Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 3.12. ПРЕЗЕНТАЦІЯ ЯК РІЗНОВИД ПУБЛІЧНОГО МОВЛЕННЯ

Поширеним нині жанром публічного виступу є презентація.

Презентація - це публічне представлення чого-небудь нового, що нещодавно з'явилося чи було створено.

Метою презентації може бути представлення досягнень організації або окремої особи, висвітлення різноманітних заходів, перспектив розвитку інформаційних технологій, реклама певної продукції тощо.

Презентації проводять під час конференції та семінару, у навчальних аудиторіях, в торговельних залах та офісах, демонструють по телебаченню, транслюються на радіо.

В аудиторії презентація здебільшого використовується під час пояснення нового матеріалу, для супроводу усного повідомлення на практичному занятті чи лекції, доповіді на конференції, під час захисту навчального проекту чи науково-дослідної роботи.

Зазвичай на презентацію приходять не за власним бажанням, а людей спеціально запрошують. Обов'язкова умова презентації - забезпечити відвідувачеві відчуття "бажаного гостя" Для цього треба ретельно готувати персонал. Це мають бути привабливі, доброзичливі, відкриті особи, які добре володіють словом, своїм голосом та невербальними засобами: жестами, мімікою, виразом очей тощо. Відвідувачі презентації чекають від доповідача:

o знання предмета презентації і певної підготовки;

o недвозначних і зрозумілих формулювань, чітко висловленої ідеї;

o вміння висловлюватися стисло;

o поєднання запропонованої ідеї з практичним застосуванням;

o уміння зосереджувати увагу слухачів на обговорюваній темі;

o чіткої організації інформації всієї презентації. Ефективній підготовці презентації сприяють засоби Power Point,

що є складовою пакета Microsoft Office. Вони дають змогу за допомоги комп'ютера досить швидко створити електронні слайди, що супроводжуватимуть виступ. Слайди можуть містити: текст, графічні зображення, ауді- та відео фрагменти.

Набір електронних слайдів називають комп'ютерною презентацією. Комп'ютерна презентація є різновидом мультимедійних проектів.

Мультимедіа - одночасне використання різних форм представлення інформації: тексту, графіки, відеофрагментів та звуку.

Отже, презентація потребує ретельної підготовки: тут діє правило Фауста, на кожну хвилину доповіді необхідно ЗО хвилин попередньої підготовки. Готуючись до презентації, потрібно:

o чітко сформувати мету презентації;

o визначити кількісний склад аудиторії;

o вибрати спосіб інформування;

o передбачити головну ідею презентації;

o зібрати матеріал;

o продумати і структуризувати вступ, основну частину і висновки доповіді;

o вибрати демонстраційно-наочні матеріали - візуалізація доповіді;

o особисто провести пробну репетицію, підготуватися до відповідей на можливі запитання.

Є й певні особливості в підготовці виступу під час презентації. Він має такі структурні елементи:

o Експозиція - встановлення психологічного контакту із присутніми, привернення і утримування уваги до себе (привітання, кілька приємних оригінальних слів).

o Вступ, якому відводиться 5-Ю % часу всієї презентації. На цьому етапі треба:

S чітко назвати тему виступу і час, необхідний для цього; S розповісти про власний досвід, пов'язаний з предметом презентації;

^ скориставшись запитаннями, з'ясувати, наскільки аудиторія ознайомлена з предметом обговорення;

^ зазначити, чому саме цих людей запрошено на презентацію.

o Основна частина передбачає:

^ викласти у дохідливій формі проблему, переділивши її на кілька етапів;

^ використати у виступі аудіовізуальні та інші допоміжні засоби (таблиці, схеми, діаграми тощо);

^ з'ясувати за допомоги запитань, як присутні зрозуміли сказане;

^ чітко сформулювати пропозицію до присутніх та що кожен може втратити, якщо не підтримає запропоновану ідею;

^ роздати запрошення, заздалегідь підготовлені матеріали (буклети, проспекти тощо) та маленькі сувеніри на згадку про презентацію;

^ з'ясувати, чи у присутніх є якісь запитання до ініціаторів зустрічі й відповісти на них.

* Висновок - підсумовування виступу, висловлення подяки присутнім за те, що вони віднайшли можливість побути на презентації і надали можливість представити їм свою ідею, сподівання на подальше спілкування та взаємодію.

Презентація не закінчується тоді, коли все висловлено, а коли повідомили про її завершення.