Організація ресторанного господарства - Архіпов В.В. - Організація застосування автоматизованих систем обліку виробництва та реалізації продукції ресторанного господарства

Успішна робота ресторану, кафе, бару багато в чому залежить від використання сучасних контрольно-касових машин.

На підприємствах ресторанного господарства касові машини виконують фіскальні функції, будучи основним інструментом для розрахунків зі споживачами, а для податкових органів - показником контролю за дотриманням правильності сплати податків підприємством.

Українське законодавство передбачає використання машин, включених до Державного реєстру реєстраторів розрахункових операцій. Придбана касова машина обов'язково ставиться на облік і обслуговування в Центрі технічного обслуговування (ЦТО). Для подальшого контролю на касову машину наклеюється голограма.

За існуючою класифікацією контрольно-касові машини, які використовуються в ресторанах, поділяють на три групи:

o пасивні;

o фіскальні реєстратори;

o активні.

Пасивні касові машини дозволяють здійснювати вартісний облік продажів і пробивати чеки.

Касові машини цієї групи прості в експлуатації і використовуються на невеликих підприємствах.

До пасивних машин належать також автономні (портативні) каси, які працюють без підключення до електромережі, що дозволяє використовувати їх поза рестораном (у місцях масового відпочинку, роздрібна мережа та ін.).

В умовах автоматизації виробничої і торговельної діяльності великих ресторанів доцільно використовувати комп'ютерно-касову мережу (ККМ), що об'єднує комп'ютер і касові машини.

Керівнику ресторану для прийняття правильного управлінського рішення необхідно мати оперативну інформацію про наступне:

o рух сировини і товарів на складі;

o надходження напівфабрикатів;

o розрахунки з постачальниками;

o випуск продукції в цехах та її реалізацію в залах. Вирішенню цих завдань відповідають фіскальні реєстратори.

Це касові машини, здатні працювати тільки в складі комп'ютерно-касової системи, одержуючи інформацію через канали зв'язку. Якщо пасивні й активні контрольно-касові машини можуть функціонувати в автономному режимі, то фіскальні реєстратори потребують обов'язкового підключення до комп'ютера. Вибір типу касової машини впливає на багато параметрів системи автоматизованого управління: функціональність, надійність, вартість та ін.

Максимальною функціональністю і надійністю володіють активні контрольно-касові машини. Вони мають можливість не тільки функціонувати в комп'ютерно-касовій системі, але й управляти нею. До активної системи контрольно-касових машин відносяться РОБ-термінали, які мають можливості введення, виведення, збереження й опрацювання інформації.

В сучасних ресторанах широко застосовуються автоматизовані системи управління на базі РОБ-терміналів, що дозволяють контролювати обсяг продажів, реалізацію популярних страв і напоїв, наявність залишків продуктів на складі, звіти різних підрозділів підприємства і роботу персоналу, здійснювати аналітичний облік і прогнозування.

У невеликих ресторанах встановлюють один касовий апарат. Працювати на ньому може один касир, який пробиває замовлення офіціантів або бармена. У середніх встановлюють не менше одного стаціонарного термінала на 4-5 офіціантів, а у великих доцільно мати одну контрольно-касову машину і необхідну кількість терміналів, за допомогою яких офіціанти оформляють попередні замовлення і відправляють їх на виробництво й у сервіс-бар. Розрахунки зі споживачами здійснюються через касу.

Існує три основні модифікації офіціантських терміналів: стаціонарний з клавіатурним введенням (рис. За), стаціонарний з сенсорним введенням (рис. 36), електронний блок замовлень, який дозволяє формувати замовлення безпосередньо біля столика замовника та у барі.

Рис. 3. Модифікації офіціантських терміналів:

а) стаціонарний з клавіатурним вводом; б) стаціонарний з сенсорним вводом

Розрахунок з клієнтами у ресторанах здійснюється, як правило, через касирів, а не через офіціантів. Поділ функцій обслуговування офіціантами, а розрахунків через касира дозволяє посилити контроль за роботою персоналу.

У ресторанах і кафе поряд з торговельним залом автоматизації підлягають такі структурні підрозділи: складські, кухня, бухгалтерія, а також працівники системи обліку і управління (калькулятори, менеджери, оператор системи автоматизованого управління САУ).

У невеликих ресторанах функції калькулятора, бухгалтера та оператора САУ може виконувати одна людина, а у великих - кілька операторів, здійснюючи введення інформації по складу, техніко-технологічних і калькуляційних картах.

Комплекс автоматизованого управління залу ресторану і касових машин називається фронт-офісом залу. Комплекс передбачає наявність автоматизованих робочих місць офіціантів, барменів, касирів, менеджера. Інформація про роботу надходить до загальної системи. Системи автоматизації залу ресторану поділяють на три види:

o повна автоматизація;

o автоматизація на базі пасивних контрольно-касових машин;

o на базі фіскальних реєстраторів.

