Контролінг для менеджерів - Маркіна І.А. - Реорганізація і ліквідація служби контролінгу

Реорганізація і ліквідація СК здійснюється керівником підприємства відповідно до Статуту підприємства та цього Положення.

Аналіз досвіду впровадження контролінгу на багатьох підприємствах показує, що раціональним є такий склад служби контролінгу:

- начальник служби контролінгу;

- контролери-координатори за центрами відповідальності;

- контролер-спеціаліст з обробки та аналізу інформації. Начальник служби контролінгу безпосередньо підпорядковується керівнику підприємства.

Начальник служби контролінгу організує роботи по розробці, впровадженню, підтриманні чинності та удосконалення системи контролінгу на підприємстві в рамках своєї компетенції.

У своїй роботі начальник служби контролінгу керується:

o Політикою підприємства в сфері контролінгу;

o Положенням про службу контролінгу;

o документацією служби контролінгу;

o розпорядженнями та наказами керівника підприємства;

o законодавчими актами про охорону праці і нормативними документами підприємства про охорону праці.

Начальник служби контролінгу повинен знати:

- Постанови Кабінету Міністрів, декрети та законодавчі акти, розпорядження Уряду, які визначають основні напрямки економічного та соціального розвитку України, легкої промисловості;

- принципи побудови та функціонування системи контролінгу;

- менеджмент процесів;

- сумісність з іншими системами менеджменту;

- методичні, нормативні інструкції та матеріали;

- спеціалізацію та особливості діяльності всіх структурних підрозділів підприємства, виробничі потужності підприємства, основні технології виробництва продукції;

- принципи управління персоналом, організацією і форми управління підприємством та основи організації виробництва і праці;

- порядок розробки і затвердження планів виробничо-господарської діяльності підприємства;

- форми та методи планування, господарювання і управління підприємством;

- досвід передових підприємств України та світу.

На посаду начальника служби контролінгу призначається особа з вищою економічною світою, яка є висококваліфікованим спеціалістом з питань обліку, планування діяльності роботи підприємства, технології виробництва, мати досвід роботи в керованих ланках управління.

Обов'язки

o Координує розробку і подальше удосконалення "Політики підприємства в сфері контролінгу", інших документів, що забезпечують діяльність по удосконаленню якості системи управління підприємством.

o Організовує роботу служби контролінгу.

o Здійснює планування діяльності служби контролінгу.

o Координує роботи по розробці документації служби контролінгу, її впровадженні, підтриманні чинності діючої системи контролінгу на підприємстві.

o Здійснює контракти з консультантами в сфері контролінгу.

o Проводить навчання і консультації співробітників підприємства в сфері розробки, впровадження та удосконалення системи контролінгу.

o Створює групу контролерів, розробляє графік проведення контролюючих заходів і організовує проведення контролюючих заходів у відповідності з цим графіком.

o Координує роботу усіх структурних підрозділів в питаннях надання інформації в службу контролінгу.

o Контролює виконання керівниками та спеціалістами усіх структурних підрозділів підприємства своїх посадових обов'язків, а також доведення заходів в установлені терміни.

o Проводить підготовку заходів для прийняття управлінських рішень.

o Постійно працює над підвищенням свого професійного рівня.

o Виконує обов'язки по охороні праці. Права

- Отримувати від будь-яких посадових осіб підприємства своєчасну вичерпну інформацію, необхідну для розробки, впровадження, підтримання чинності та удосконалення системи контролінгу на підприємстві.

- Вимагати від всіх посадових осіб підприємства суворого дотримання правил і процедур системи контролінгу.

- Вимагати від працівників підприємства виконання всіх дій, які регламентовані згідно з вимогами системи контролінгу підприємства.

- В разі виникнення проблем при розробці, впровадженні, підтриманні чинності та удосконалення системи контролінгу звертатися за сприянням до керівника підприємства.

- Права по охороні праці.

- Відповідальність

Несе відповідальність за розробку, впровадження, підтримання чинності та удосконалення системи контролінгу на підприємстві в межах своєї компетенції і за достовірне та своєчасне інформування керівника підприємства про стан справ та хід виконання цих робіт.

Начальник служби контролінгу несе відповідальність за якість і своєчасність виконання покладених на нього цією посадовою інструкцією обов'язків.

Необхідно, щоб контролери-координатори за центрами відповідальності мали б економічну освіту, досвід роботи у сфері планування діяльності підприємства, а також були б добре обізнані з технологічним процесом виробництва, мали навички роботи з кадрами, аналітично мислити та вміли оцінювати ситуацію, в якій знаходиться підприємство. їхніми обв'язками є:

o розроблення схеми документообігу;

o контроль за дотриманням термінів подання інформації структурними підрозділами;

o складання аналітичних звітів і доведення їх результатів до відома керівників структурних підрозділів;

o аналіз відхилень від бажаного результату діяльності підприємства в цілому та вплив на них окремих підрозділів.

o підготовка підконтрольних показників стосовно виконання виробничої програми;

o доведення підконтрольних показників і завдань до керівників цехів;

o прогнозування результатів діяльності цехів;

o налагодження системи подання цехами зворотної інформації про хід виконання виробничої програми;

o аналіз даних, що надійшли з цехів;

o обробка та групування даних цехів;

o розроблення заходів спрямованих на недопущення негативних явищ у роботі структурних підрозділів.

o розробка показників стосовно формування затрат підприємства;

o запровадження схеми надходження інформації від бухгалтерії у відділ контролінгу;

o розробка підконтрольних показників стосовно затрат на виробництво продукції і своєчасне доведення їх до бухгалтерських служб;

o аналіз і обробка облікової інформації;

o покращення роботи бухгалтерських служб;

o економічний аналіз управлінських рішень за результатами розроблених службою контролінгу заходів.

Вони повинні відповідати за:

- якість і достовірність бюджету;

- відповідність бюджету обраній меті діяльності підприємства;

- запровадження альтернативних варіантів;

- дотримання виконання бюджету;

- повідомлення начальника служби контролінгу про недоліки у виконанні бюджету;

- подання результатів виконання бюджету до керівників усіх ланок управління та працівників підприємства на загальних зборах колективу.

Контролер-спеціаліст з обробки та аналізу інформації повинен досконало володіти комп'ютером, знати схему документообігу на даному підприємстві, вміти складати комп'ютерні програми, бути обізнаним з технологічним процесом та орієнтуватись у облікових питаннях. До його обов'язків належать:

o максимальна автоматизація всіх маршрутів руху інформації від початкового її збору до аналітичного групування та обробки;

o розроблення та запровадження звітів за даними служби контролінгу;

o розроблення форм для автоматизованого збору інформації;

o розроблення форм для аналізу та групування інформації;

o оптимізація надходження, руху та обробки інформації;

o координація зв'язків відділу автоматизації та служби контролінгу;

o обґрунтування витрат на комп'ютерну обробку економічної інформації, що надійшла у відділ контролінгу;

o оцінка доцільності запровадження комп'ютерних програм для обробки контролінгової інформації та підготовка заходів стосовно покращення координації діяльності відділів, які мають відношення до контролінгової інформації.

Виходячи з вищевикладеного, очевидним є те, що служба контролінгу, органічно убудована в систему економічних служб підприємства, є функціонально відособленим напрямком у його роботі, що дозволяє оптимізувати діяльність інших економічних служб із погляду аналітичних позицій, а також найбільш повно реалізувати можливість вироблення альтернативних підходів для прийняття оперативних і стратегічних управлінських рішень.