі даного наказу в бухгалтерії здійснюють розрахунок з працівником при звільненні.

При звільненні за особистим бажанням працівник оформляє заяву на лицьовій стороні форми.

Робочий тиждень - це встановлена законом кількість робочих годин протягом календарного тижня. На сьогодні він встановлений у таких обсягах: 40 годин - при нормальній тривалості робочого тижня; 38,5, 36 тощо годин - при скороченій тривалості робочого тижня.

Робочий день - це встановлене число робочих годин за добу, незалежно від того, на який час вони припадають - день чи ніч.

Робоча зміна - це тривалість робочого часу працівника на добу відповідно до графіка роботи. Наприклад, робочий день чергової учбового корпусу чи гуртожитку може бути 7 годин, але за графіком робоча зміна цих працівників може тривати 12 або 24 години. Робота по 12 чи 24 години залежить від фізіологічних можливостей людини та її потреби у відпочинку, тому зміни такої тривалості вводять після вивчення умов і характеру праці, а також за згодою профспілкового комітету у колективному договорі.

Норма робочого часу для окремих галузей та категорій працівників встановлюється нормативними актами. Так для працівників охорони здоров'я встановлені наступні норми робочого часу:

- 38,5 годин на тиждень для лікарів та фахівців з базовою та неповною вищою медичною освітою (середній медичний персонал), медичних реєстраторів, дезінфекторів, за винятком тих, що працюють в шкідливих умовах, що працюють в лікарнях, профілакторіях, клініках, лабораторіях тощо;

- 33 години на тиждень для лікарів зайнятих виключно амбулаторним прийомом хворих;

- 40 годин на тиждень для керівників, провізорів, молодших медичних сестер тощо.

Норма робочого часу на обліковий період, як правило, місяць, планується в Графіках роботи. Вони призначені для планування роботи окремих працівників, що задіяні на роботі в нічний час, чергуванні тощо.

Графіки складаються за структурними підрозділами або за кожною посадою окремо, незалежно від того, хто обіймає цю посаду: лікар-терапевт, медсестра, санітарка, пост палатних медсестер стаціонару, чергова тощо.

Форми графіків складаються довільної форми і в них зазначається час початку і закінчення роботи за кожний конкретний день. Загальна кількість годин роботи у графіку за основною посадою має відповідати нормі робочого часу працівника у цьому місяці. Графіки складають на місяць, затверджуються керівником установи, узгоджуються з профкомом та доводяться до відома працівників не пізніше ніж за місяць до введення їх в дію. Фактично відпрацьований час цими працівниками враховується в Табелі відпрацьованого робочого часу окремо за основною роботою та за сумісництвом у нічний час та у святкові дні.

При цьому планувати кількість годин вище чи нижче норми не допускається.

Відповідно до КЗпП понаднормова робота допускається тільки у виняткових випадках і з дозволу профспілкового комітету. При цьому вона не може перевищувати для кожного працівника 4 години протягом 2 днів і 120 годин на рік.

Перерва на відпочинок та приймання їжі, тривалість якої не більше 2 годин регулюється правилами внутрішнього розпорядку установи.

Якщо за характером роботи працівник не може скористатися ним (наприклад, лікарі), то їм виділяється час для приймання їжі, який включається до робочого часу та оплачується.

Для окремих установ чи окремих працівників (наприклад, заклади охорона здоров'я), встановлений помісячний облік робочого часу з наданням вихідних у будь-який день тижня. При такому обліку переробка в окремі дні місяця може компенсуватися недоробкою в інші дні того ж місяця. А кількість вихідних днів за Графіком повинна бути не меншою від числа календарних вихідних.

В бюджетних установах матеріальні цінності, як правило не створюються, а робочий час витрачається на задоволення потреб членів суспільства в різних послугах. При цьому обсяг виконаної роботи визначити досить проблематично, а тому є важливим облік відпрацьованого часу, який забезпечується табельним обліком. Він дає інформацію про відпрацьований час, час залишення роботи, своєчасність виходу на роботу, невиходи на роботу з різних причин.

Для бухгалтерського обліку витрат праці використовуються типові форми перинних документів, затверджені Наказом Мінстатистики України № 489. До первинних документів з обліку використаного часу відноситься

П-5 "Табель обліку використання робочого часу". Він є основним документом для обліку відпрацьованого часу. Табель складається (готується) за два-три дні до початку розрахункового періоду на підставі табеля за минулий місяць. Записи в табель здійснюються на підставі належно оформлених документів по обліку особливого складу: наказу (записок) про прийом, переведення, звільнення тощо. Складається в одному примірнику уповноваженою на те особою, а в кінці місяця підписується відповідальною особою та керівником відділу і подається в бухгалтерію для нарахування оплати праці та аналізу використання робочого часу.

Табель відкривається на місяць. В нього записують прізвище, ім'я та по-батькові працівників відділу за даними табеля минулого місяця. Нових працівників підрозділів установи та вилучати звільнених працівників здійснюють на підставі наказу про прийняття на роботу нового працівника чи звільнення. В табелі відмічають всі явки та неявки на роботу, які зазначаються умовними шифрами - буквами, перелік та зміст яких приведено на титульній стороні табеля.

Для ведення обліку використання робочого часу кожному працюючому присвоюється табельний номер, який наводиться у всіх документах по обліку праці та її оплати. У випадку звільнення (або переводу) працівника в інший цех (відділ) його колишній табельний номер не може бути присвоєний іншому та повинен залишатися вільним не менше трьох років.

Табель являє собою іменний список працівників цеху (відділу), дільниці тощо, та ведеться окремо по категоріях, а в межах категорії працюючих - в порядку табельних номерів або алфавітному порядку.

В бюджетних установах є працівники, що займаються ремонтними роботами або ж такими, обсяг яких можна виміряти і оплата праці залежить від обсягу виконаних робіт. Це зокрема слюсарі по ремонту, працівники молочних кухонь, зубопротезних відділень. Для них основним документом по нарахуванню заробітної плати є Наряд на відрядну роботу (ф. П-10). Він виписується на працівника чи на бригаду на одну зміну чи на більш тривалий період залежно від характеру роботи.

Зарплата водіям службових автомашин нараховується на підставі "Табеля обліку відпрацьованого часу".

Відпустки оплачуються на підставі наказу керівника або ж затвердженого ним Списку про надання відпусток працівникам установи.

Допомога по тимчасовій втраті працездатності нараховується на підставі належне оформленого лікарняного листка, що надається державною лікарняною установою.