Бухгалтерський облік у бюджетних установах - Михайлов М.Г. - 4. Організація аналітичного і синтетичного обліку необоротних активів

В бюджетних установах аналітичний облік необоротних активів залежить від облікової групи, тому розглянемо кожну з них.

Основні засоби

До основних засобів належать матеріальні активи, які використовуються установою багаторазово і безперервно в процесі виконання основних функцій, надання послуг, строк корисного використання яких більше одного року і вартість яких без податку на додану вартість та інших платежів перевищує 1000 гривень за одиницю (комплект).

Строк корисного використання (експлуатації) - очікуваний період часу, протягом якого основні засоби будуть використовуватися установою або з їх використанням будуть виконуватися основні функції та завдання бюджетних установ.

Строк корисної (очікуваної) експлуатації основних засобів установи встановлюється міністерством за відомчою підпорядкованістю або (якщо такі нормативні документи відсутні) установою самостійно в момент придбання активу. У межах одного головного розпорядника бюджетних коштів на однотипні основні засоби встановлюється єдиний строк їх корисної експлуатації.

При визначенні строку корисної (очікуваної) експлуатації основних засобів слід ураховувати:

- очікуване використання об'єкта установою з урахуванням його потужності або продуктивності;

- фізичний та моральний знос, що передбачається;

- правові або інші обмеження щодо строків використання об'єкта та інші фактори.

Відмінною рисою основних засобів є не їх довговічність з точки зору фізичної суті, а можливість багаторазово або безперервно використовувати протягом тривалого періоду часу.

До основних засобів належать незалежно від вартості:

1) сільськогосподарські машини та знаряддя;

2) будівельний механізований інструмент;

3) робочі та продуктивні тварини;

4) усі види засобів пересування, призначені для переміщення людей і вантажів;

5) документація з типового проектування.

Перелічені об'єкти враховуються на рахунку 10 "Основні засоби", до якого відкриваються такі субрахунки:

101 - земельні ділянки;

102 - Капітальні витрати на поліпшення земель;

103 - Будинки та споруди;

104 - Машини та обладнання;

105 - Транспортні засоби;

106 - Інструменти, прилади, інвентар;

107 - Робочі і продуктивні тварини;

108 - Багаторічні насадження;

109 - інші основні засоби.

На субрахунку 101 "Земельні ділянки" обліковується земля, яка згідно з чинним законодавством придбана та/або надана для користування установі, в тому числі здавання в оренду.

На рахунку 102 "Капітальні витрати на поліпшення земель" обліковуються капітальні витрати на покращання земель. До них відносяться витрати неінвентарного характеру (не пов'язані з будівництвом споруд) на культурно-технічні заходи з поверхневого поліпшення земель для сільськогосподарського використання, які проводяться за рахунок капітальних вкладень (планування земельних ділянок, корчування площ під ріллю, очищення полів від каменів і валунів, зрізання купин, розчищення чагарників, очищення водойм тощо).

На субрахунку 103 "Будинки та споруди" обліковуються за виділеними підгрупами будинки та споруди.

На субрахунку 104 "Машини та обладнання" обліковуються силові машини та устаткування, робочі машини та обладнання, вимірювальні прилади, регулюючі прилади і пристрої, лабораторне обладнання, обчислювальна техніка, медичне обладнання, інші машини та обладнання з виділенням в окремі підгрупи.

На цьому субрахунку обліковуються мобільні телефони, якщо їх вартість перевищує 1000 грн. Якщо ж їх вартість менше цієї суми, вони обліковуються на рахунку 113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи".

На субрахунку 105 "Транспортні засоби" обліковують усі види засобів пересування, які призначені для переміщення людей і вантажів незалежно від вартості. Виділені підгрупи транспортних засобів.

На субрахунку 106 "Інструменти, прилади та інвентар" обліковуються передавальні пристрої - лінії електропередач, трансмісії та трубопроводи, інструменти, виробничий інвентар та приладдя за встановленими підгрупами.

По рахунку 107 обліковуються робочі, продуктивні, племінні, тварини, а також службові собаки, декоративні тварини, піддослідні тварини.

По рахунку 108 "Багаторічні насадження" обліковуються штучні багаторічні насадження, декоративні насадження на вулицях, парках, на території установи чи інше, штучні насадження ботанічних садів та інші багаторічні насадження.

