Державний аудит - Дікань Л.В. - 11.4. Звітування за результатами аудиту ефективності діяльності

Заключним етапом аудиту ефективності діяльності є звітування за його результатами.

Процес звітування передбачає формулювання попередніх аудиторських висновків, обговорення їх з менеджментом підконтрольної організації, підготовку аудиторського звіту.

Звітуючи про результати аудиту, потрібно:

- повідомити про результати аудиту посадових осіб усіх рівнів влади;

- зробити результати аудиту більш зрозумілими та переконливими;

- забезпечити публічне обговорення результатів аудиту;

- сприяти подальшому дослідженню.

Усі робочі папери (інтерв'ю, документи щодо "вхідної конференції" у підконтрольній організації, документи з обговорення, аудиторські нотатки та звіти виїзного аудиту) мають бути використані для створення завершального документа.

Як правило, розрізняють чотири основні типи звітів з аудиту ефективності діяльності, що висвітлюють докази/факти матеріальних недоліків, а саме:

1) систематичні недоліки в одній підконтрольній організації;

2) порівняльне дослідження однієї функції у двох або більше організаціях;

3) недоліки в управлінні одним великим проектом;

4) недоліки в результативності на центральному рівні. Процес підготовки аудиторського звіту становить такий

ланцюг: критерії аудиту (що має бути?) аудиторські докази/ факти (що є?) аудиторські спостереження/відомості ("що є" порівняно з тим, "що має бути"), визначення причин та ефекту/наслідків підготовка аудиторських висновків та рекомендацій, оцінка практичності рекомендацій.

Аналіз аудиторських спостережень/відомостей веде до ідентифікації причин. Тому у фазі звітування при розгляді й опрацюванні аудиторських спостережень/відомостей аудитори повинні пам'ятати п'ять "С" ("5 С"): 1) критерії (criteria); 2) стан/умови (conditions); 3) причини (causes); 4) наслідки (consequences); 5) коригувальні дії (corrective action)1.

Висновки - це сукупність таких елементів:

1) критерії (тобто стандарти, щодо яких оцінюється адміністративна діяльність);

2) стан/умови (тобто те, що аудитор фактично побачив);

3) спостереження (тобто розбіжності між стандартами та реальністю);

4) причини (тобто чинники, що спричинили виникнення розбіжностей) ;

5) впливи/наслідки (тобто вплив розбіжностей).

Цінність висновків залежить безпосередньо від того, чи можуть вони переконати читача звіту. Переконливість спостережень/відомостей та висновків залежить від діапазону доказів/ фактів і глибини аналізу. Однак діапазон може заважати глибині аналізу. Це спричинює серйозні випробування аналітичних здібностей аудитора.

Важлива ознака аудиторського звіту - користь, яку він приносить для поліпшення управління й прийняття рішень у державному секторі, а також для підвищення ефективності використання коштів платниками податків.

Для досягнення загального порозуміння між аудитором та організацією, яка піддається аудиту, збалансованості та корисності звіту проводяться дискусії аудиторів із менеджерами цих організацій.

Стратегія дискусії з менеджментом полягає в тому, що аудитор повинен підготувати папери, які містять питання:

- на які зворотна відповідь менеджменту на звіт була критичною;

- внутрішнього контролю;

- з яких менеджмент і аудитори мають різні позиції; :

- з яких аудиторські висновки сформульовано на підставі інтерпретацій та припущень;

- з яких докази/факти були зібрані від третіх осіб (ЗМІ, Інтернет тощо).

Логічним завершенням аудиту ефективності діяльності є аудиторські рекомендації.

При підготовці рекомендацій аудитор повинен відповісти на такі основні запитання: що необхідно зробити? Чому це необхідно зробити? Де необхідно це зробити? Коли необхідно це зробити? Яким чином необхідно це зробити? Хто повинен це зробити?

Рекомендації, ґрунтуючись на відповідних висновках, мають бути:

- спрямовані на усунення основних причин виявленого недоліку або проблеми;

- зрозумілі, стислі та прості за формою, а також достатньо докладні за змістом для їх розуміння в разі, якщо вони розглядаються окремо;

- орієнтовані на вжиття конкретних заходів та адресовані організаціям і посадовцям, що відповідають за здійснення відповідних заходів і уповноважені на це;

- позитивні за тональністю та змістом;

- практичні, тобто такі, що можуть бути здійснені в реальний термін і враховують правові та інші обмеження;

- економічно ефективні, тобто витрати пов'язані з їх виконанням не повинні перевищувати одержувану вигоду;

- орієнтовані на результати, які можна оцінити або виміряти;

- сформульовані так, щоб можна було перевірити їх виконання.

