Ділове мовлення для державних службовців - Шевчук С.В. - 7.7. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ. РЕЗОЛЮЦІЯ

Протокол - це один з найпоширеніших документів колегіальних органів. У ньому фіксують хід і результати проведення зборів, конференцій, засідань, нарад. У протоколах фіксуються всі виступи з питань, що розглядаються, і рішення, ухвалені в результаті обговорення.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа. Протоколи загальних зборів (нарад) підписують голова й секретар, а протоколи засідань комісій - усі члени президії.

За обсягом фіксованої інформації протоколи переділяють на: Смислі, в яких записано лише ухвалу або поширену резолюцію, а також зазначено номер, дату, назву організації, кількість присутніх, порядок денний. Під рубрикою "Слухали" - назва питання, хто висловився.

Повні, в яких записуються виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. У докладний протокол заносять також запитання доповідачеві та конспективний запис виступів під час обговорення.

Стенографічні, де всі виступи, репліки, запитання й відповіді записуються дослівно.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва виду документа, яку пишуть посередині рядка.

2. Порядковий номер протоколу.

3. Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада).

4. Назва установи, підприємства чи організації, де відбулися збори, конференція.

5. Дату проведення зборів, засідання, наради, яку пишуть нижче від назви організації ліворуч. У цьому ж рядку праворуч пишуть місце проведення (назву міста).

6. Кількісний склад учасників, який пишуть з нового рядка. За великої кількості присутніх на засіданні їх список складають окремо й додають, а в протоколі зазначають лише загальну кількість. Якщо кількість учасників сягає 10-12 осіб, то вказують усіх присутніх.

7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії).

8. Порядок денний, тобто питання, що їх розглядають на зборах, нараді або конференції. Питання у порядку денному формулюють у називному відмінку.

9. Текст.

10. Перелік додатків до щютоколу із зазначенням кількості сторінок.

11. Підписи керівників зборів, засідання, конференції (голови й секретаря).

Основний текст протоколу переділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожний розділ містить: "Слухали", "Виступили", "Ухвалили", що оформлюються без відступу від межі лівого берега.

Слово "Слухали" друкується великими літерами, після нього ставиться двокрапка. У наступному рядку з абзацу вказують ініціали та прізвище доповідача (у називному відмінку), тему доповіді. Далі викладається основний зміст доповіді або вказується, що текст додається.

Так само оформляється розділ "Виступили".

У розділі "Ухвалили" повністю записується прийняте рішення, яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатуючої частини й резолюції.

Якщо на зборах проводяться вибори таємним голосуванням, результати оформляються окремими протоколами лічильної комісії: в одному зазначається склад комісії, а в другому - результати голосування.

Результати голосування з кожної кандидатури записуються так:

7. За Кондратюка Б. П. - 45 голосів, проти - 2, утримався - 1.

Протоколи групуються в хронологічному порядку та за номерами; документи, що стосуються одного протоколу,- за порядком денним.

Рішення колегіальних органів доводяться до виконавців і організацій, що належать до сфери управління установи.

Рішення колегій установ упроваджуються в життя наказами керівника організації.

Крім повного протоколу, є ще витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу. В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок протоколу:

ПРОТОКОЛ № 7 виробничої наради працівників бухгалтерії Акціонерного товариства "Україна" 18.11.2010 м. Харків

Присутні: Головний бухгалтер Гриценко В. І., заст. головного

бухгалтера Лук'янчук K.M., працівники бухгалтерії згідно зі списком

(список додається, всього 17 осіб). Голова: Гриценко В. І.

Секретар: Кпименко СТ.

Порядок денний:

1. Підготовка звіту фінансової діяльності товариства за 2010 рік. Доповідає головний бухгалтер Гриценко В. І.

2. Вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності Доповідає заст. головного бухгалтера Лук'янчук К. М.

1. СЛУХАЛИ:

В. /. Гоиценко доповіла про порядок підготовки річного звіту, про завдання працівників бухгалтері)' (текст доповіді додається).

ВИСТУПИЛИ:

М. В. Копачук запропонував організувати роботу так, щоб закінчити складання звіту до 29 січня 2010 року.

Б. Ф. Шумейко вказав на необхідність ретельної підготовки таблиць до звіту.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам бухгалтерії вчасно підготувати й подати матеріали до річного звіту.

2. Подати річний звіт до Держкомстату не пізніше ЗО січня 2004 року.

2. СЛУХАЛИ:

К. М. Лук'янчук розповіла про вказівки Держкомстату з питань бухгалтерської звітності. УХВАЛИЛИ:

Вказівки Держкомстату від 04.10.2010 з питань бухгалтерської звітності взяти до відома й керуватися ними.

Голова підпис В. І. Гриценко

Секретар підпис С. Т. Кпименко

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ з протоколу № 7 засідання Ради факультету економіки та підприємництва Інституту економіки та права "Крок"

20.12.2011 м.Київ

Присутні: декан факультету проф. Кравець С.М.,

доц. Марченко Л. В., доц. Бойко В. І., доц. Куц Б. Г, доц. Семенко О. М., ст. викл. Бабенко С.В.

СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію завідувача кафедри Коваленка Д. В. на присвоєння йому наукового звання професора по кафедрі банківська справа.

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати Д . В. Коваленка на присвоєння звання професора по кафедрі банківська справа.

2. Порушити клопотання перед Вченою радою Інституту економіки та права "Крок" про присвоєння Д. В. Коваленку звання професора.

Голова Ради факультету

економіки та підприємництва підпис С. М. Кравець

Секретар підпис В. І. Лубчук

Резолюція - це документ, який фіксує рішення, постанову. Найчастіше резолюцію приймають на зборах, з'їздах, конференціях; її вміщують у кінці протоколу або пишуть окремо й додають до нього.

Резолюція складається із вступної (констатуючої) і директивної частин. У констатуючій частині спочатку відзначають досягнення з питання, що розглядається, а потім указують недоліки. У директивній (резолютивній) частині роблять узагальнені висновки, оцінюють роботу, визначають конкретні заходи з кожного питання, спрямовані на виконання поставлених завдань, усунення виявлених недоліків, зазначають відповідальних осіб.