Інформаційні технології в організації бухгалтерського обліку та аудиту - Івахненков С.В. - Мережеві технології в організації роботи облікового апарату

Однією з важливих проблем в організації бухгалтерського обліку є встановлення належних інформаційних зв'язків між працівниками бухгалтерії, між бухгалтерією й оперативними підрозділами підприємства, між працівниками бухгалтерії і зовнішнім світом.

Об'єднання бухгалтерських даних за допомогою традиційних засобів зв'язку (пошта, кур'єр, телетайп, телефон) не ефективне і не дешеве. В умовах використання комп'ютерно-комунікаційної форми обліку альтернативним засобом може стати Internet, і, зокрема, електронна пошта. З погляду користувача електронна пошта дуже схожа на звичайну, але пересилає повідомлення електронними каналами зв'язку. Перевагами електронної пошти е секретність, низька вартість і висока функціональність, а також коротший час підготовки листів, висока швидкість доставки, можливість приєднувати до листа файли і відправляти один лист

Рис. 4.22. Побудова структури облікового апарату і локальної мережі бухгалтерії промислового підприємства

багатьом користувачам одночасно, прискорення контактів, без паперове діловодство. Про переваги електронної пошти свідчить досвід компанії " Microsoft", котра встановила у своїй штаб-квартирі комп'ютерну мережу, додавши до неї систему електронної пошти [39, с. 238]. Це дало можливість кожному працівникові зв'язуватися безпосередньо з виконавчим директором, який, отримавши повідомлення, намагається відповісти на нього в той самий день. Інший ефективний засіб комунікації — електронні дошки об'яв, що можуть створюватись як за допомогою електронної пошти, так і на базі Web-вузлів.

Більш ефективно організувати взаємодію працівників дозволяють мережі Intranet. Мережею Intranet називають Internet у межах одного підприємства. Оскільки в цьому разі мережа належить одній фірмі або окремому підрозділу і перебуває під їхнім контролем, то її робота, на відміну від Internet, суворо регламентується. Завдяки цьому гарантується безпека даних. Усі комп'ютери в межах однієї Intranet відомі, а кожний користувач має строго визначені права доступу.

Термін "інтрамережа" (Intranet) надзвичайно швидко поширився в комп'ютерному світі, коли підприємства виявили, що вони можуть створювати власні, окремі мережі, які базуються на технологіях і стандартах, застосовуваних в Internet. Використовуючи такі відкриті технології, підприємство може майже миттєво надавати своїм співробітникам інформацію незалежно від того, де (територіально) ці працівники перебувають, причому такий спосіб передачі інформації найбільш дешевий з усіх можливих.

Пошук внутрішньої інформації справді необхідний бухгалтерам. Наприклад, великому числу працівників постійно необхідні курси валют, отже, бухгалтер підприємства зобов'язаний щодня повідомляти цей курс усім зацікавленим особам, а вони зобов'язані ці дані зберігати. Прайс-листи сьогодні оновлюються дуже часто. Працівники, котрі безпосередньо здійснюють торгові операції, мають актуальну копію прайс-листа. Але технічні спеціалісти, які обслуговують клієнтів, часто таких прайс-листів не мають; продавці можуть не знати деяких технічних характеристик товару.

Публікація документів в Intranet є найбільш рентабельним і швидким способом серед'усіх засобів електронної взаємодії. Кожний працівник, котрий має відповідним чином настроєний АРМ, може читати документи, підготовлені в певному форматі і розміщені на сервері Intranet. Створивши Intranet, підприємство може по мірі необхідності змінювати зміст опублікованих у ній документів з дуже невеликими додатковими витратами. Якщо на підприємстві немає Intranet, виникає необхідність змінити і скоригувати зміст розісланого користувачам електронного повідомлення, то доводиться надсилати кожному з них нове повідомлення. У поштовій скринці кожного користувача в такому разі має бути кілька версій електронного повідомлення.

Інший перспективний напрямок використання Internet-технологій — це створення в підрозділах підприємства так званих "команд" [39]. У світовій практиці менеджменту все більше компаній використовують у вигляді "будівельних кубиків" для своєї організації не окремих людей, а команди, тобто двох або більше людей, які спільно працюють над виконанням певного завдання. У разі застосування Intranet/Internet-технологій комунікація між членами команд значно спрощується.