На субрахунку 109 " Інші основні засоби" обліковуються з виділенням в окремі підгрупи сценічно-постановочні засоби вартістю понад 10 грн за одиницю, документація з типового проектування незалежно від вартості, кінофільми, магнітні диски і стрічки, касети.

Перелік підгруп до субрахунків приведений в Таблиці 50, що приведена раніше.

Організація аналітичного обліку характеризується наступним:

1. Основні засоби обліковуються по кожному окремому об'єкту за встановленими обліковими групами та матеріально-відповідальними особами.

Об'єкт основних засобів - це:

- закінчений пристрій з усіма пристосуваннями і приладдям до нього; конструктивно відокремлений предмет, призначений для виконання певних самостійних функцій;

- відокремлений комплекс конструктивно з'єднаних предметів однакового або різного призначення, що мають для їх обслуговування загальні пристосування, приладдя, керування та єдиний фундамент, унаслідок чого кожен предмет може виконувати свої функції, а комплекс - певну роботу тільки в складі комплексу, а не самостійно;

- інший актив, що відповідає визначенню основних засобів, або частина такого активу, що контролюється установою.

2. В аналітичному обліку всі об'єкти основних засобів відображаються в цілих гривнях без копійок (вони списуються на видатки при придбанні за рахунок.

Для організації обліку та контролю за збереженням необоротних активів кожному об'єкту присвоюють інвентарний номер, який має 8 знаків:

- перші три цифри - номер субрахунку;

- четвертий номер означає підгрупу всередині субрахунку;

- останні чотири цифри означають порядковий номер у підгрупі.

Інвентарні номери прикріплюють до об'єктів на жетонах, або записуються на них незмивною фарбою. Ці інвентарні та номенклатурні номери записують у всіх документах по надходженню, переміщенню та вибутті об'єктів.

Інші матеріальні необоротні активи - це усі інші необоротні активи, що мають матеріальну форму і не ввійшли до переліку основних засобів і до яких встановлено спрощений, груповий або інший специфічний порядок обліку.

Обліковуються на рахунку 11 за економічно однорідними групами. До рахунку 11 відкриваються наступні субрахунки.

111 - "Музейні цінності і експонати зоопарків" (незалежно від вартості), крім предметів мистецтва та природознавства, старовини і народного побуту та експонатів наукового, історичного і технічного значення, які обліковуються в порядку, встановленому для обліку цих цінностей.

112 - "Бібліотечні фонди". Обліковуються бібліотечні фонди незалежно від їх вартості: наукова, навчальна, спеціальні види літератури та інші видання. Обліковуються за груповим обліком та номінальними цінами в гривнях і копійках. Витрати на ремонт та реставрацію книг на збільшення їх вартості не відносяться а списуються на видатки. Для їх аналітичного обліку відкривається одна інвентарна картка ф. № ОЗ-9, в якій облік ведеться тільки в грошовому виразі загальною сумою. Інвентарний облік ведеться в інвентарних книгах бібліотеки.

Відповідно до закону України "Про бібліотеки і бібліотечну справу" бібліотечні фонди - це упорядковане зібрання документів, що зберігаються в бібліотеці. Бібліотечні фонди формуються відповідно до значення, складу користувачів бібліотеки та виду бібліотеки як упорядковане зібрання документів.

113 - "Малоцінні необоротні матеріальні активи". До малоцінних необоротних матеріальний активів відносять такі предмети:

1) знаряддя лову (трали, неводи, сіті та ін.);

2) бензомоторні пилки, сучкорізи, троси для сплаву;

3) спеціальні інструменти та спеціальні пристосування (для серійного і масового виробництва певних виробів або виготовлення індивідуальних замовлень);

4) предмети виробничого значення вартістю до 1000 гривень включно за одиницю (комплект) без податку на додану вартість - робочі столи, верстаки, кафедри, парти та ін.; обладнання, що сприяє охороні праці; предмети технічного значення, які не можуть бути віднесені до робочих машин (світлокопіювальні рами та ін.);

5) предмети, призначені для видачі напрокат;

