Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - 3. Системи документування та їх еволюція

Основні поняття

Документування - це процес створення документа.

Правила документування встановлюються нормативними актами. Приміром, ДСТУ 2732:2004 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" подає визначення документування управлінської інформації як "створювання службових документів, змістом яких е управлінська інформація" [2].

До документування відносяться дії, пов'язані з формуванням документа як спеціального системного триєдинства:

змістового (соціальна інформація)

знакового (семіотична інформація)

матеріально-конструктивного (технологічного)

З метою забезпечення такої єдності розробляються типові структури та методики процесу документостворення.

Ураховуючи специфіку змістового, знакового та матеріально-конструкторського аспектів документа, розробляються сучасні класифікації систем документування, до яких можна віднести наступні:

- системи графічного запису;

- системи механічного запису;

- фотографічні;

- електромагнітні;

- оптичні;

- магнітооптичні;

- електростатичні;

- електронні.

Інформація на носії фіксується за допомогою певної "кодової" системи, що реалізується у формі різноманітних знаків-символів. Існує особлива наука - семіотика (від грец.- знак, ознака), що займається вивченням природи, видів і функцій знакових систем та знакової діяльності людини.

Знак - це матеріальний об'єкт (зображення, символ, слово тощо), що слугує для заміщення будь-якого матеріального або ідеального об'єкта, предмета [42]. Відповідно до обраного типу знаків визначається спосіб документування та відбираються засоби, за допомогою яких буде зафіксовано, передано й збережено інформацію. Тільки належним чином створена документна інформація набуває визначеної форми.

Аналізуючи будь-який документ за будь-якою класифікацією, повинні враховуватись спосіб, засіб й форма його створення.

Процес документування за таких умов може бути представлений в такій формі (схема 1.1):

Схема 1.1. Складові процесу документування

Отже, разом взяті спосіб, засіб та форма визначають характер тієї чи іншої системи документування.

Графічний запис інформації, наприклад, дає змогу створювати рукописний, ідеографічний та ізографічний документ; використання комп'ютерної техніки дозволяє створювати електронні документи тощо.

Детальний аналіз способів, засобів та форм документування подано далі.

Кодування інформації

У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа - закріплення та передачі інформації в просторі та часі.

Кодування інформації - це вироблена система правил фіксування інформації. Основні риси, притаманні системі кодування інформації, подано на схемі 1.2.

Схема 1.2 Основні риси, притаманні системі кодування інформації

Закодована інформація передається за допомогою знаків, адже обмін інформацією в соціальній комунікації відбувається саме в знаковій формі.

Знаки можуть бути подані у вигляді літер, отворів, крапок і тире, ліній, цифр тощо. Від форми знаків та способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, спосіб використання документа, компактність та термін збереження.

Основні знакові методи фіксації інформації на той чи інший носій показано на схемі 1.3.

Схема 1.3 Знакові методи фіксації інформації

Одні із знаків подібні зображеному та створюються за допомогою більш-менш чіткого копіювання реальних об'єктів або явищ - іконічні немовленнєві знаки ( малюнки, фотографії, кінофільми, відеофільми).

Інші несуть цільовий характер і не схожі на відтворюваний предмет або явище. Вони, на відміну від конічного знаку, не схожості з тим предметом або явищем, яке позначають. Для того, щоб зрозуміти (розшифрувати) інформацію, людина повинна заздалегідь вивчити значення знаку-символу. До документів, що використовують мовленнєві знаки - умовні позначення, відносяться вербальні (словесні) документи (книги, брошури, журнали, газети тощо) та ідеографічні документи (географічні карти, ноти, креслення).

До знаків-зображень можна віднести також емблемні та речові знаки. Емблемні знаки - це різна емблематика (військова, спортивна, геральдична, міфологічна), дорожні умовні позначення тощо.

Серед речових знаків- різноманітна, в більшості - обрядова, символіка, що означає певні поняття . Наприклад, обручка на пальці руки, темна хустина на голові, гарбуз при сватанні тощо. Функція знака тут надається окремим речам в зв'язку з певною подією чи ситуацією.

З розвитком концепції знакової основи передачі соціальної інформації до документів стали відносити також об'єкти, що фіксують естетичну інформацію образотворчої форми, включаючи не тільки живопис, а й тривимірні твори мистецтв, такі як скульптура та архітектура.

Знак разом з його значенням називають символом.

Код і знак дозволяють передавати інформацію в символічному вигляді, зручному для її кодування та декодування.

У процесі документування використовуються, як правило, не окремі знаки, а їх. комбінація, яку прийнято називати знаковою системою. Наприклад, словесні символи, як загальноприйняті в суспільстві, у процесі мовлення комбінуються один з одним, утворюючи різні за своїм змістом повідомлення. Набір синтаксичних, семантичних та граматичних правил створює мову.

За час існування цивілізації людство створило велику кількість мов, які прийнято класифікувати на природні (натуральні), штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних так і штучних мов.

Природні мови відрізняються від штучних тим, що мовні знаки виникають непередбачено, а штучні знаки створюються спеціально. Вони історично виникли в процесі розвитку людського суспільства. Найдавнішою є мова міміки та жестів.

Основним речовим способом кодування інформації є вербальна мова. Кожне слово тут не більше ніж умовний знак, яким люди домовились виражати те чи інше поняття, предмет. З природними мовами пов'язаний код письма, виникнення якого викликало появу документа.

Знаки природної письмової мови, у свою чергу, можуть включати графічні (піктографічне та умовно геометричне письмо) і речові знаки (письмо для сліпих, історичне предметне (речове) письмо - "кіпу", "вампум" тощо).

Штучні мови - це спеціально розроблені коди для особливих видів діяльності, передачі спеціальних повідомлень. Прикладами може бути набір різних цифр, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови Ідо та Есперанто, мови машинного програмування.

Розрізняють графічні, світлові та звукові знаки штучних мов. До графічних знаків можна віднести: математичні знаки, знаки хімії, логіки, картографії, нотні, шахматні, знаки тайнопису. До світлових знаків відносяться мови сигнальних вогнів на суднах, знаки вогню окремих народностей тощо. Звуковими знаками можуть бути музика, мова тамтамів тощо).

Отже, мова - це особлива система різнотипних і разом з тим об'єднаних між собою структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень тощо), які люди свідомо використовують у якості засобу спілкування.