Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - Розвиток способів запису інформації

Від форми та способу документування залежить рівень інформативності документа, віднесення його до того чи іншого виду, типу, різновиду.

Спосіб документування - це дія, чи сукупність дій, які використовуються для запису інформації на матеріальному носії (січення, тиснення, різьблення, фарбування, перфорування, фотохімічний, електромагнітний, оптичний, електричний, механічний способи її нанесення). Розрізняють два основних способи документування: ручний та технічний, детальний аналіз яких подано в модулі 3.

Які б способи не застосовувались для "запису" інформації, у всіх випадках ми одержуємо текстові, зображувальні, звукові чи комплексні документи.

На різноманітність способів запису інформації як характерну рису документа неодноразово вказував проф. К.Г.Мітяєв. Уже в 1946р. в навчальному посібнику "Теорія і практика архівної справи" він зазначав, що поняття "документ" не обмежується ані технікою запису інформації, ані способом її відтворення [51].

У 1959 р. в навчальному посібнику "Історія та організація діловодства в СРСР" проф. К.Г. Мітяєв, продовжуючи пошук визначення терміну "документ", підкреслював: "все, що є документальним, тобто, що грунтується на означенні об'єктивної дійсності і є відображенням, фіксацією чи реєстрацією фактів, подій, явищ за допомогою письма, зображення та звукозапису може трактуватися як документ" [48].

Еволюційний шлях способів документування бере свій початок у попередньо згаданих його первісних формах.

Розвиток картографічного документа, наприклад, пов'язаний і з первісною предметною формою запису інформації (паличкове письмо аборигенів), і із зображувальною формою запису інформації (система ієрогліфічних знаків-сим-волів для передачі просторових параметри"; ізографічні зображення певної території тощо), що мали ручний спосіб запису інформації. Технічний же спосіб документування картографічного документа на сучасному етапі пов'язаний з використанням відповідних технічних пристроїв (у тому числі й електронних програм) для виготовлення, відтворення, розповсюдження та зберігання даного виду документа.

Нотні документи, у свою чергу, передають інформацію за допомогою умовних графічних знаків, що первісно виникли як зображувальна форма запису інформації ручним способом, але з часом, з розвитком технології нотодрукування, набули розповсюдження як документи технічного способу запису інформації.

Окрему групу за способом запису інформації становлять аудіовізуальні документи (кінофотофоновідеодокументи). Технічний спосіб запису інформації даного виду документа є основним і невід'ємним, оскільки створення, відтворення та передача таких документів неможлива без використання технічних засобів (пристроїв, механізмів).

Набуває подальшого розвитку та поширення запис інформації з використанням комп'ютерної техніки. Великої популярності в сучасних умовах набуває дисковий та голографічний документ, флеш-пам'ять.

Майбутнє технологій запису інформації - у використанні природних та синтетичних матеріалів, у першу чергу кварцу.

Різноманіття матеріалів для виготовлення документів дає змогу створювати їх для різних цілей і, відповідно, різного призначення. Детальну характеристику згаданих способів запису інформації та відповідних видів документів подано в наступних змістових модулях посібника.

Розвиток засобів запису інформації

Засіб для запису інформації - це предмет (засіб) чи сукупність пристосувань (інструментів, пристроїв, обладнання), що використовуються для створення документа.

Незалежно від засобу й способу запису інформації, документи служать цілям відображення інформації про явища об'єктивної дійсності й розумової праці людини. У силу цього, як вказував проф. К.Г. Мітяєв: "вони стають одним з найважливіших носіїв інформації" [48].

Розвиток засобів запису інформації має тривалий шлях, починаючи від дерев'яних паличок, якими писали на глиняних табличках, до сучасних стиліусів, за допомогою яких вводиться інформація до кишенькових персональних комп'ютерів. Шлях розвитку засобів зображувального писемного документування наведено в таблиці 1.5.

При цьому якість закріплення інформації на матеріальному носієві завжди залежала від досконалості засобів, які для цього використовували ( див. таблицю 1.5).

Таблиця 1.5. Розвиток засобів писемного запису інформації

Так, наші пращури на стінах печер іноді писали кістками вбитих тварин або видряпували текст металевим стрижнем, дещо пізніше для письма на камені використовували спеціальні різці й сокирку.

У Шумеро-Вавилонському царстві писали дерев'яними паличками на змащених водою глиняних табличках. Древні єгиптяни на папірусі писали каламом (calamus) - пензлем із очерету або дерева (найкращі очеретяні тростини росли у болотистій дельті Нілу). Добре загострений калам, рівномірно розподіляв чорнила на поверхні папірусу або пергаменту, вимальовуючи однакові за товщиною лінії, складові перших букв.

