Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 6.6. НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Характеристика - це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника. Характеристику пишуть або друкують у двох примірниках, один з яких видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи.

Текст викладають від третьої особи.

Основні реквізити характеристики:

1. Назва документа й прізвище, ім'я, по батькові того, кому видається характеристика.

2. Рік народження, освіта.

3. Текст, де зазначено, з якого часу працює чи вчиться особа, як ставиться до виконання своїх службових обов'язків, який має рівень професійної майстерності, авторитет у колективі.

4. Дата складання.

5. Підпис відповідальної службової особи й гербова печатка організації, яка видала характеристику.

Зразок характеристики:

ХАРАКТЕРИСТИКА

Логвиненка Василя Олексійовича, начальника слідчого відділення Козелецького РВ, майора міліції, 1954 року народження, освіта вища

Логвиненко В. О. працює на посаді начальника слідчого відділення з 2000 року. За час роботи на посаді виявив себе висококваліфікованим слідчим. Постійно й послідовно запроваджує у відділенні нові методи розкриття злочинів, тобто має особистий підхід до цього.

Щоб глибше й ґрунтовніше вивчити ситуацію в районі, Василь Олексійович поновив зустрічі працівників відділення з населенням. Під його постійним контролем перебуває процес правового виховання особового складу відділення, що фунтується на підвищенні особистої відповідальності кожного правоохоронця. Особливу увагу приділяє працівникам, які найчастіше контактують з громадянами та засобами масової інформації: дбає про їх загальну та мовленнєву культуру, розширення їхнього світогляду, комунікабельності.

В. О. Логвиненко дисциплінований, сумлінно ставиться до своїх обов'язків, здібний організатор. Він користується повагою у колег, населення.

В. О. Логвиненко як кваліфікований фахівець повністю відповідає посаді, яку він нині обіймає.

12.02.2011

Начальник Козелецького РВ

підполковник міліції підпис К. Бойчук

6.6. НАКАЗИ ЩОДО ОСОБОВОГО СКЛАДУ

Наказ - це розпорядчий документ, що видається керівником установи. Накази з особового складу регламентують прийняття на роботу, звільнення, переміщення працівників, відрядження, відпустки, різні заохочення. У заголовку такого наказу зазначають: Щодо особового складу.

Реквізити наказу такі:

1. Назва підприємства або установи, що видає наказ, або назва посади керівника.

2. Назва виду документа.

3. Назва місця видання наказу.

4. Номер.

5. Дата підписання.

6. Короткий зміст наказу (заголовок).

7. Текст наказу.

8. Підстава для складання.

9. Підпис керівника підприємства (установи).

Наказ повинен також мати позначення про безпосереднього виконавця (прізвище та ініціали, посада, номер телефону), а також візи посадових осіб, з якими погоджено проект наказу.

Кожний пункт наказу починається з дієслова в наказовій формі (прийняти, призначити, перевести, звільнити, оголосити), яке пишеться великими літерами. Наприкінці кожного пункту зазначається підстава для його складання. Всі ці реквізити друкують від межі лівого берега. Текст підстави друкують через 1 міжрядковий інтервал.

Накази щодо особового складу, за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендують з прізвища, імені та по батькові працівника. Прізвище друкується великими літерами з абзацу. Потім зазначається посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки наказу (розпорядження).

Проект наказу (розпорядження), у разі потреби, погоджується з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник підприємства, установи, організації.

Завізований проект наказу (розпорядження) подається на підпис керівникові. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі реєстрації наказів, що має таку форму:

o номер наказу;

o дата реєстрації;

o короткий зміст;

o ким підписано (прізвище, ініціали);

o кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому наказі (розпорядженні), який передбачає декілька питань, рекомендується розмішувати їх у такій послідовності:

o прийняття на роботу (призначення на посаду);

o переведення на іншу постійну роботу (на тому ж підприємстві, в установі, організації);

o звільнення з роботи;

o надання відпусток;

o заохочення;

o стягнення.

