Процес ведення бухгалтерського обліку на підприємстві представляє собою сукупність інформаційних і контрольно організаційних операцій. До інформаційних відносяться операції збирання, реєстрації, передачі, зберігання і обробки даних. Контрольно-організаційні операції, пов'язані з контролем і використанням одержаної в результаті виконання інформаційних операцій, які складають найбільшу питому вагу у діяльності бухгалтерського апарату, та є відображенням об'єкту бухгалтерського обліку, як функціональної управлінської роботи.
Інформаційні операції звітного процесу поділяються на дві нерозривно пов'язані стадії.
Перша, яка називається первинним звітом, включає операції збирання, реєстрації і передавання звітних даних. Друга стадія, яка включає операції зберігання і обробку звітних даних, може бути визначена, як систематизація і узагальнення даних первинного звіту.
Завдання обліку витрат на виробництво інформаційно пов'язані з суміжними дільницями обліку і підсистемами АСУП. Лише незначна за обсягом вихідна інформація формується на основі первинних документів.
Отже, умовами функціонування АРМ бухгалтера обліку витрат на виробництво є формування на машинних носіях необхідної вихідної інформації, яка виникає при вирішенні завдань з обліку основних засобів, матеріальних цінностей, заробітної плати, фінансово-розрахункових операцій, готової продукції, її відвантаження і реалізації. Вказана інформація має представлятися єдиною базою даних бухгалтерських записів, які формуються у відповідності з вимогами, АРМ бухгалтера з обліку витрат.
Зв'язок з другими підсистемами АСУП передбачає використання інформації:
- нормативної бази АСУП в частині нормативів на деталь, виріб;
- підсистеми "Техніко-економічне планування" в частині планових відсотків непрямих витрат до базових статей;
- підсистеми "Управління якістю" в частині даних про кількість забракованої продукції;
- підсистеми "Оперативне управління основним виробництвом" в частині одержання даних про залишки незавершеного виробництва на 1-е число кожного місяця.
Завдання АРМБ обліку витрат на виробництво пов'язані між собою через єдину базу даних бухгалтерських записів в частині використання (передавання) інформації про бухгалтерські записи за синтетичними рахунками обліку, які формуються автоматично в процесі рішення завдань.
Схематичне зображення інформаційних зв'язків АРМБ з обліку витрат на виробництво подано на рис. 8.1.
Рис.8.1. Схема інформаційних зв'язків АРМБ з обліку витрат на виробництво
Організація процесу обліку витрат на виробництво представляється у вигляді деякої системи робочих місць, яка відображає їх взаємодію при здійсненні реалізації облікових функцій. Б цю схему повинні входити робочі місця робітників, функціональні обов'язки яких в будь-якій мірі пов'язані з веденням бухгалтерського обліку. До них слід віднести не тільки осіб, які здійснюють документування, систематизацію і узагальнення інформації, її використання при виконанні функцій бухгалтерського обліку, але технічний персонал, який забезпечує оформлення документів їх архівування, відображення і тому подібне.
На робочих місцях працівників бухгалтерії обліку витрат на виробництво весь комплекс робіт пов'язаний з веденням бухгалтерського обліку в той час як для іншого персоналу функції пов'язані з бухгалтерським обліком, не основні і займають лише частину їх часу.
Аналіз показав, що організація АРМ для такої категорії персоналу цілеспрямована лише при умовах використання АРМ для виконання його основних функцій.
Найбільш раціональним є поділ АРМ бухгалтера на ІІ - ї категорії, що схематично подано на рис.8.2.
Рис. 8.2. Структурна схема організації АРМБ з обліку витрат на виробництво
Цільова функція обліку витрат на виробництво, виявлення і усунення недоліків організації виробництва і матеріально-технічного забезпечення, направлені на максимальну економію матеріальних і трудових витрат, підвищення продуктивності праці.
