Готельний бізнес - Мальська М.П - Черговий адміністратор служби прийому і розміщення

Виконує функції безпосереднього представника головного адміністратора у службі прийому і розміщення, коригує роботу цієї служби, постійно перебуває у взаємодії з клієнтами. Після закінчення зміни звітується про роботу служби головному адміністратору.

Черговий адміністратор працює по змінах, одночасно у невеликих та середніх готелях на зміні працює один, у великих готельних комплексах два чергових адміністратори. В процесі роботи йому підпорядковуються працівники рецепції - портьє, касир, паспортист.

Основні професійно-кваліфікаційні та особисті вимоги щодо посади чергового адміністратора стосуються:

- мати професійну підготовку у спеціалізованих профілю діяльності навчальних установах, пройти стажування у готельному закладі не менше 1 року;

- знати нормативну документацію щодо прийому й обслуговування гостей;

- досконало знати 2 - 3 іноземні мови;

- володіти практичними знаннями забезпечення безпеки у готелі;

- бездоганного зовнішнього вигляду та поведінки;

- здатності легко вступати у діалог з підлеглими та клієнтами.

Основними функціональними обов'язками чергового адміністратора є:

- забезпечити підготовку номера до поселення та виконання інших підготовчих заходів згідно побажань клієнта перед прибуттям у готель;

- аналіз стану зайнятості номерного фонду, прогноз щодо його заповнення;

- підбір номерів для бронювання;

- контроль фіксації в електронному вигляді таблиці або окремого журналу заповнення номерів;

- перевірка документів при реєстрації, виявлення терміну їхньої дії;

- перевірка інформації щодо гостей, які від'їжджають, насамперед оплати клієнтами послуг;

- постійна співпраця з суміжними службами в обслуговуванні клієнтів з метою найефективнішого процесу обслуговування;

- відповідальність за збереження ключів від номерів;

- відповідальність за обладнання служби приймання та розміщення;

- доставка пошти та посилок проживаючим;

- толерантна співпраця з клієнтами;

- вирішення питань експлуатації готельного підприємства у нічний та ранковий час - період відсутності вищого керівництва;

- вживати заходи щодо ліквідації конфліктних ситуацій.

Портьє - службовець служби прийому і розміщення, який

працює за стійкою рецепції. Головні функціональні обов'язки стосуються: оформлення необхідної документації при поселенні та від'їзді клієнтів, надання інформації про готель, його структурні ланки та послуги, ведення картотеки зайнятості номерів, проведення розрахунку гостей, бронювання номерів. Обсяг обов'язків портьє залежить від розмірів готелю і його функціональної структури. У структурі управлінської ієрархії портьє підпорядковується черговому адміністратору.

Щодо посади портьє важливе значення мають вимоги індивідуального характеру пов'язані з його фізичними характеристиками: вік, медичні характеристики, комунікабельність. Професійно-кваліфікаційні вимоги стосуються з професійною підготовкою у спеціалізованому навчальному закладі, необхідністю мати досвід роботи, знання технологічної документації, іноземних мов, психології спілкування.

Касир служби прийому і розміщення працює у рецепції поряд з портьє та забезпечує операції з прийому, збереження і здачі за касовим звітом грошей у бухгалтерію, а також повертає гроші клієнтам, які від'їжджають з готелю раніше встановленого терміну. Окрім цього обов'язки касира стосуються:

- внесення повної суми рахунку клієнта;

- отримання оплати від клієнта при від'їзді;

-узгодження оплати рахунків кредитними картками та чеками з бухгалтерією;

- підрахунок загальної суми виторгу в кінці кожної зміни;

- відповідальність за грошову суму, що перебуває в обігу впродовж зміни.

Професійно-кваліфікаційні вимоги щодо посади касира служби прийому і розміщення стосуються необхідності мати кваліфікаційні знання, знати правила прийому й обслуговування клієнтів, прейскуранти цін на номери і місця та систему розрахунків при бронюванні й оплаті проживання, володіти інформацією про додаткові послуги, вміти використовувати технічні засоби у роботі, насамперед телекомунікаційні. Операції із значними грошовими рахунками зумовлюють необхідність ведення розрахункової документації. У структурі управління посада касира підпорядковується черговому адміністратору стосовно технології обслуговування та головному бухгалтеру щодо технологічної документації грошових рахунків.