Основи готельної справи - Руденко В.П. - 9.2.1. Організація адміністративно-управлінської служби готельного комплексу

Незважаючи на те, що всі керівники в готельному комплексі виконують управлінські функції, їхня діяльність має певні відмінності (див. додаток Е). Вищий рівень управління представлений його власником і генеральним директором, які приймають загальні рішення стратегічного характеру (визначають розмір готельного комплексу, вибір місця для його будівництва, архітектуру та інтер'єр, обладнання, підбір персоналу тощо). Власником готельного комплексу може бути як приватна особа, так і ціла корпорація. До складу Правління входять керівники провідних структурних підрозділів, а їхні обов' язки випливають із функцій служб і відділів, якими вони керують.

Оперативне управління готелем здійснюється управляючим (директором), який може бути як із числа власників, так і найманою особою. Йому підпорядковуються всі служби готельного комплексу, він спрямовує, контролює і координує їхню діяльність з метою одержання максимально можливого ефекту на кожній ділянці. Контроль за роботою персоналу всіх рівнів є однією з головних функцій керівника готельного комплексу.

Виконавчий голова готельного комплексу зазвичай називається генеральним директором. До обов'язків генерального директора відносять здійснення управління всією господарською діяльністю готелю; користування всіма видами банківських послуг, у т. ч. кредитами, відкриття і закриття розрахункових, поточних та інших рахунків і розпоряджання ними, підписання чеків на отримання готівки, цінностей тощо; право позову і відповіді на суді, а також право представляти в усіх адміністративних установах свій готельний комплекс особисто або через інших осіб, уповноважених на те спеціальними дорученнями; підписання договорів, зобов' язань і доручень; виконання завдань, пов' язаних із загальними напрямками діяльності готельного комплексу, в тому числі проведення фінансової політики (наприклад, визначення лімітів витрат на утримання персоналу, граничних асигнувань на адміністративні та господарські витрати, питання закупівельної політики тощо). Керівництво вищої ланки також приймає рішення щодо того, яку систему розрахунків із клієнтами використовувати в готелі. Але частина цих питань може бути передана на розгляд нижчим ланкам управління, якщо на генерального директора покладено занадто багато повноважень і обов' язків.

Враховуючи те, що готельні комплекси працюють цілодобово, їхня діяльність потребує постійного контролю з боку адміністрації, у зв' язку з чим у великих готелях існує посада виконавчого директора, який практично постійно перебуває на підприємстві.

Управлінська структура великих готельних комплексів може включати 5-6 директорів відділів, що підпорядковуються генеральному директорові. Серед них: директори з розміщення, маркетингу, азартно-розважального сектора, ресторану, фінансовий і технічний директори. Вони представляють середній рівень управління і забезпечують реалізацію політики готельного комплексу, розробленої вищим керівництвом, відповідають за доведення детальніших завдань до підрозділів і відділів, а також за їхнє виконання. Як правило, вони мають широке коло обов'язків і велику свободу щодо прийняття рішень.

У прямому підпорядкуванні директора з розміщення знаходяться менеджери основних готельних служб (бронювання, обслуговування, прийому і розрахункової частини, експлуатації номерного фонду).

Фінансовому директору підпорядковуються головний бухгалтер, менеджер господарської служби тощо.

Технічний директор очолює інженерно-експлуатаційний відділ. У різних готельних комплексах ця посада може називатися по-різному: головний інженер, директор з експлуатації, головний технік. Йому підпорядковуються старший майстер, завідувачі майстернями з ремонту меблів, обладнання, системи опалення тощо.

Відділ кадрів виконує такі функції: набір, навчання, оцінку персоналу; регулювання праці та зарплати; питання преміювання; дисциплінарні стягнення; недопущення випадків незаконного звільнення. До обов'язків цього підрозділу входить ведення особистих справ усіх співробітників готельного комплексу. Зазвичай департамент має три підрозділи: набору обслуговуючого персоналу, підрозділ заробітної плати та інших винагород, підготовки та перепідготовки. Всі вони тісно взаємопов' язані між собою та з іншими департаментами готельного комплексу. Працівники відділу кадрів відбирають фахівців, проводять співбесіду, але остаточне рішення про прийняття залишається за керівником підрозділу, куди приймається даний працівник.

Відділ охорони праці виконує такі функції: інструктаж із техніки безпеки; контроль за виплатою грошової допомоги з непрацездатності, пов' язаної з виробничими травмами; щомісячний інструктаж і перевірки; контроль за кошторисом витрат тощо.

Учбово-тренінговий центр займається підвищенням кваліфікації, перепідготовкою та стажуванням фахівців і обслуговуючого персоналу; навчанням працівників методам управління якістю;

створенням здорової, творчої доброзичливої атмосфери в готельному комплексі тощо.

Бухгалтерія відповідає за своєчасне складання бухгалтерської звітності відповідно до нормативних документів; несе відповідальність за дотримання фінансової і договірної дисципліни; аналізує фінансово-господарські плани та кошториси за встановленими формами; відповідає за своєчасність складання звітів, балансів і рахунків, прибутків і збитків; виконує роботу з обліку, введення в експлуатацію і списання матеріальних цінностей, обліку коштів у встановленому порядку; несе відповідальність за дотримання ціноутворення і правильності складання тарифів; здійснює облік надходження і вибуття виробничих запасів відповідно до стандартів бухгалтерського обліку; організовує роботу з одержання ліцензій тощо.

Обов'язками департаменту бухгалтерського обліку є здійснення грошових переказів, підготовка фінансових звітів від касирів кожної торгової точки готельного комплексу, облік, обробка і контроль первинної документації, своєчасне інформування керівництва про фінансові результати діяльності готельного комплексу, а також виплата працівникам заробітної плати, отримання інших різних рахунків і виплата по них, контроль та облік витрат.

Основним завданням планово-комерційного відділу є забезпечення готельного комплексу матеріально-технічними та виробничими ресурсами. До цього відділу доцільно долучати менеджерів, які займаються маркетингом, продажем номерів, організацією банкетів, рекламою тощо.

Аудиторська служба (від латинського auditor - слухач, ревізор) перевіряє правильність ведення бухгалтерської документації і складає денний звіт за даними комерційної діяльності готельного комплексу. Зазвичай цей звіт складається наприкінці робочого дня, під час нічної зміни, тому ця перевірка називається нічною аудиторською, а службовець - нічним аудитором. До його обов'язків відносять: перевірку правильності складання рахунків; перевірку правильності оплати за кредитними картками; внесення до рахунків клієнтів оплати за покупки, здійснені впродовж дня; перевірку талонів, що дають право на надання знижок; відбиття результатів усіх фінансових операцій; вирішення протиріч; моніторинг кредитних організацій; підготовку оперативних доповідей.

Аудитор перевіряє отриманий доход від проживання в готелі, відсоток фактичної зайнятості та інші дані, отримані від служби прийому і розміщення (СПіР), здійснює касове зведення, включаючи оплату чеками та кредитними картками. У багатьох готельних комплексах функції нічного аудитора виконує один із бухгалтерів, проте, як показує практика, посада нічного аудитора себе виправдовує завжди.