Організація і методика аудиту - Кулаковська Л.П. - Облік роботи внутрішнього аудитора

Перевірка вважається закінченою, коли виявлені порушення усунені, а фінансово-господарська діяльність підрозділу, що перевіряється, забезпечує повний господарський розрахунок і раціональне використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Виявлені в ході перевірки недоліки, які не потребують суттєвих змін у діяльності підрозділу і які належать до компетенції керівника підрозділу, необхідно усунути під час перевірки. Про їх усунення в процесі перевірки робляться відповідні записи у звіті.

Якщо при перевірці виявлено серйозні порушення законодавства України і (або) інших нормативно-правових актів, нестачі, розкрадання активів, порушення податкового законодавства, які потребують внесення змін у бухгалтерську звітність підприємства та відшкодування втрат (тобто є підстава для усунення від роботи винних посадових осіб і стягнення з них завданих збитків), матеріали перевірок передаються в юридичний відділ підприємства. Останній дає правову оцінку записам у матеріалах перевірки і готує позовні документи для передачі до суду з метою відшкодування матеріальних збитків.

Юридичному відділу повинні бути передані:

♦ акт перевірки (в оригіналі) з доданими до нього засвідченими копіями документів, що підтверджують завдані збитки;

♦ пояснення посадових осіб, на яких покладена відповідальність за завдані збитки;

♦ додаткові дані, які підтверджують правильність записів у матеріалах перевірки й обсяг завданих збитків;

♦ розрахунок матеріальної шкоди - за підписом керівника підприємства і головного бухгалтера;

♦ трудовий договір (контракт) із посадовими особами, які допустили правопорушення, і наказ про прийняття їх на роботу.

Розмір завданих матеріальних збитків визначається за ринковими цінами.

Відповідальність винних осіб

Трудовим законодавством встановлені такі правові форми охорони власності від зазіхань: цивільна, адміністративна та кримінальна.

Особам, винним у завданні збитків, повинно бути запропоновано відшкодувати її добровільно. У разі відмови відшкодування здійснюється у судовому порядку шляхом подання цивільного позову.

У заяві, яка направляється до правоохоронних органів, потрібно вказати:

♦ у чому конкретно полягає правопорушення;

♦ на яку суму завдано збитків;

♦ обставини, час і місце здійснення правопорушення;

♦ можливих свідків у справі (П.І.Б, адреса за місцем проживання або роботи).

Для підтвердження завданих збитків та їх розмірів до заяви повинні додаватися: акти аудиторських перевірок, інвентаризацій, порівняльні або дефектні відомості, накладні, рахунки-фактури, висновки комісії за фактом псування матеріальних цінностей, розрахунок бухгалтерії про розмір збитків, копії договору з матеріально-відповідальною особою, довідка про період роботи, пояснення, документи про відшкодування заборгованості в добровільному порядку.

Вилучення документів

При порушеннях і зловживаннях слід вживати заходів щодо збереження окремих документів. Для цього їх вилучають як у процесі перевірки, так і по її закінченні. Вилучення документів здійснюється у відповідності з нормативними документами. У першу чергу вилучаються документи, які мають ознаки підчисток, виправлення цифр і тексту, і ті, які містять неправильні і (або) підроблені свідчення. На цих документах не можна робити ніяких поміток.

У структурних підрозділах, які перевіряються, замість вилучених документів залишають їх копії із вказівкою на звороті, ким і коли вони вилучені.

Відшкодуванні матеріальних збитків

Уживаються також заходи щодо відшкодування матеріальних збитків, заподіяних підприємству. Ця робота повинна починатися одразу ж після її виявлення. Для відшкодування матеріальних збитків необхідно впевнитися: чи є документи, які підтверджують наявність прямої дійсної шкоди, вину працівника; чи дотримано встановлений законом порядок і строки залучення працівника до матеріальної відповідальності, чи правильно обрано вид відповідальності (повна або обмежена).

Відшкодування матеріальних збитків здійснюється також по всіх сплачених підрозділом штрафах, неустойках, інших санкціях. При цьому адміністрація повинна притягнути до майнової відповідальності у відповідності із законодавством конкретних винних осіб.

Підвищенню ефективності перевірок сприяє обговорення їх підсумків із засновниками, керівниками та відповідальними працівниками підприємства. За необхідності питання збереження власності обговорюються з персоналом підрозділу, вносяться його пропозиції щодо організаційно-технічних заходів, затверджуються плани щодо усунення виявлених недоліків і заходи щодо підвищення ефективності роботи даного підрозділу.

Облік роботи внутрішнього аудитора

Для обліку та контролю за виконанням рішень щодо аудиторських перевірок аудиторська служба або аудитор ведуть книгу обліку аудиторських перевірок і вжитих щодо них заходів.

У книзі ведуться такі графи:

♦ дата і номер наказу на проведення перевірки;

♦ найменування підрозділу, в якому проведена перевірка;

♦ термін проведення перевірки;

♦ за який період проводиться перевірка;

♦ організаційний метод перевірки;

♦ дата звітного документа про перевірку;

♦ дата і номер наказу за результатами перевірки;

♦ строки надання інформації про виконання рішення звіту про перевірку;

♦ дата фактичного надання звіту про виконання наказу;

♦ сума матеріальної шкоди;

♦ сума відшкодованих збитків, матеріальних цінностей і цінних паперів;

♦ сума відшкодованих збитків винними особами добровільно;

♦ сума додатково нарахованих і внесених платежів до бюджету;

♦ передано до суду.