У кожній групі питань прізвища працівників розміщують в алфавітному порядку.

Зразок наказу (груповий):

(найменування підприємства, установи, організації) НАКАЗ

22 грудня 2010 р. м. Козятин 46-к

1. ПРИЙНЯТИ:

1.1. КИРИЛЕНКО Ольгу Дмитрівну на посаду провідного економіста відділу економічного аналізу з 25 листопада 2010 р. з посадовим

окладом_грн на місяць.

Підстава: заява Кириленко О.Д.

1.2. МИХАЙЛЮКА Назара Лук'яновича на посаду заступника головного бухгалтера за переведенням з Козятинського відділку Південно-

Західної залізниці з посадовим окладом_грн на місяць.

Підстава: заява Михайлюка Н.Л., лист підприємства від 10.11.2010 № 02/44.

2. ПЕРЕВЕСТИ:

2.1. ДЕМ'ЯНЮК Поліну Купріянівну, бухгалтера і І категорії відділу економічного аналізу, на посаду економіста І категорії цього самого

відділу, за її згодою, з посадовим окладом_грн на місяць.

Підстава: заява Дем'янюк П. К., згода керівників структурних підрозділів.

3. ЗВІЛЬНИТИ:

3.1. НАУМЕНКА Антона Мстиславовича, провідного спеціаліста фінансового відділу, за переведенням до тресту "Чернігівпромбуд", п. 5 ст. 36 КЗпП України.

Підстава: заява Науменка А. М., лист тресту "Чернігівпромбуд" від 15.11.2010 №02/261.

3.2. НАЗАРЕНКО Уляну Захарівну, бухгалтера II категорії08 грудня 2010 року, за власним бажанням, ст. 38 КЗпП України.

Підстава: заява Назаренко У. 3.

4. НАДАТИ:

4.1. Мовчану Олексію Федоровичу, заступникові начальника механічного цеху, щорічну відпустку на 24 робочі дні з 28 березня по 24 квітня 2010 р. за період роботи з 5 березня 1993 р. по 4 березня 2010 р. Підстава: графік відпусток.

Керівник:_(розшифрування)

підпис

Візи:

Підготовка та оформлювання наказів про прийняття на роботу

Прийняття працівників на роботу оформлюється виданням наказу, в якому зазначаються:

1) прізвище, ім'я, по батькові працівника;

2) посада (спеціальність, кваліфікація, розряд);

3) місце роботи;

4) умови оплати праці;

5) початок роботи.

В окремих випадках у наказі про прийняття працівника на роботу можуть бути передбачені додаткові умови, а саме: випробування з метою перевірки відповідності працівника дорученій роботі; строки трудового договору; тривалість робочого часу, якщо трудовий договір укладено на неповний робочий день або тиждень; оплата витрат у зв'язку з переїздом працівника на роботу в іншу місцевість; звільнення працівника від направлення у відрядження при роз'їзному характері роботи тощо. Перед підписом робиться посилання на підстави видання наказу.

З наказом після його підписання ознайомлюють працівника, роблять відповідний запис у його трудовій книжці, заповнюють особову картку, вносять відомості про працівника до штатно-посадової книги (алфавітної книги).

Організаційні та правові аспекти Прийняття працівників на роботу здійснюється в порядку, який визначається правилами внутрішнього трудового розпорядку або статутом (положенням) підприємства, установи, організації незалежно від форми власності.

Влаштовуючись на роботу, громадянин зобов'язаний пред'явити: V трудову книжку, оформлену в установленому порядку, або довідку про останнє місце роботи (видається за місцем проживання). Військовослужбовці, звільнені в запас, пред'являють військовий квиток;

^ паспорт або свідоцтво про народження (пред'являють неповнолітні);

^ документ про освіту (якщо робота вимагає спеціальної освіти або спеціальної підготовки);

^ інші документи (характеристику, довідку про стан здоров'я, декларацію про доходи тощо), якщо їх подання передбачено законодавством, статутом або положенням про підприємство, установу, організацію.