АРМБ обліку витрат на виробництво І категорії призначено для формування і підготовки первинної інформації, яка формується безпосередньо на місцях виникнення інформації. АРМБ вирішує завдання обліку витрат на виробництво, які стосуються підрозділів, дозволяє організувати систематичне своєчасне виявлення відхилень від нормальних умов, а також вести оперативний облік і здійснювати внутрішній аудит.
З допомогою АРМБ II категорії контролюється інформація, яка одержана з інформації 1 категорії, вирішуються регламентні і запитні завдання з обліку витрат на виробництво загалом по підприємству.
АРМБ III категорії призначено для аналізу роботи структурних підрозділів і підприємства в цілому, узагальнення зведених даних витрат на виробництво, здійснення оперативного контролю за використанням трудових, матеріальних і грошових засобів, організації внутрішнього аудиту.
Комплекс завдань АРМБ обліку витрат на виробництво реалізується з допомогою директив, об'єднаних в меню. Вирішення завдань побудовано на використанні трьохрівневого меню.
ІІІ-й рівень передбачає додаткові послуги: перевірку достовірності даних, виявлення резервів, фінансове прогнозування майбутньої діяльності підприємства. Якщо АРМ має спеціальну функцію, то стає можливе виконання внутрішнього і зовнішнього аудиту.
Внутрішній аудит в умовах автоматизованого оброблення облікових даних виконують за такими основними напрямами:
- контрольна функція;
- перевірка рівня досягнення програмних цілей, поставлених перед підприємством;
- відповідність доречності проставлених кореспонденцій рахунків господарським операціям;
- відповідність даних вибіркових інвентаризацій фактичним даним;
- відповідність підсумкових даних;
- виявлення відхилень від установлених нормативних даних;
- аудиторське підтвердження достовірності інформації, що міститься в бухгалтерській звітності;
- оцінка діяльності підприємства;
- моделювання облікового процесу з мстою отримання потрібної інформації для управління підприємством;
- імітація облікових даних для планування і прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.
Зовнішній аудит облікових даних в умовах автоматизованого опрацювання (оброблення) забезпечує:
- відповідність звітних даних прийнятому принципу відображення даних у звітності;
- застосування всіх прийомів, використовуваних у внутрішньому аудиті;
- надання додаткових аудиторських послуг з оцінювання та прогнозування фінансово-господарської діяльності підприємства.
Меню першого рівня утримує директиви, які дозволяють виконувати загрузку комплексу програм, а також виконання директиви функціонального призначення. Структура директив 1-го рівня наступна:
o Первинна інформація
* Нормативно-довідкова інформація
* Вихідна інформація
o Ведення інформаційної бази
При наборі функції "первинна інформація" на II рівні меню відображає перелік вхідної інформації.
Бухгалтерська довідка
На III рівні меню відображає структуру бухгалтерської довідки. Бухгалтерська довідка необхідна для здійснення документального відображення записів, записів які найшли відображення в других системах обліку. На Ш рівні меню бухгалтер пореквізитно заповнює бухгалтерську довідку.
Таблиця № 3. Бухгалтерська довідка
Нормативно-довідкова інформація на II рівні меню складається з наступного переліку:
o Довідник планових відсотків непрямих витрат
o Довідник непрямих витрат на деталь, виріб, замовлення, вид послуг
o Довідник допустимості кореспонденції рахунків
o Довідник кошторисних асигнувань на обслуговування виробництва і управління
o Довідник планової собівартості продукції
o Довідник причин відхилень від норм.
Довідник планових відсотків непрямих витрат необхідний для оцінювання незавершеного виробництва, допоміжного виробництва, для визначення частки накладних витрат на виріб, замовлення, вид послуг. На III рівні меню - довідник має таку структуру: стаття витрат розрахункова, стаття витрат базова, структурний підрозділ, процент або кошторисна ставка.
Довідник нормативних витрат на деталь, виріб, замовлення, вид послуг необхідний для визначення нормативних витрат продукції (послуг). Довідник має наступну структуру: код виробу (калькуляційна одиниця), структурний підрозділ, стаття витрат, одиниця виміру, кількість, сума.
