Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - Заповнення трудової книжки

Трудова книжка - це головний документ, що підтверджує трудову діяльність громадян і служить для встановлення загального, безперервного й спеціального стажу.

Під час оформлювання на роботу трудова книжка заповнюється працівниками відділу кадрів у п'ятиденний термін. До неї заносяться: відомості про працівника - його прізвище, ім'я, по батькові, дата народження;

o відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;

o відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;

o відомості про відкриття, на які видані дипломи, про використані винаходи й раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.

Стягнення до трудової книжки не заносяться.

Зберігається трудова книжка у відділі кадрів фірми, підприємства, установи, де її власник працює, і повертається йому у зв'язку зі звільненням, виходом на пенсію. Працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою. Якщо власник втрачає її, то дублікат видається за останнім місцем роботи.

Трудові книжки оформлюють на всіх працівників підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, а також осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, установ, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню. На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи.

Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Заповнення трудової книжки

Трудові книжки заповнюються українською мовою ручкою кульковою або з пером чорним, синім чи фіолетовим чорнилом.

Записи про дати прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, присвоєння рангів державних службовців тощо, нагороди, заохочення, звільнення (графа 2) виконуються арабськими цифрами (число, місяць - двозначними, а рік - чотиризначними):

02.09.1994

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення - у день звільнення.

З кожним записом, що вноситься до трудової книжки, про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення власник трудової книжки повинен ознайомитися під розписку в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис трудової книжки.

Якщо підприємство, яке зробило неправильний або неточний запис, ліквідовано, то виправлення вноситься його правонаступником і засвідчується печаткою; якщо правонаступника немає - то вищою інстанцією, котрій підпорядковувалося ліквідоване підприємство, а в разі ЇЇ відсутності - облархівом, держархівом м. Києва, держархівом м. Севастополя та держархівом при Раді міністрів Криму.

Виправлені відомості про роботу, переведення на іншу роботу, нагородження, заохочення тощо мають точно відповідати оригіналу наказу (розпорядження).

У разі втрати наказу (розпорядження) або невідповідності їх фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці.

У розділах "Відомості про роботу", "Відомості про нагородження", "Відомості про заохочення" трудової книжки (вкладиша) закреслювати раніше внесені неточні або неправильні записи забороняється.

Якщо, наприклад, треба змінити запис відомостей про роботу, то після зазначення відповідного порядкового номеру й дати внесення запису в графі 3 пишуть: "Запис за номером... недійсний. Прийнято на посаду..." й у графі 4 повторюють дату і номер наказу (розпорядження) власника або уповноваженого ним органу, запис якого неправильно внесений до трудової книжки.

У такому ж порядку виправляють недійсні записи про звільнення й переведення на іншу постійну роботу в разі незаконного звільнення або переведення, установленого органом, який розглядає трудові суперечки, і поновлення на попередній роботі. Наприклад, пишуть: "Запис за номером... недійсний: поновлений на попередній роботі". У разі зміни формулювання причин звільнення пишуть: "Запис за номерам... недійсний: звільнений..." (наводять правильне формулювання).