Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 р. визначає функції дипломатичних представництв з позиції міжнародного права. До них належать такі:
1) представництво акредитуючої держави в державі перебування;
2) захист у державі перебування інтересів акредитуючої держави та її громадян у межах, що допускаються міжнародним правом;
3) ведення переговорів з урядом держави перебування;
4) з'ясування всіма законними засобами умов і подій у державі перебування та повідомлення про них уряду акредитуючої держави;
5) заохочення дружніх відносин між акредитуючою державою і державою перебування та розвиток їх взаємовідносин у сфері економіки, культури і науки (ст. 3).
Крім того, дипломатичні представництва можуть виконувати консульські функції, 3 цією метою в них створюються консульські відділи.
У міжнародному праві акредитуючою державою називається та, яка направляє в іншу державу своє дипломатичне представництво. А держава, у якій розміщено дипломатичне представництво, іменується приймаючою державою, або державою перебування.
Перша й основна функція дипломатичного представництва - представляти акредитуючу державу в державі перебування. Решта функцій дипломатичного представництва взаємопов'язана і взаємодіє з цією основною функцією.
8.3.2. Глава і персонал дипломатичного представництва
Глава дипломатичного представництва е єдиною офіційною особою акредитуючої держави, яка представляє її з усіх питань у приймаючій державі. Він також є старшим посадовцем акредитуючої держави щодо всіх інших можливих представників цієї держави в державі перебування.
У міжнародному праві існує класифікація старшинства дипломатичних представників (агентів). До XIX ст. чіткої класифікації дипломатичних агентів не було, що призводило іноді до зіткнень і відвертих скандалів під час офіційних заходів. Щоб уникнути цього, Віденський протокол 1815 р. встановив такі три класи дипломатичних агентів: 1) посол і папський легат, або нунцій; 2) посланник; 3) повірений у справах. Аахенський протокол 1818 р. доповнив цю класифікацію класом міністра-резидента, який посів позицію між посланником і повіреним у справах. Проте цей клас не прижився і Віденська конвенція про дипломатичні зносини 1961 р. використовує триланкову класифікацію.
Відповідно до ст. 14 цієї Конвенції глави дипломатичних представництв поділяються на такі класи: 1) послів і нунціїв, що акредитуються при главах держав; 2) посланників та інтернунціїв, які акредитуються при главах держав; 3) повірених у справах, що акредитуються при міністрах закордонних справ.
Відмінності в класі глав дипломатичних представництв не повинні виявлятися інакше, ніж відносно старшинства й етикету.
Клас повірених у справах не слід плутати з посадою тимчасового повіреного у справах, який виконує обов'язки глави дипломатичного представництва на період його відсутності (хвороба, відрядження, відпустка).
Класи глав дипломатичних представництв - сфера регулювання нормами міжнародного права. Крім класів, існують також дипломатичні ранги, які мають глави дипломатичних представництв і дипломатичний персонал посольств, консульств і представництв держав при міжнародних організаціях. Дипломатичні ранги - це службові звання старшинства дипломатів, є сферою внутрішньодержавного права. Кожна держава має власну систему дипломатичних рангів, що встановлена у внутрішньому праві. В Україні виокремлюють такі дипломатичні ранги, встановлені Законом України "Про дипломатичну службу" від 20 вересня 2001 p.: Надзвичайний і Повноважний Посол; Надзвичайний і Повноважний Посланник першого класу; Надзвичайний і Повноважний Посланник другого класу; радник першого класу; радник другого класу; перший секретар першого класу; перший секретар другого класу; другий секретар першого класу; другий секретар другого класу; третій секретар; аташе.
Вищі дипломатичні ранги (посла і посланника) зазвичай надаються главою держави, інші - міністром закордонних справ. Ранг аташе присвоюється, як правило, випускникам інститутів і факультетів міжнародних відносин під час вступу на службу у відомство зовнішніх зносин. Цей ранг не слід плутати з посадою військового, морського і повітряного аташе, які є представниками військового відомства держави, яка їх призначила, й отримують акредитацію при військовому відомстві держави перебування. Одночасно ці співробітники виконують функції військових радників керівника дипломатичного представництва.
Процедура призначення глави дипломатичного представництва регулюється як нормами міжнародного, так і внутрішньодержавного права.
Згідно з положеннями Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 p., акредитуюча держава повинна направити приймаючій державі запит про її згоду на призначення особи, зазначеної в запиті, на посаду глави дипломатичного представництва. У запиті подаються біографічні дані такої особи, її посадовий і сімейний стан, причому інформація повинна бути абсолютно точною і лаконічною. Позитивна відповідь приймаючої держави означає надання агреману (від фр. agrement - згода) на ухвалення особи як глави дипломатичного представництва. З цієї миті кандидат вважається persona grata - бажаною особою у приймаючій державі. Негативна відповідь на запит означає відмову в агремані, а кандидат визнається persona non grata (небажаною особою). При цьому приймаюча держава має право не мотивувати свою відмову. Вся процедура, пов'язана з отриманням агреману, має конфіденційний характер.
Після отримання агреману в урядовій пресі, як правило, друкується оголошення про призначення керівника дипломатичного представництва. В Україні такі призначення здійснює Президент, у зв'язку з чим у газетах "Урядовий кур'єр" і "Голос України" публікується Указ Президента України про призначення відповідної особи Надзвичайним і Повноважним Послом України в певній державі.