Довідник допустимості кореспонденції рахунків необхідний для контролю проведених господарських операцій. Він має структури: основний рахунок, кореспондуючий рахунок, допустимість кореспонденції рахунків.
Для здійснення аналізу відхилень від нормальних умов роботи по непрямих розходах складається довідник кошторисних асигнувань на обслуговування виробництва і управління. При наборі даного довідника на ПІ рівні меню відображається структура довідника: структурний підрозділ, основний рахунок, субрахунок, код аналітичного обліку, стаття витрат, лімітування статті, витрати з початку року, витрати по місяцях.
Довідник планової собівартості продукції містить такі дані: код зведеного обліку, (виріб, вид послуг і т.д., назва виробу, вид послуг, стаття витрат, сума). Даний довідник використовується для аналізу стану фактичних даних, а також для моделювання і прогнозування витрат на виробництво.
Довідник причин відхилень від норм розходу необхідний для ідентифікації причин, а також групування даних для прийняття управлінських рішень. Довідник має таку структуру: код причин відхилень від норм і найменування причин відхилень від норм.
При наборі функції "Ведення інформаційної бази" на II рівні відображаються режими роботи:
o Відновлення інформації
o Перезапис інформації для архівного зберігання
o Перезапис інформації в інші АРМБ і інформаційну систему АСУП
o Збереження бази даних
o Контроль про наявність інформації
Для здійснення розходів АРМБ по обліку витрат на виробництво необхідна інформація яка поступає з інших АРМБ і інформаційної системи АСУП. Для цього в АРМБ по обліку витрат на виробництво необхідно передбачити функцію "контроль про наявність інформації", яка дозволяє здійснювати аналіз поступаючої інформації і представити бухгалтеру відомості про недостатню інформацію або про помилки наявні в інформації, інформація представляється у вигляді повідомлення на екрані. Програмним шляхом контролюється кількість записів, переданих з інших АРМ, значимість показників, допустимість кореспонденції рахунків.
Відновлення, зберігання і перезапис інформації здійснюється аналогічно тому, шо було описано в інших АРМБ. Технологічний процес вирішення завдань на АРМБ з обліку витрат на виробництво здійснюються в такій послідовності.
На АРМБ по обліку витрат на виробництво І категорії здійснюються наступні роботи:
- ввід, контроль і друк вихідних даних на місцях їх виникнення;
- формування нормативно-довідкових даних на АРМБ з обліку витрат на виробництво;
- розрахунок нормативної собівартості незавершеного виробництва, нормативної собівартості готової продукції (видів послуг, товарів), нормативної собівартості бракованої продукції;
- формування даних з інших АРМБ, інформаційної системи і про фактичні витрати матеріальних цінностей, заробітної плати і інших прямих витрат;
- групування витрат по місцях їх виникнення: по рахунках 20, 23, 24, 25, 26, 28, 29,31,44;
- розподіл витрат за об'єктами обліку;
- визначення витрат за місяцями виникнення витрат;
- аудит витрат на виробництво по структурних підрозділах.
На АРМБ по обліку витрат на виробництво II категорії виконуються роботи: розподіл витрат по об'єктах обліку, в цілому на кредити:
- закриття рахунків 20, 23, 24,25,26,28,29, 31,44;
- формування реєстру аналітичного обліку по рахунках 20,23, 24, 25,26,28, 29,31,44;
- калькуляція собівартості продукції;
- розрахунок фактичної собівартості готової продукції, робіт і послуг;
- аудит витрат на виробництво загалом по підприємству. АРМБ з обліку витрат на виробництво III категорії вирішують такі
завдання:
- аналіз відхилень фактичних витрат від поточних норм, правильність віднесення витрат на відповідні вироби, замовлення, види послуг і т.д., виявлення причин і винуватців відхилень;
- складення звітності на рівні підприємства;
- моделювання витрат на виробництво;
- аудит господарської діяльності підприємства;
- вироблення і прийняття управлінських рішень по мобілізації внутрішніх резервів.
