Конфліктологія та теорія переговорів - Яхно Т.П. - 3. Етика ділового листування

3.1. Доповідна записка

3.1. Доповідна записка - це документ, адресований керівнику структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викладається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки і пропозиції.

Складається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок). Приклад:

Декану факультету психології Петрову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.

Про введення курсу української мови.

Мовна культура - один із найважливіших показників нашої духовної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1-го курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних та пунктуаційних норм української мови. Практичні заняття з правопису української мови в межах курсу "Ділова українська мова" (10-12 годин) не дають можливості радикально змінити ситуацію на краще.

Для поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006-2007 навчальний рік курс сучасної української літературної мови (36 годин аудиторних занять).

Завідувач кафедри

української мови (підпис) М.С. Сіверко

3.2. Пояснювальна записка

3.2. Пояснювальна записка - це документ, у якому:

- викладаються причини якихось подій, фактів, допущених порушень (складається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст, призначення плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) і особистими (відтворюються на аркушах паперу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (розміщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вгорі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

3.3. Договір

3.3. Договір - це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або припинення їх спільних дій згідно із зафіксованими в ньому цивільними правами та обов'язками.

Договір може укладатися між фізичними особами (окремими громадянами), юридичними особами (організаціями), фізичними і юридичними особами відповідно до вимог чинного законодавства.

Незважаючи на значні відмінності, які мають місце в текстах договорів, при їх укладанні розкриваються, як правило, такі питання:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які підписують договір, із зазначенням їхніх повноважень).

4. Предмет договору.

5. Обов'язки сторін.

6. Взаєморозрахунки сторін.

7. Відповідальність сторін.

8. Термін дії договору.

9. Умови припинення дії договору.

10. Додаткові умови.

11. Юридичні адреси сторін.

Остаточний перелік питань, які вимагають висвітлення в тому чи іншому договорі, залежить, звичайно, від характеру та предмета спільної діяльності сторін, ускладнень, які можуть виникати у процесі співробітництва. При укладанні договорів слід уникати як зайвої деталізації, так і спрощеного підходу при вирішенні питань співробітництва між сторонами. Текст договору має фіксувати достатнє й однозначне для всіх сторін тлумачення характеру й напрямів взаємодії та окремих його пунктів.

Договірні стосунки між сторонами можуть оформлятися відповідними перед- та післядоговірними документами. Так, наприклад, укладенню договору може передувати попередній договір, претензії сторін можуть оформлятися протоколами розбіжностей до договору, угодами про залік взаємних вимог тощо. Післядоговірні взаємовідносини можуть додатково оформлятися протоколами розбіжностей до договорів, угодами про зміну порядку виконання договору, протоколами про залік взаємних вимог тощо.