Контрольно-ревізійна діяльність - Живко 3.Б. - 5. Порядок складання основного акта ревізії

Завершальним етапом ревізії є узагальнення, розгляд і реалізація результатів ревізії.

Узагальнення результатів ревізії передбачає їх систематизацію і групування. Результати ревізії оформляються актом ревізії, який має відповідати таким вимогам.

В акті ревізії записують порушення, недоліки або позитивні сторони діяльності підприємства, яке підлягало перевірці. Акт ревізії є підставою для прийняття рішень за встановленими порушеннями і недоліками, а також розроблення заходів щодо усунення останніх. Від кваліфікованого висвітлення й узагальнення в акті фактів встановлених порушень і недоліків залежить якість ревізії.

Узагальнити нагромаджений матеріал - значить зробити висновок, показати основні наслідки.

Узагальнення матеріалів ревізії - основний і найбільш складний етап роботи ревізора. Він має з великої кількості фактів і випадків відібрати основні, реальні й документально обгрунтовані.

Протягом перевірки ревізор у робочих зошитах (журналах, щоденниках або на окремих аркушах паперу) нагромаджує й систематизує в певному порядку матеріали й факти, які підлягають узагальненню і включенню в основний акт ревізії. На полях зошита чи журналу відмічається, до якого розділу акта вони мають бути віднесені. Матеріали ревізії слід групувати відповідно до розділів акта ревізії та за однорідними ознаками у відомостях порушень (порушення касових, розрахункових, виробничих та інших операцій).

Факти порушень правової, розрахункової, касової, кредитної, фінансової дисципліни записуються в акт ревізії тільки на підставі перевірених даних, підтверджених оригіналами документів підприємства, яке ревізується.

Висока якість ревізії може бути забезпечена глибоким дослідженням роботи підприємства, старанною обробкою і систематизацією матеріалів. За всіма випадками порушень слід вказувати номери і дату відповідних первинних документів і облікових регістрів, характер порушення, посади і прізвища винних осіб. Виявлені факти викладаються в акті об'єктивно, при цьому всі записи мають бути простими і доступними для сприйняття.

Додатками до основного акта ревізії можуть бути певні документи:

Частковий (проміжний) акт може бути складено за окремим підприємствами, відділами, за результатами ревізії каси, фінансових результатів, інвентаризації матеріальних цінностей і у тих випадках, коли за встановленими фактами слід вжити невідкладних заходів.

Разові акти складають під час перевірок стану складського господарства, розрахунків з покупцями й замовниками, використання робочого часу й трудових ресурсів тощо.

Письмові пояснення дають відповідальні особи в разі заперечень або зауважень за фактами порушень чи зловживань, викладених в акті ревізії.

Довідки можуть бути складені як ревізуючими, так і фахівцями, які беруть участь у ревізії підприємства. За результатами відомчих перевірок, що проводяться вищестоящими організаціями, складається доповідна записка, яка подається керівнику, від імені якого проводилася ревізія, а копія - керівнику підприємства, де було здійснено ревізію.

5. Порядок складання основного акта ревізії

Результати ревізії оформляють актом. Оформлення результатів ревізії - найважливіший етап ревізійної роботи. Від правильного оформлення матеріалів ревізії залежить своєчасне усунення недоліків і порушень, виявлених під час ревізії.

Акт - важливий документ ревізії. За його змістом можна зробити висновок не тільки про наслідки ревізії, а й про якість роботи ревізора, його ерудицію та рівень кваліфікації.

Правильно складений акт ревізії має містити тільки ті недоліки й порушення фінансово-господарської діяльності підприємства, які обґрунтовані конкретними фактами й документами.

Акт ревізії - не лише перелік допущених порушень і окремих незаконних операцій. Він є підставою для формування висновків про роботу підприємства як у цілому, так і окремих його частин. Він є також матеріалом для оцінювання якості роботи керівника, головного бухгалтера та інших управлінців.