Після завершення розрахунків здійснюється відображення вихідної інформації. На II рівні в меню відображається перелік вихідної інформації:
o Відомість відхилень від норм фактичних витрат;
o Відомість аналітичного обліку по рахунках 24,25,26
o Оборотна відомість по рахунках 20,23,44
o Відомість визначення фактичної собівартості готової продукції
o Відомість аналізу втрат від браку
o Моделювання витрат на виробництво.
Для здійснення контролю і аналізу відхилень від норм за фактичними витратами матеріалів, заробітної плати по виробництву, з причин і винних осіб використовуються "відомість відхилень від норм фактичних витрат". В залежності від того яку інформацію необхідно одержати, бухгалтер (аудитор) вказує запит - рахунки 05,06,12,69, 70, а також, за який період необхідно одержати інформацію і в якому розрізі:
- по підприємству
- по структурному підрозділу
- по замовленню (виду послуг)
- по статті витрат
Після набору визначеного переліку бухгалтер відображає інформацію на екрані або друкуючому пристрої:
o Разом по рахунку
o Разом по статті
o Разом по коду винуватця
o Разом по коду причини
o Разом по структурному підрозділу
o Разом за кодом аналітичного обліку (замовленню, виду послуг і т.д.)
Аудитор при здійсненні аудиту витрат на виробництво має можливість проаналізувати по кожній статті відхилення від нормальних умов, виявити причини відхилень і подати пропозиції по удосконаленню використання засобів. Особливо важливо всі відхилення мати в процесі виконання робіт. Дана інформація дає можливість керівникам підприємства впливати на виробничий процес з метою економічного використання матеріальних, трудових і грошових засобів.
Для здійснення детального обліку, контролю і аналізу непрямих витрат бухгалтер або аудитор по мірі необхідності відображає на екрані або друкуючому пристрої "відомість аналітичного обліку". Інформація про непрямі витрати має суттєве значення в умовах функціонування підприємства в нових умовах господарювання. Тому важливо знати по мірі здійснення господарської діяльності стан використаних засобів і намічати шляхи по їх скороченню.
Аудитор або бухгалтер здійснює відображення інформації в залежності від потреб за наступними параметрами:
o По рахунку
o За кодом аналітичного обліку
o За статтями витрат
o По структурному підрозділу
o По підприємству.
Після набору визначного режиму відображення бухгалтер або аудитор вводить період, за який необхідно одержати дані і виробляє відображення вихідної інформації.
Таблиця № 4. Відомість аналітичного обліку по рахунку_ за період___
Для здійснення аналізу втрат від браку на підприємствах здійснюється відображення "Відомості аналізу втрат від браку". Дана відомість дає можливість аудитору здійснювати контроль з мстою недопущення невиробничих розходів.
В залежності від умов контролю (перевірки) бухгалтер або аудитор здійснює відображення інформації в розрізі: основного рахунку, коду аналітичного обліку (коду виробу, замовлення і т.д.), структурного підрозділу, підприємства в цілому.
Таблиця 5. Відомість аналіз втрати від браку за_
o Разом по субрахунку
o Разом по статті витрат
o Разом по об'єкту обліку (виробу, замовленню і т.д.)
o Разом по структурному підрозділу
o Разом по підприємству
Відомість відображає не тільки інформацію про витрати на браковану за звітний період продукцію, але і надає керівництву підприємства інформацію про втрати з початку року по об'єктах обліку.
Бухгалтер вибирає групування одержання інформації і необхідний період, відображає їх в діалоговому режимі.
Групування даних здійснюється за такими обсягами:
o за об'єктами обліку (замовленню, виробу і т.д.)
o за статями витрат
o за структурними підрозділами
o за підприємствами
o за рахунками
o за субрахунками
o за кодами аналітичного обліку.