На основі угоди між працівником і власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом укладається трудовий договір у письмовій формі.

Додержання письмової форми є обов'язковим під час укладення трудового договору про роботу в районах з особливими природними географічними й геологічними умовами та умовами підвищеного ризику для здоров'я; під час укладення контракту; у випадках, коли працівник наполягає на укладенні трудового договору в письмовій формі; під час укладення трудового договору з неповнолітнім; в інших випадках, передбачених законодавством України.

Зміст та умови трудового договору визначаються власником підприємства, установи, організації або уповноваженим ним органом і погоджуються з особою, яка влаштовується на роботу.

Особливою формою трудового договору є контракт. Сфера його застосування визначається законодавством України, а також постановою Кабінету Міністрів України від 19.03.1994 № 170 "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору". Порядок укладання контрактів регулюється Положенням, затвердженим зазначеною постановою. Зміни і доповнення внесені постановою Кабінету Міністрів України від 27 червня 2000 року № 1038.

Прийняття працівників на роботу за сумісництвом регулюється Положенням про умови роботи за сумісництвом працівників державних підприємств, установ, організацій, затвердженим спільним наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінфіну від 28.06.1993 № 43 відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 03.04.1993 № 245 "Про роботу за сумісництвом працівників державних підприємств, установ і організацій".

Уніфікована міжвідомча форма наказу про прийняття на роботу

Типова форма №П-1 Затверджена наказом Мінстату України від 09.10.95 №253

(підприємство, організація)

Ідентифікаційний код ЄДРПОУ Код за УКУД

Наказ №_(розпорядження) про прийняття на роботу

(прізвище, Ім'я, по батькові)

Прийняти на роботу з_ Дата

на конкурсній основі Код

за умовами контракту Код

зі строком випробування чи без нього__Код

Строк трудового договору Код

безстроковий

6.6. Накази щодо особового складу

на визначений строк до_

Робота

(на час виконання певної роботи) (основна, за сумісництвом)

Код .Код

Форма і система оплати праці. Умови праці_

Ксщ код

(нормальні, шкідливі, небезпечні) Надбавка та доплати до заробітної плати_

_ Вид Розмір

Тривалість робочого дня (робочого тижня) при роботі з неповним робочим часом_

Підпис керівника Підпис працівника

Направляється для ознайомлення з умовами роботи_

(цех (відділ), дільниця)

(посада) (підпис)

"_"_20_ р.

Згоден прийняти на роботу за професією

на посаду

за тарифним розрядом____

зі строком випробування____

з окладом_,____._

Начальник (майстер) цеху (відділу) дільниці_

(підпис)

"_"__ 20__ р.

З умовами роботи згоден (згодна) _

(підпис)

"_"_20_ р.

Висновок медичного огляду__

(посада) (підпис)

Відмітки про проходження інструктажу з техніки безпеки, протипожежного мінімуму та інше

Уніфіковані форми наказів з особового складу використовуються на виробничих підприємствах з великим обігом кадрової документації зазвичай під час прийняття, переведення, звільнення працівників, надання відпусток.

Зразок оформлювання наказу:

TOB "Злагода" НАКАЗ

18 липня 2011 р. м. Київ 86-к

Про прийняття на роботу ПРИЙНЯТИ:

ДЕМИДЕНКО Царину Карпівну на посаду економіста у відділ планування та обліку з 18 липня 2011 року з окладом 4000 грн на місяць. Підстава: заява Демиденко Д. К. від 15.07.2011

Директор_

підпис

З наказом ознайомлена_

підпис

Підготовка та оформлювання наказів (розпоряджень) про переведення (переміщення)

Накази про переведення (переміщення) працівників на іншу роботу (посаду) на тому самому підприємстві, в установі, організації готуються іі оформлюються на підставі розпорядження власника (уповноваженого ним органу) або заяви працівника.