При повній автоматизації ресторану система автоматизації залу пов'язана з обліковою системою "бек-офіс". Разом вони забезпечують комплексну автоматизацію підприємства харчування. При внесенні страв у замовлення робиться автоматична роздруківка його на кухні та у сервіс-барі, а при закритті замовлення здійснюється друк фіскального чека на касовій машині.

Автоматизація ресторану на базі пасивних контрольно-касових машин передбачає роботу із замовленнями споживачів без негайного внесення в систему обліку замовлених страв. Замовлення вноситься в контрольно-касову машину по закінченні обслуговування, потім дані надходять до загальної системи обліку.

Застосування комплексної системи автоматизації ресторану дозволяє поліпшити облік і контроль в усіх підрозділах підприємства (склад, виробництво, зал, бухгалтерія та ін.).

Системи автоматизації ресторанів повинні адаптуватися до завдань, які постійно змінюються, мати механізми переходу від простих версій програм до більш складних.

Нині на ринку представлено кілька програм для підприємств ресторанного господарства, які успішно виконують завдання по реалізації роботи ресторану, кафе або бару на кожній ділянці, які пропонують різні системи організації бізнес-схеми управління ними. У системі ресторанного бізнесу прийнято виділяти дві частини - управління залом і управління складом.

Основні принципи роботи системи управління залом, призначеної для чіткої організації взаємодії підрозділів, які обслуговують споживачів (зал, кухня, сервіс-бар і т. д.), можна проілюструвати так:

1. Прийом замовлення у споживача;

2. Формування замовлення на касовому терміналі;

3. Передача замовлення на приготування страв і напоїв на принтери виробництва і сервіс-бару;

4. Оцінка готовності страв на виробництві та одержання їх офіціантом;

5. Закриття замовлення (пробивання чеків на касовій машині);

6. Передача чека і рахунка споживачеві, одержання грошей. Така система сприяє:

o поліпшенню роботи персоналу;

o економії часу за рахунок автоматизації процесу обміну даними між підрозділами;

o зводить до мінімуму імовірність помилок при роботі персоналу;

o стає можливим жорстко контролювати роботу підрозділів за допомогою даних, що надаються у звітах: звіт про продаж виробів кухні, звіт по виторгу, звіт по всіх діях користувачів системи, аналітичні звіти по кращих продавцях, стравах, столах.

Інтегрована дисконтно-кредитна система дозволяє ввести гнучку систему знижок для кожного споживача.

Вона дозволяє не тільки створити жорсткі схеми послідовності дій працівників ресторану, а й оперативно змінювати їх відповідно до вимог керівництва.

Друга складова комплексу управління рестораном - програма руху товарів на складі. Для чіткого розуміння успішності роботи необхідно відслідковувати не тільки прибуток, а й збитки. Програма призначена для організації роботи внутрішніх підрозділів підприємства і дозволяє контролювати такі дії:

o увесь шлях руху продуктів - від надходження, приготування напівфабрикатів, готових страв до продажу їх споживачам;

o стан будь-якого підрозділу, наявність продуктів на складі, у виробничих цехах;

o своєчасна інформація про необхідність поповнення запасів продуктів.

Система дозволяє в будь-який момент мати докладну інформацію про наявність у кожному з підрозділів того чи іншого продукту або готової страви. Грамотне використання такої системи дозволяє налагодити організацію роботи так, щоб уникнути прорахунків і помилок при замовленні продуктів, довідатися про наявність продуктів на складі, на підставі повідомлень комп'ютера уникнути помилок у цінах і асортиментному переліку, комплексно підійти до аналізу закупівель. Така система є банком даних, на підставі яких керівник може чітко зрозуміти, в якому стані у нього кожна точка обліку і чому.

Комп'ютерні системи в ресторані використовуються для таких цілей:

1. Облік продажу готових страв, контроль з діями персоналу.

2. Калькуляція страв, розрахунок залишків на складах ресторану.

3. Бухгалтерія.

4. Планування закупівель, контроль відхилень.

5. Безпечне і надійне зберігання даних.

6. Управління світловими та іншими електричними приладами.

Робота на касовій програмі для ресторану здійснюється в такий спосіб: офіціант на касовому терміналі формує замовлення для споживача, вводить через клавіатуру або сенсорний екран замовлені страви. На принтерах, встановлених на виробництві й у сервіс-барі, автоматично друкується чек із зазначенням номера столу і прізвища офіціанта, що передав замовлення. По цьому чеку офіціант отримує страву з кухні і продукцію із сервіс-бару. Отже, обмежується незадокументоване одержання страв і збільшується швидкість обслуговування.

Одночасно на одному терміналі може працювати кілька офіціантів. Для розрахунку зі споживачами офіціант друкує рахунок. Якщо у споживача є дисконтна або розрахункова карта, офіціант реєструє її, споживачеві автоматично надається знижка. Касир приймає гроші від офіціанта і видає фіскальний чек.

Менеджер ресторану мас можливість спостерігати за всіма замовленнями. Звичайно тільки менеджер підтверджує відмову, повернення, дає знижки.