Бухгалтер здійснює облік, аналіз, контроль на основі даних відомості, аналізує наявність незавершеного виробництва, динаміку за необхідний період. Крім того, бухгалтер аналізує відхилення витрат від нормативних дає пропозиції по удосконаленню розходу засобів по статтях і направленнях, тим самим впливаючи на кінцеві фінансові результати. В цілому по підприємству бухгалтер здійснює контроль по статтях витрат з виявленням причин відхилень і факторів, які впливають на їх виникнення.
Становлення ринкових відносин в нашій державі обумовлює необхідність удосконалювати господарський механізм і зокрема управління економічними процесами на підприємствах і об'єднаннях незалежно від форм власності. Важливе місце в системі управління ланками економіки - підприємством і їх підрозділами займає бухгалтерський облік і аналіз господарської діяльності.
Ці можливі функції управління забезпечують понад 40 % інформації, яка використовується керівниками і оперативними працівниками і майже вся інформація як подається в формі вищезгаданими органами і державним економічним органом.
Важливе місце посідає бухгалтерський облік і аудит в деревообробній промисловості. В складі матеріальних ресурсів, які використовуються на технологічні цілі велику питому вагу в деревообробній промисловості посідають ресурси. Ця особливість обумовлює необхідність удосконалення первинного обліку руху матеріальних цінностей і зокрема відпуску на виробництво і запуску у виробництво.
Як уже відмічалося, первинна фіксація витрат сировини за кожну зміну здійснюється записом в спеціальний журнал, але ж на практиці немає можливості стежити за своєчасністю і правильністю цих записів. Тому на нашу думку слід було б замість журналу фіксувати фактичні витрати сировини і основних матеріалів в спеціальних нагромаджувальних документах, які можна було б прикласти в якості первинних документів до звітів про рух сировини і матеріалів, що знаходяться під записом у майстра (бригадира, технолога). Було б доцільним фіксувати фактичні вихід готових виробів за кожну зміну, і не стільки як засіб контролю за збереженням цінностей, скільки для того, щоб мати інформацію про результати використання сировини і основних матеріалів.
Більше уваги слід було б приділити обліку і розподілу непрямих витрат. Варто було б вести облік витрат на утримання і експлуатацію машин і устаткування в підрозділах підприємства. Доцільно було б фіксувати в спеціальних журналах фактичну завантаженість окремих апаратів і обладнання з ним щоб можна було оцінити рівень ефективності їх використання. Крім цього це дало б змогу більш чітко і точно визначити фактичну участь конкретних видів обладнання в виробництві конкретних видів виробів, таким чином більш точно розподілити витрати на утримання і експлуатацію машин і механізмів в розрізі видів виробів.
На основі інформації про витрати сировини і матеріалів за кожну зміну в розрізі видів виробів в порядку викладеному вище і даних про вихід продукції за кожну зміну можна і необхідно аналізувати результати виробничого процесу за кожну зміну шляхом зіставлення фактичних даних з нормативними, виявляти відхилення і оперативно визначати причини відхилень, що дає можливість своєчасно впливати на хід того чи іншого процесу, використовувати в потрібному напрямку.
Фіксація виробничих активів і запуску сировини основних матеріалів на виробництво і вихід півфабрикатів і готової продукції з виробництва за кожну зміну створили б умови для залучення до аудиту результатів виробництва не тільки спеціалістів економічних і технологічних служб, але і безпосередніх виробників - майстрів, бригадирів і навіть робітників. Для цього в первинних документах в яких б фіксувалися дані про фактичний обсяг витрат сировини: основних матеріалів за кожну зміну і виходу продукції необхідно передбачити реквізити (норми, позиції) для відображення в них нормальних даних.
Вирішення цих та інших питань удосконалення первинного обліку є своєчасним ще і тому, що в недалекому майбутньому виробничий облік відділиться від фінансового, бо саме на виробництві потрібно обліковувати операції виробничого процесу і здійснювати аудит результатів.