До акту не слід вносити узагальнюючі констатації, безпідставні твердження. Усі факти слід викласти конкретно, з посиланням на документи, із зазначенням суми збитків і винних осіб. Акт не повинен виражати особисті погляди ревізора, його суб'єктивну оцінку дій посадових осіб. В акті мають відображатися тільки факти, на підставі яких можна зробити відповідні висновки.

В акті не подається юридичної кваліфікації діянь і вчинків, передбачених Кримінальним кодексом. Приміром, ревізор не повинен давати таких оцінок, як "зловживання службовим становищем", "перевищення влади", "злочинна діяльність", "привласнення коштів" тощо. Подібні оцінки належать до компетенції тільки судово-слідчих органів. Слід вживати приблизно такі оцінки: "порушення законів" - з поясненням, які закони порушені, "нестача" - із зазначенням її розміру й обставин, за яких її встановлено. Розкриваючи окремі факти нестач, слід зазначити характерну особливість встановленого факту, розмір шкоди, конкретних винних осіб, час і місце здійснення зловживання та ін. В акті роблять посилання на документи, що підтверджують факти порушень. В основному акт ревізії складається у двох примірниках, один з яких вручають керівнику контрольно-ревізійного підрозділу (КРУ, КРВ), другий - керівнику ревізованого підприємства для ознайомлення й підписання.

Акт підписують ревізор (ревізори), керівник і головний бухгалтер підприємства, а у разі необхідності - колишній керівник та головний бухгалтер, у період роботи яких мали місце порушення.

Якщо за матеріалами ревізії є підстава для притягнення винних до відповідальності згідно з чинним законодавством, то один примірник акта ревізії передають судово-слідчим органам.

Акт має бути підписаний керівництвом підприємства не пізніше трьох днів з дня його вручення. У такий же строк мають бути подані пояснення, а у випадку незгоди - заперечення відносно акта ревізії. У випадку незгоди зі змістом акта керівник і головний бухгалтер підприємства повинні підписати акт, але можуть представити письмові заперечення, які прикладаються до акта ревізії, про що ревізор робить запис в акті ревізії після його підписання. Акт має бути незаперечним, грамотно написаним, стисло, ясно відображати реальну дійсність.

До акта записуються факти порушень чинного законодавства, Указів Президента, постанов Верховної Ради, Кабінету Міністрів України, наказів, постанов, положень та інструкцій міністерств і відомств, які регулюють фінансово-господарську діяльність підприємств.

Зокрема, в акті ревізії слід вказати на факти недотримання Закону України "Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні" від 26 січня 1993 р. зі змінами і доповненнями до нього; Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІУ; Указу Президента України "Про заходи щодо підвищення ефективності контрольно-ревізійної роботи" від 27 серпня 2000 р. № 1031/2000; Постанови Кабінету Міністрів України від 6 вересня 2000 р. № 1398 "Про внесення змін до Постанови КМУ від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон"; постанови Правління Національного банку України від 04.06.1999 р. № 265 "Про внесення змін і доповнень до Порядку ведення касових операцій", наказу Міністерства фінансів України від 30.11.1999 р. № 291 "Про затвердження Плану рахунків бухгалтерського обліку та Інструкції про його застосування" тощо.

Крім керівника і головного бухгалтера підприємства, письмові пояснення дають інші посадові особи, які причетні до виявлених ревізією порушень чи зловживань. Ці пояснення додаються до матеріалів ревізії. Причому, достовірність пояснень посадових осіб ревізор старанно перевіряє й у 15-денний строк дає на підставі їх письмовий висновок, який підлягає затвердженню керівником контрольно-ревізійного підрозділу, що призначив ревізію.

В акті ревізії треба вказати, за який період проводиться ревізія (наприклад, "з 01.02.200_ р. по 01.02.200_.") і у який спосіб (суцільний чи вибірковий) перевіряють ті чи інші фінансово-господарські операції.

В акті ревізії виявлені факти порушень чи зловживань слід записувати так, щоб за кожним з них можна було відповісти на запитання: що порушено (Закон, наказ, постанова, положення, інструкція), із зазначенням суті порушення та пункту й параграфа нормативного акта; хто порушив (прізвище, ім'я, по батькові, посада); коли порушено (дата порушення); чим викликано порушення (причини чи умови, які викликали порушення); наслідки порушення (розмір матеріальної шкоди).