Для письма на воскових дощечках древні римляни користувалися мідною паличкою, загостреною з одного боку й затупленою з іншого. Одним кінцем писали, іншим загладжували віск, виправляючи помилки. Цей засіб для письма називали стилем (stilus). Учням говорили, щоб частіше повертали стиль, тобто виправляли помилки або форму викладу (звідси і пішло "стиль", "стилістика").

На берестяних дошках за часів Древньої Русі "дряпали"" спеціальним загостреним різцем, який тодішні писарі завжди носили при собі.

Пташине перо в Європі почали застосовувати ще в X ст. Для письма використовували пера пелікана, лебедя, ворони, качки, але найчастіше гусячі, тому що вони були найеластичніші та найміцніші.

Перша ручка з металевим пером для письма чорнилами була запатентована у 1809 р. Ф. Фолшером, перша кулькова ручка була запропонована в кінці XIX ст. Д. Лоудом у 1888 р., а от перші промислові зразки з'явились лише в першій половині минулого століття. Фломастери для письма були винайдені японськими дослідниками в I960 році.

Знаменний період розвитку засобів документування пов'язаний з винайденням І. Гутенбергом у XV ст. механічного друкування, комплексної технології виготовлення шрифту, що дало поштовх прискореному розвитку книгодрукування.

Розвиток науково-технічного прогресу в XIX ст. сприяв винайденню засобів для створення аудіовізуальних документів. Так, перший фотоапарат А.Ф. Грекова з'явився в 1840р., перші спроби відтворення звукової інформації спеціальним пристроєм - фонографом - належать Т.А. Едісону й відносяться до 1857р.; перший засіб для відтворення безперервного руху зображень на екрані було запропоновано Луї де Пренсом в 1893р.

Перша половина XX ст. стала знаменна винайденням засобів комп'ютерної техніки. Створений в 1943р. Максом Н'юменом перший 1500-ламповий комп'ютер став потужним імпульсом для розробки й вдосконалення нових поколінь комп'ютерної техніки, включаючи сучасні кишенькові ПК.

Класифікацію всієї номенклатури сучасних засобів роботи з документною інформацією можна проводити:

а) за функціональною ознакою - комунікаційні засоби збереження й обробки інформації (персональні комп'ютери й різного роду периферійне устаткування; засоби копіювання і тиражування офісної документації, що дозволяють виконувати цілий комплекс допоміжних операцій з електронного монтажу документів, включаючи "фінішну" обробку тощо.

б) за носіями інформації - на паперовій основі (несвітлочутливі); з носіями для репрографічних процесів; на мікро- та звуконосіях; на оптичних та магнітних носіях, картках флеш-пам'яті тощо.

Перехід від традиційних методів збереження, пошуку, обробки й поширення інформації до новітніх способів і технологій, заснованих на застосуванні сучасних засобів організаційної техніки, вимагає знання особливостей їх побудови: елементної бази, технологічних, ергономічних та інших характеристик, а також певних вмінь і навичок користування цими засобами.

За найбільш загальними ознаками подібності й відмінності засоби створення та обробки інформації можна класифікувати наступним чином:

A. Засоби складання та виготовлення документів - починаючи з перших ручних записуючих засобів й друкарських машинок, засобів диктофонної, фотографічної, кінографічної апаратури й закінчуючи сучасною відеографічною і комп'ютерною технікою.

Б. Засоби відтворення інформації - обладнання та устаткування електрофотографічного, електронно-іскрового та різографічного копіювання; мікрографії; оперативного, гектографічного, трафаретного та флексографічного друку й оперативної поліграфії.

B. Засоби обробки документів - засоби для фальцювання, бігування та перфорування, аркушепідбірні та термоклейові апарати, скріплювальне та різальне обладнання, засоби для тиснення й фінішної обробки паперу тощо.

Г. Засоби збереження, пошуку й транспортування документів - різного роду теки, стелажі, сейфи, картотеки, транспортери, засоби для знищення документів тощо.

Д. Засоби електрозв'язку - засоби телефонного і радіотелефонного зв'язку, обладнання для факсимільної передачі інформації, багатофункціональні центри і т.п.

Е. Інші засоби оргтехніки - пристрої, що застосовуються у фінансових і банківських установах, комп'ютерні аксесуари , засоби обслуговування й ремонту, ергономіки тощо.

Скорочення трудовитрат, пов'язаних з процесами обробки інформації, може досягатись різними шляхами. Найбільш ефективний шлях - це підвищення рівня інформаційно-технологічних знань, володіння навичками обслуговування сучасних засобів роботи з документною інформацією.

Технічні засоби та новітні технології створення та опрацювання інформації, засоби телефонного й електронного зв'язку, копіювальна техніка, обладнання оперативного друку тощо виконують, по суті, значну частку робіт, пов'язаних з обробкою, передаванням, використанням і зберіганням інформаційних масивів. Автоматизація процесів документаційного забезпечення управління дозволяє вивільнити персонал від виконання рутинних операцій, й більше уваги приділити якості виробів та послуг.