Рекомендації повинні бути досить конкретними, і разом з тим варто уникати зайвої деталізації. їх зміст залежить перш за все від поставлених цілей та одержаних результатів перевірки.

Перед тим, як вносити рекомендації до звіту, аудитор має пересвідчитися:

- який очікується вплив від реалізації рекомендацій;

- чи рекомендації є реальними для виконання;

- чи можливі потенційні ризики в разі реалізації рекомендацій;

- чи буде ефективним виконання рекомендацій з погляду витрат.

Рекомендації вносяться у звіт за принципом пріоритетності:

1) фундаментальні;

2) значущі;

3) ті, що заслуговують на увагу.

Досконалий звіт повинен відповідати таким критеріям:

o за змістом: повністю відображати процес аудиту, критерії, стан, причини, впливи/наслідки та висновки, а також містити чіткі рекомендації;

o за структурою: бути логічно і стилістично довершеним;

o за мовою: бути грамотним, стислим, логічним, вільним від невизначеності або двозначності;

o за формою: бути переконливим, об'єктивним, своєчасним та конструктивним.

Конструктивність аудиторського звіту можна продемонструвати на прикладі табл. 11.2і.

Таблиця 11.2. Приклад конструктивного звітування про результати аудиту ефективності діяльності

Якщо проект аудиторського звіту призначений для підконтрольної організації, то остаточний звіт - насамперед для парламенту та уряду.

Зважаючи на це, підконтрольна організація повинна отримати відповідні деталі щодо доказів/фактів, їх джерел, аналізу доказів/фактів для підтримання аудиторських спостережень/ відомостей та висновків для надання відповіді. Парламентарії ж більше зацікавлені у спостереженнях/відомостях, висновках та рекомендаціях.

Загальноприйнятою стала практика внесення до остаточного аудиторського звіту відповіді підконтрольної організації про результати розгляду проекту звіту.

Для врахування цих особливостей проект повинен готуватися як остаточний аудиторський звіт. У додатках до нього необхідно подати всю інформацію (вибірку, джерела доказів/ фактів, методи збору даних, аналіз доказів/фактів). Додатки можуть бути вилучені на завершальній стадії.

Звіти про аудит ефективності діяльності - складова звітності аудиторської установи про результати її роботи.

Таким чином, зроблені висновки є відображенням сформованої аудитором незалежної думки щодо ефективної діяльності організації, яка перевіряється. Вона складається з побаченої загальної картини результатів діяльності об'єкта перевірки, простежених тенденцій та виокремлених проблемних ділянок.

Наступним етапом процесу узагальнення результатів аудиту ефективності є ознайомлення керівництва організації, що перевіряється, з результатами проведеної перевірки. Це роблять для того, щоб отримати офіційну думку керівництва організації, яка перевіряється, щодо висновків та рекомендацій за результатами перевірки, а також інформацію про заходи, які об'єкт перевірки має намір здійснити для виконання запропонованих рекомендацій, пропозицій і висновків.

З цією метою член Рахункової палати, відповідальний за проведення перевірки, має направити підготовлені групою аудиторів висновки та рекомендації керівництву об'єкта перевірки не менше ніж за два місяці до встановленого терміну подання звіту про результати перевірки на розгляд колегії Рахункової палати та запропонувати надати письмово відповіді на них із зазначенням:

- зобов'язання розробити та вжити необхідних заходів відповідно до цієї рекомендації;

- причини незгоди з висновками або запропонованою рекомендацією;

- причини неможливості вжити відповідних заходів за цією рекомендацією у визначений термін.

Складання звіту є другим етапом процесу звітування. Відповідно до стандартів INTOSAI, які застосовуються в роботі аудиторів Рахункової палати, звіт - це документ, який містить висновок та зауваження аудитора щодо констатації фактів, виявлених під час контролю ефективності результатів роботи об'єкта перевірки.

Звіт про результати перевірки ефективності становить зазвичай значний інтерес для законодавчих і виконавчих органів державної влади, а також громадськості. Розрізняють п'ять основних категорій зацікавлених осіб:

- ті, хто визначають обсяг коштів;

- ті, хто розподіляють кошти;

- ті, хто виділяють кошти;

-~ ті, хто використовують кошти;

- ті, хто отримують користь від цих коштів.

Загалом ці категорії виражаються у вигляді трьох суб'єктів фінансових інтересів, а саме: держави, як головного розпорядника коштів, що встановлює обсяг коштів, визначає напрями їх витрачання та джерела отримання цих коштів; підприємства й організації, як одержувачі і користувачі державних коштів; та громадськість, як основного одержувача і споживача всіх благ, які є результатом використання державних коштів.