Планові й звітні дані, які мають місце в періодичній і річній звітності, до акта ревізії вносити не слід, оскільки підприємство за цими даними звітується перед вищестоящою організацією.

Якщо за результатами ревізії порушень не встановлено, а навпаки, виявлено передовий досвід, то він має стати надбанням інших підприємств. У такому разі ревізор доповідає про це керівнику, який призначив ревізію.

Акт ревізії є індивідуальним документом кожного ревізора зокрема.

У разі виявлення під час ревізії кримінальне караних дій посадових осіб ревізуючі зобов'язані негайно повідомити про ці дані керівнику підревізійного органу й передати слідчим органам відповідні матеріали для притягнення винних до відповідальності.

Підставою для записів у акті ревізії можуть бути тільки ті дані, які ретельно перевірені ревізором і підтверджені первинними документами, записами в регістрах бухгалтерського обліку, зустрічними перевірками фактичного здійснення операцій, результатами інвентаризацій грошових і матеріальних цінностей, матеріалами проведених контрольних обмірів виконаних робіт, лабораторних аналізів сировини, матеріалів і готової продукції, результатами проведених експертиз щодо перевірки якості продукції тощо.

Письмові пояснення посадових осіб у жодному разі не можуть бути підставою для записів у акті ревізії. Вони не можуть слугувати доказом привласнення коштів чи матеріальних цінностей, а тільки сприяють з'ясуванню причин і обставин порушень, підтверджених документами й обліковими записами.

В акті ревізії записують тільки підсумкові дані за кожним видом порушень з посиланням на відповідні додатки, підписані ревізуючим і головним бухгалтером підприємства, що ревізується.

В акті ревізії слід записувати тільки питання, які мають принципове значення для роботи підприємства і лише суттєві недоліки і порушення, які потрібні для обгрунтування висновків і пропозицій.

Складання актів не слід відкладати на останні дні ревізії, а здійснювати послідовно, після вивчення окремих питань.

До акта ревізії додаються (крім вищевказаних документів):

- один примірник описів усіх інвентаризацій, які проведені під час ревізії;

- порівнювальні відомості результатів інвентаризацій, проведених під час ревізії;

- акти вибіркових перевірок правильності проведених інвентаризацій під час ревізії;

- відомості грошових нарахувань;

- пропозиції ревізуючих щодо поліпшення роботи та усунення недоліків.

Нижче наведено приблизну схему акта ревізії.

При цьому суцільним способом за весь період перевірено касові операції, грошові кошти в дорозі, операції з рахунків у банках, товарні втрати, розрахунки з підзвітними особами, резерв сумнівних боргів, власний капітал, розрахунки за податками і платежами, фінансові результати, витрати за елементами та витрати діяльності. Інші господарські операції перевірено вибірковим способом.

Під час ревізії проведено повну інвентаризацію коштів, матеріальних цінностей і розрахунків з постачальниками, покупцями, дебіторами і кредиторами. Довідки про проведені інвентаризації та їх результати прикладаються до акта ревізії.

Розділ 2. Перевірка виконання рішень за результатами попередньої ревізії.

Розділ 3. Ревізія коштів, розрахунків та інших активів.

Розділ 4. Ревізія основних засобів, нематеріальних активів та інших необоротних активів.

Розділ 5. Ревізія товарно-матеріальних цінностей та інших запасів.

Розділ 6. Ревізія власного капіталу та забезпечення зобов'язань.

Розділ 7. Ревізія довгострокових зобов'язань.

Розділ 8. Ревізія розрахунків з постачальниками, з бюджетом і з оплати праці.

Розділ 9. Ревізія доходів і фінансових результатів.

Розділ 10. Ревізія витрат за елементами і собівартості реалізації.

Розділ 11. Перевірка стану обліку та звітності.

Розділ 12. Перевірка заходів щодо забезпечення збереження суспільної власності.