Загальне документознавство - Палеха Ю.І. - 13. Особливості машиночитаних документів

Машиночитані документи

Машиночитаний документ, за логікою самого слова, означає, що для користування ним необхідні спеціальні технічні засоби. Це документ, призначений для автоматичного зчитування інформації, що міститься в ньому.

Основою машиночитаних документів є матеріальні носії інформації, завдання яких полягає в "перекодуванні" повідомлення, що сприймається людиною, у його модифікацію (насічки на грамплатівках, поляризація намагнічених часток на магнітній стрічці, інжекція електронів тощо) для зберігання та передачі в просторі та часі.

Класифікація машиночитаних документів у залежності від їх носіїв уже була розглянута в другому модулі даного посібника (ЗМ 8).

Якщо в першому класі машиночитаних документів зображення чи текст сприймаються людиною в такому ж вигляді (у тій же знаковій системі), у якому воно було записане на носії, хоча й з використанням технічних засобів, то в другому - знакова система зовсім інша.

Перший вид машиночитаних документів називають ще репродуктивними, оскільки їх зміст можна безпосередньо споглядати - видно кадри фотоплівки, негативні копії тощо. Перші засоби розмноження документів саме й функціонували на репродуктивному відтворенні оригінал-макету й називалися також аналоговими"

Зупинимося більш детально на технотронних, а саме на електронних документах та визначенні їх місця в ієрархії документних форм.

Електронний документ, як найбільш наочний приклад технотронного документа, існує від свого зародження в бінарному (двійковому) виді й призначений для "прочитання" тільки за допомогою технічних засобів. При цьому в цифровій формі можуть фіксуватись усі різновиди інформаційного повідомлення (текстові, звукові, візуальні), тобто всі електронні документи, поза залежністю від знакової системи відтворення, мають однознакову "матрицю".

Таке уточнення дає можливість визначити місце електронних документів у загальній системі документів (схема 3.7).

Схема 3.7. Місце електронних документів у загальній системі документів

До особливостей електронних документів відносяться: - існування матриці у формі, що безпосередньо не сприймається людиною (у вигляді цифрових кадрів) і яка є відмінною від її відтворення на екрані монітора;

- можливість зосередження в одному документі кількох форм подання повідомлень (текст, звук, зображення, включаючи динамічне);

- можливість "міграції" повідомлення з одного носія на інший без будь-яких змін, а також можливість існування одного й того ж тексту в різних форматах;

- можливість багаторазового перекодування вихідного тексту, застосування різних способів його фіксації та відтворення;

- уніфікація носія для всіх видів інформації;

- динамічний характер деяких видів електронних документів, що надає можливість його створювачам (а іноді й користувачам) вносити в них зміни;

- можливість багатоканального та одночасного доступу до одного й того ж примірника документа;

- відсутність індивідуального носія для масивів документів, записаних на жорсткому диску комп'ютера.

Візуальною формою подання електронного документа є відображення інформації, яку він містить, технічними засобами (комп'ютерне оснащення, програмне забезпечення тощо) або на папері (у спосіб переведення його в друковану форму за допомогою сучасних технічних пристроїв) у формі, придатній для сприймання його змісту людиною.

Електронний документ та його основні специфічні характеристики

Інформаційна культура суспільства, що відроджується у наш час, складається з мистецтва спілкування за допомогою електронних засобів, уміння оперативної передачі наукової інформації, її накопичення, впровадження найновіших досягнень у повсякденне життя.

Розвиток інформаційних технологій та мережі Інтернет ініціювали дискусії та дослідження щодо концепції електронного документа, його відмінностей та особливостей

порівняно з традиційним документом на паперовому носії. Деякі науковці вважають, що електронний документ, відомий своїми метаданими, тобто інформацією, яка зумовлює його соціальну визначеність та розуміння (зміст, контекст, структура).

Інші, електронні документи або комбінація електронних документів, створювані фізичними або юридичними особами, є доказом дій або взаємодії та містить інформацію про зміст дій та певні взаємодії.

Визначення поняття "електронний документ" в нормативних документах наведено в таблиці 3.9.

Усі застосування визначення "електронні" ("е-") можна узагальнити за такими ознаками як подання інформації в цифровому вигляді (текст, звук, зображення статичне або те, що рухається у цифрових форматах), необхідність програмних та апаратних засобів для її сприймання людиною (тобто, комп'ютерного обладнання та програмного забезпечення), необхідність телекомунікаційних засобів для отримання та розповсюдження інформації.

Основними елементами, що виділяються в структурі електронного документа є його зміст, реквізити і носій.

Зміст електронного документа - це документована інформація (відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подачі).

Реквізити електронного документа повинні розміщуватись відповідно до чинних нормативних документів та стандартів. Зокрема, відповідно до ДСТУ 4163-2003, таких обов'язкових реквізитів п'ять:

- найменування організації-творця документа;

- місцезнаходження організації-творця документа (або поштова адреса);

- найменування документа; -дата виготовлення документа;

- код особи, що виготовила або затвердила документ.

Таблиця 3.9 Трактування терміна "електронний документ"

Як підклас технотронних документів, електронні документи мають такі загальні властивості як:

- неможливість відтворення поза технічними засобами;

- наявність загального носія для групи документів;

- необхідність кодування для фіксації й перекодування для відтворення змісту;

- можливість багаторазового запису різних текстів на тому самому носії.

Специфічними властивостями електронного документа можна назвати такі:

- незалежність інформативної складової (зображення, звуку, тексту) від конкретного матеріального носія;

- наявність загальної системи кодування (бінарний код), однакової для фіксації документів будь-якої знакової системи (тексту, звуку, зображення, графіки);

- практична неможливість вичленовування деяких електронних документів із програмної оболонки й загальних масивів (наприклад, у базах даних);

- відсутність індивідуального носія для кожного з документів, розміщених на окремому комп'ютері або сервері;

- "інтерактивність" документа (можливість втручання користувача в його текст і структуру, робити за своїм розсудом перекомпонування матеріалу або його додавання).

Відповідно до останньої специфічної властивості електронного документа постає питання його цілісності. Але, крім того, відомо, що при передачі документа по каналах комунікації відбувається його розчленовування на дрібні складові, які потім з'єднуються в цілісний об'єкт на комп'ютері одержувача. При цьому не виключаються технічні збої, у результаті яких документ може бути деформований.

Усі електронні документи містять програмне забезпечення, однак критичність впливу цього фактора не однакова для їхнього використання. Одні з них можуть бути адекватно сприйняті практично на будь-якому комп'ютері, але для роботи з іншими потрібна установка спеціальних додатків, поза якими електронний документ не може функціонувати.

Носій електронного документа - це матеріальний об'єкт, на якому інформація може бути записана і відтворена в електронно-цифровому вигляді. Носієм електронного документа може бути перфокарта, перфострічка" магнітні та оптичні носії, а також накопичувачі інформації на енергонезалежній флеш-пам'яті.