У розпорядчій частині наказу, крім прізвища, імені та по батькові працівника, його попередньої посади (роботи), повинні бути зазначені:

1) посада (спеціальність, кваліфікація);

2) структурний підрозділ (місце роботи), до якого він переводиться;

3) дата і строк переведення (постійно чи тимчасово);

4) причини переведення (на іншу посаду, роботу; у зв'язку з виробничою потребою; за станом здоров'я; вагітністю або неможливістю виконувати попередню роботу жінкою, яка має дитину віком до трьох років; для заміни відсутнього працівника);

5) умови оплати праці, пільги і компенсації,, передбачені чинним законодавством;

6) підстави видання наказу.

Організаційні та правові аспекти У тому випадку, коли ініціатором переведення працівника на іншу роботу с власник або уповноважений ним орган, у наказі обов'язково зазначається мотивація переведення (констатуюча частина), а працівник, ознайомившись з наказом, повинен, крім підпису, зазначити "з переведенням згодний".

Перед тим як видати наказ про переведення, власник або уповноважений ним орган зобов'язаний докладно ознайомити працівника і умовами його праці на тій посаді (роботі), куди передбачається його перевести.

Працівник, який переводиться до іншого структурного підрозділу, звітує там, де працював, про повернення інструменту, спецодягу тощо, знімається з табельного обліку, проходить, у разі потреби, медичний огляд, повторний інструктаж з техніки безпеки.

Після видання наказу про переведення працівника на іншу посаду або роботу (постійно) до його особової картки, трудової книжки, а також до інших облікових документів заносяться відповідні записи.

Переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві, в установі, організації, а також переведення в іншу місцевість, хоча б разом із підприємством, установою, організацією, допускається тільки за згодою працівника, за винятком випадків, коли працівник переводиться тимчасово на іншу роботу в разі виробничої потреби, заміни відсутнього працівника (ст. 32 КЗпП України).

Не вважається переведенням на іншу роботу і не потребує згоди працівника переміщення його на тому самому підприємстві, в установі, організації на інше робоче місце, в інший структурний підрозділ у тій самій місцевості, доручення працювати на іншому механізмі або агрегаті у межах спеціальності, кваліфікації чи посади, обумовленої трудовим договором, якщо ця робота не протипоказана йому за станом здоров'я, а також зміни істотних умов праці під час продовження роботи за тією самою спеціальністю; кваліфікацією чи посадою (ст. 32 КЗпП України).

Про наступну зміну істотних умов праці - систем і розмірів оплати праці, пільг, режиму роботи, встановлення неповного робочого часу, суміщення професій, зміну розрядів і найменування посад - працівник повинен бути повідомлений не пізніше ніж за два місяці.

Зразок оформлювання наказу:

Державний комітет промислової політики України НАКАЗ

12 грудня 2010 р. м. Київ № 90-к

Про переведення ПЕРЕВЕСТИ:

ШВЕЦЯ Бориса Даниловича, бухгалтера економічного аналізу, на посаду головного бухгалтера за його згодою з 12 грудня 2010 року з окладом 5000 грн. на місяць. Підстава: заява Швеця Б.Д. від 11.11.2003.

Голова_

підпис

З наказом ознайомлений _

підпис

Підготовка та оформлювання наказів про звільнення

Накази про розірвання трудових договорів (звільнення з роботи) готуються за розпорядженням керівника підприємства, установи, організації на підставі заяв працівників, подання керівників відповідних структурних підрозділів, третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий або інший уповноважений на представництво трудовим колективом орган, військкомат).