Перед виїздом до нового місця служби глава дипломатичного представництва отримує вірчу грамоту, підписану главою акредитуючої держави й адресовану главі приймаючої держави. Текст цього документа свідчить про те, що її володарю належить "вірити" як офіційній особі, котра представляє свою державу в усіх зносинах із державою перебування.
Глава дипломатичного представництва вважається таким, що приступив до виконання своїх функцій у державі перебування, залежно від існуючої в цій державі практики, яка повинна застосовуватися одноманітно. Більшість держав, включно з Україною, дотримується практики, що глава дипломатичного представництва приступає до виконання своїх функцій з моменту вручення главі приймаючої держави або особі, що її заміщає, своїх вірчих грамот. У деяких країнах глава дипломатичного представництва вважається таким, що приступив до виконання своїх обов'язків, з моменту повідомлення про своє прибуття і подання завірених копій вірчих грамот у міністерство закордонних справ держави перебування.
Деякі держави з метою економії коштів використовують практику кумуляції {поєднання) дипломатичного представництва, тобто акредитації однієї особи як глави представництва в іншій або декількох державах одночасно за згодою на це приймаючих держав. Так, Надзвичайний і Повноважний Посол України у Фінляндії за кумуляцією виконує також функції глави дипломатичного представництва України в Ісландії, а Надзвичайний і Повноважний Посол України в Грецькій Республіці - в Республіці Албанія. Часто практику кумуляції держави використовують і щодо міжнародних організацій. Наприклад, глава дипломатичного представництва якоїсь держави у Франції одночасно призначається офіційним представником цієї держави при ЮНЕСКО, оскільки місцеперебування цієї організації - Париж.
Глава дипломатичного представництва виконує покладені на нього міжнародним і внутрішньодержавним правом обов'язки до припинення своїх офіційних функцій, що має місце в таких випадках:
1) відкликання його акредитуючою державою (більшість держав широко використовує практику ротації керівників дипломатичних представництв);
2) оголошення його persona non grata (відбувається це через діяльність, несумісну зі статусом дипломата);
3) розриву дипломатичних відносин між державами;
4) війна між акредитуючою і приймаючою державами;
5) припинення існування акредитуючої і приймаючої держави (або однієї з них) як суб'єктів міжнародного права (наприклад, так було в 1991 р. з НДР і СРСР).
Документом, що оформляє припинення функцій глави дипломатичного представництва, є відзивна грамота, яке вручається главі приймаючої держави дипломатом, який відкликається, або його наступником.
Для виконання функцій дипломатичне представництво мас необхідний персонал. Відповідно до ст. 11 Віденської конвенції про дипломатичні зносини 1961 р. за відсутності угоди про чисельність персоналу представництва держава перебування може запропонувати чисельність персоналу, яку вона вважає розумною і нормальною, враховуючи обставини й умови, що існують у державі перебування, та потреби представництва. Хоча оптимальний варіант вирішення проблеми чисельності дипломатичного персоналу - це угода між акредитуючою і приймаючою державами. Зазвичай чисельність персоналу залежить від рівня відносин між державами і може коливатися від декількох осіб до багатьох десятків співробітників.
Весь склад співробітників дипломатичного представництва поділяється на три групи: 1) дипломатичний персонал; 2) адміністративно-технічний персонал; 3) обслуговуючий персонал.
Дипломатичний персонал - це особи, які мають дипломатичні ранги. Члени дипломатичного персоналу представництва в принципі повинні бути громадянами акредитуючої держави. В деяких випадках громадяни держави перебування або третьої держави можуть бути призначені на дипломатичну посаду, але тільки з відома приймаючої держави.
До адміністративно-технічного персоналу належать економісти, бухгалтери, завідувачі канцелярій, діловоди, друкарки, перекладачі та інші співробітники, які виконують адміністративну або технічну роботу.
Обслуговуючий персонал складається з шоферів, ліфтерів, двірників, садівників, кур'єрів та інших осіб, які виконують обов'язки з обслуговування дипломатичного представництва.
До адміністративно-технічного й обслуговуючого персоналу можуть входити як громадяни акредитуючої держави, так і місцеві громадяни.
Міністерство закордонних справ приймаючої держави повинне своєчасно інформуватися про всі призначення і зміни у складі персоналу дипломатичного представництва.
Держава перебування у будь-який час може визнати главу дипломатичного представництва або іншого співробітника персоналу небажаною особою (persona non grata), причому ця держава не зобов'язана аргументувати своє рішення. Якщо такий співробітник не залишить в установлений строк державу перебування, то він розглядатиметься як приватна особа, а не член персоналу дипломатичного представництва.
8.3.4. Дипломатичні привілеї та імунітети
8.4. Торгові представництва
8.5. Представництва держав при міжнародних організаціях
8.6. Привілеї та імунітети міжнародних організацій і їх персоналу
8.7. Спеціальні місії
8.8. Запобігання злочинам проти осіб, що користуються міжнародним захистом
8.9. Консульства
8.9.1. Поняття і види консульських установ
8.9.2. Глава і персонал консульської установи