Мережі Intranet корисні й у навчанні користувачів КСБО. Відділу інформаційних систем не доведеться витрачати час і гроші на підготовку та проведення безпосереднього навчання бухгалтерів прийомів роботи з КСБО. Одного навчального курсу й одного комплекту документації в електронній формі вистачить для всіх користувачів.

Підприємство без особливих витрат може з'єднати свою внутрішню мережу Intranet з Internet, після чого віддалені користувачі (наприклад, працівники, які перебувають у відрядженні, або клієнти) отримають можливість доступу до внутрішньої мережі через Internet. Такі об'єднані мережі дістали назву Extranet. Головна особливість організації мереж Extranet в тому, що в них велика увага приділяється забезпеченню конфіденційності інформації, яку передають, і аутентифікації користувачів, адже в них забезпечується зв'язок з особами, котрі перебувають поза підприємством. Підприємство може обмежувати доступ користувачів до документів, дозволяючи всім бажаючим переглядати одну частину документів, а іншу частину робити доступною тільки для певного кола користувачів. Можна також дозволити користувачам локальної мережі вихід в Internet, відкривши їм доступ до великого фонду інформації з практичними відомостями з будь-якої теми.

Extranet можна також використовувати для побудови мережевих бухгалтерських програмних систем. Для побудови КСБО, що базується на комп'ютерно-комунікаційній формі обліку, слід використовувати мову програмування Java та прийнятий в Internet протокол обміну даними TCP/IP. У цьому разі облікова інформація, записана в єдиний журнал операцій бухгалтерської програми, надходить не лише з АРМ бухгалтерів, що підключені до локальної мережі підприємства, а й з локальних обчислювальних мереж відокремлених підрозділів і навіть з комп'ютерів окремих працівників (управлінців, консультантів, контролерів) через Internet (рис. 4.24).

Рис. 4.24. Структура розподіленої КСБО, що базується на Internet-технологіях

При організації серверу Intranet головного підприємства бухгалтери філій, представництв, співробітники, котрі працюють удома, управлінці, які перебувають у відрядженні або використовують інформацію з бухгалтерських програм, будуть працювати з базою даних системи через Internet. Такий підхід, що передбачає використання Internet-технологій для організації комп'ютерного бухгалтерського обліку, є досить новим. Отже, інтеграція Internet з корпоративними офісними та бухгалтерськими програмами — важливий напрям у розвитку інформаційних систем підприємства.

Подальше удосконалення структурної побудови бухгалтерії викликане також і зміною в засобах побудови АРМ. Сучасні програмні продукти, такі як "1С: Бухгалтсрия 7.7", дозволяють будувати структуру бухгалтерії на основі "віртуальних" АРМ [23]. Віртуальне АРМ — це реалізація правил ведення обліку за допомогою функцій програми і прав доступу користувача до бази даних. Те й інше налагоджує спеціаліст у робочому порядку без програмування. Для зміни технології обліку необхідно перебудувати віртуальні АРМ, яких торкається ця зміна, або створити нові. Віртуальні АРМ не потребують додаткового апаратного забезпечення, внаслідок чого витрати від зміни інформаційної технології зводяться до мінімуму. Набір необхідних працівникові програмних функцій, реалізованих у віртуальних АРМ, може змінюватися. Наприклад, коли спеціаліст з обліку виробничих запасів тимчасово заміщає касира, його АРМ одразу ж перебудовується для виконання додаткових функцій. Бухгалтер отримує доступ до всіх кореспонденцій за рахунком ЗО "Каса", до касових звітів разом з рахунками й операціями з обліку матеріалів. За такої організації праці в разі необхідності не потрібно одночасно використовувати кілька окремих АРМ з конкретних ділянок обліку. Система стає більш гнучкою.

Використання комп'ютерних мереж дозволило різко зменшити чисельність управлінців середнього рівня і впровадити новий тип організаційних структур бізнесу — мережевий (див. п. 1.2). Така побудова організацій та підприємств суттєво змінює і структуру облікового апарату. Застосування трьох програмно-апаратних частин: а) Internet-технологій; б) віртуальних АРМ; в) якісних ліній зв'язку дозволяє для аудиторів (у т. ч. внутрішніх) перейти до роботи поза межами підприємства. При цьому робочий колектив бухгалтерії в разі підключення комп'ютерів до Internet може бути розподілено по великій території. Це відкриває широкі можливості для залучення експертів з інших підприємств, спеціалізованих фірм, а також використання працівників, які працюють за сумісництвом удома, що зменшує витрати на оренду приміщення, електроенергію, воду, опалення тощо.