Підготовка й видання наказу (розпорядження) про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) правомірне тільки тоді, коли:

* є підстави, викладені в законі;

o додержано певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про розірвання трудового договору (звільнення з роботи) складаються, як правило, з двох частин: констатуючої (зазначаються коротко мотиви та причини припинення трудового договору) та роз* порядчої (зазначаються: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посада; 3) структурний підрозділ (місце роботи); 4) дата і причина (підстава) розірвання трудового договору (звільнення з роботи); 5) відповідна стаття Кодексу законів про працю України, інші акти законодавства; 6) пільги та компенсації, передбачені чинним законодавством; 7) підстава видання наказу).

Власник або уповноважений ним орган зобов'язаний у день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку, розрахуватися з ним, видати копію наказу про звільнення з роботи (у разі звільнення працівника з ініціативи власника або уповноваженого ним органу). Якщо працівник у день звільнення не працював, зазначені суми слід виплатити не пізніше наступного дня після пред'явлення звільненим працівником вимоги про розрахунок (ст. 47, 116 КЗпП України).

Якщо затримано видачу трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу, працівникові оплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу (Інструкція про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах, організаціях, п. 4.1).

Зразок оформлювання наказу:

Видавництво "Освіта" НАКАЗ

22 січня 2011 р. м. Київ № 36-к

Про звільнення ЗВІЛЬНИТИ:

СЕНЧУК Зорину Аркадіївну, літературного редактора, 04 лютого 2011 року за власним бажанням - ст. 38 КЗпП України. Виплатити Сенчук З.А. грошову компенсацію за 10 днів невикористаної відпустки. Підстава: заява Сенчук З.А.

Директор____и

підпис

З наказом ознайомлена_

підпис

Запам'ятайте!

Дата звільнення зазначається без прийменника з, оскільки днем звільнення вважається останній день роботи.

Підготовка та оформлювання наказів про надання відпусток

Наказ видається на підставі затвердженого графіка відпусток або заяви працівника.

У наказі слід зазначити: 1) прізвище, ім'я, по батькові працівника; 2) посаду (місце роботи) працівника; 3) вид; 4) дату початку і строк відпустки; 5) період, за який надається щорічна відпустка.

Після підписання наказу про надання відпустки в особову картку працівника й журнал обліку відпусток заносять відповідні записи.

Організаційні та правові аспекти Відповідно до чинного законодавства відпустка за перший рік роботи надається працівникам після закінчення одинадцяти місяців безперервної роботи на підприємстві, в установі, організації. До закінчення зазначеного строку відпустка може надаватися: працівникам, переведеним на роботу з одного підприємства, установи, організації на інше; жінкам, які виявили бажання приєднати щорічну відпустку до відпустки у зв'язку з вагітністю і родами; працівникам молодше вісімнадцяти років; працівникам, які навчаються у вищих і середніх спеціальних навчальних закладах на вечірній і заочній формах навчання; в інших випадках, передбачених чинним законодавством (ст. 79,180,195,212 КЗпП України).

Допускається, за проханням працівника, поділ відпустки на частини за умови, щоб основна її частина була не менше шести днів для дорослих і дванадцяти - для осіб молодших вісімнадцяти років (ст. 79 КЗпП України), а також перенесення у виняткових випадках, за згодою працівника та за погодженням з профспілковим органом, відпустки на наступний робочий рік (ст. 80 КЗпП України)²⁸.

Працівникові може бути надана короткочасна відпустка без збереження заробітної плати, як правило, до двох тижнів за сімейними обставинами та з інших поважних причин. У необхідних випадках за згодою сторін ця відпустка може бути відпрацьована у наступний період, виходячи з умов і можливостей виробництва (ст. 84 КЗпП України).

. Накази (розпорядження) про надання інших відпусток (відпустки у зв'язку з навчанням, учасникам ліквідації наслідків аварії на Чорнобильській АЕС та ін., передбачені чинним законодавством) оформляються на підставі заяв працівників та документів, що підтверджують право на відпустку за зазначеними мотивами. Подаємо Закон України "Про відпустки".