6) господарський інвентар вартістю до 1000 гривень включно за одиницю (комплект) без податку на додану вартість - предмети конторського та господарського облаштування, конторське обладнання, переносні бар'єри, вішалки, гардероби, шафи різні, дивани, столи, крісла, шафи та ящики вогнетривкі, друкарські машини, гектографи, шапірографи та інші ручні розмножувальні та нумерувальні апарати, переносні юрти, палатки (крім кисневих), ліжка (крім ліжок із спеціальним обладнанням), килими, портьєри, столовий, кухонний та інший господарський інвентар, а також предмети протипожежного значення - гідропульти, стендери, драбини ручні та ін; 7) інші малоцінні необоротні предмети, термін експлуатації яких більше одного року, а вартість за одиницю не перевищує 1000 гривень включно без податку на додану вартість, - телефони, обчислювальна техніка, пральні та швейні машини, холодильники та ін.

114 "Білизна, постільні речі, одяг та взуття". Ведеться груповий облік цих предметів за назвами, сортами, розмірами, цінами чи іншими характеристиками на карточках ф.ОЗ-9. Картки відкриваються на предмети одного найменування, близькі за розмірами, якістю матеріалу та ціною із зазначенням номенклатурного номера. Замість картки можна вести аналітичний облік в книгах кількісно-сумового обліку

ф. 296, 296-6.

Для обліку білизни, постільних речей, одягу, взуття використовують номенклатурні номери, що мають сім знаків:

- перші три означають субрахунок;

- четвертий підгрупу основних засобів;

- три останні означають порядковий номер у підгрупі.

При цьому предметам однієї назви, якості матеріалу, і ціни встановлюють однаковий номер. Його наносять спеціальним штампом з незмивною фарбою на цих предметах. При її змивання штамп поновлюють. Ці номенклатурні номери проставляються у всіх документах з руху цих предметів.

Предмети м'якого інвентарю відразу при прийнятті в склад маркуються спеціальним штампом, який містить назву установи. Він ставиться в такому місці, що не псує загального вигляду речі.

115 "Тимчасові нетитульні споруди". Обліковуються тимчасові нетитульні споруди, пристосування і пристрої, вартість яких передбачена в складі накладних витрат на будівництво. До них включають:

1) тимчасові нетитульні споруди, пристосування і пристрої, витрати на зведення яких включаються до собівартості будівельно-монтажних робіт;

2) сезонні дороги, тимчасові відгалуження лісовозних доріг і тимчасові будівлі у лісі (пересувні будиночки, котлопункти, пилкозаточувальні майстерні, бензозаправки та ін.).

116 - "Природні ресурси". Ведеться облік мінеральних копалин, нафтових свердловин, що належать установі.

117 - "Інвентарна тара".Обліковується наявність і рух Інвентарної тари (чанів, баків, засіків), торговельних шкафів і стелажів та інші.

118 - "Матеріали довгострокового використання для наукових цілей" ведеться облік матеріалів для науково-дослідних робіт, що використовуються неодноразово, або тривалий час, а також тих що є об'єктами наукових досліджень, а також дорогі матеріали одержані зі складу для реставрації та ремонту музейних цінностей, пам'яток архітектури.

119 - "Необоротні матеріальні активи спеціального призначення" (ті, що мають застосування тільки в окремих галузях).

Аналітичний облік в залежності від групи цих активів організується:

- за окремими об'єктами (субрахунки 113, 116,115,117);

- за групами однакових об'єктів (по всіх субрахунках);

- в цілому по субрахунку (рахунок 112 "Бібліотечні фонди");

- за матеріально відповідальними особами (у всіх випадках).

Інвентарні номери присвоюються іншим необоротним матеріальним активам крім: білизни, постільних речей, одягу, взуття. Цим активам присвоюється номенклатурні номери.

Ні інвентарних ні номенклатурних номерів не присвоюють бібліотечним фондам та матеріалам довгострокового використання.

В бухгалтерському обліку вартість необоротних активів ведеться в повних гривнях без копійок, які (копійки) при придбання списуються на видатки установи. За виключенням таких активів: 112 "Бібліотечні фонди", 113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи" , 114 "Білизна та постільні речі, одяг, взуття", 118 "Матеріали довгострокового користування" за якими облік ведеться в гривнях та копійках.

Всі необоротні активи, що знаходяться в установі, а також ті, що надходять закріплюються за матеріально-відповідальними особами, що призначаються наказом керівника установи і з якими укладається договір про повну матеріальну відповідальність.