Вступ до модуля 1

Управлінське документознавство являє собою напрям у структурі спеціального документознавства. Управлінське документом знавство досліджує проблеми документування управлінської інформації та ЇЇ функціонування у документованій формі саме у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

Управлінське документознавство входить до циклу дисциплін природничо-наукової та фундаментальної підготовки бакалавра за спеціальністю 6.020100 "Документознавство та інформаційна діяльність". Модуль І тісно пов'язаний з такими загальнопрофесійни-ми і спеціальними дисциплінами, як "Документознавство", "Документно-інформаційні комунікації", "Документаційне забезпечення діяльності установи (за фаховим спрямуванням)", "Діловодство", "Архівознавство" та ін.

Модуль І передбачає знайомство з сучасними підходами щодо визначення предмету, об'єкту, завдання управлінського документо-знавства як наукої дисципліни; генезисом управлінського документознавства; сучасним трактуванням поняття "управлінський документ"; формування теоретичних знань про управлінський документ та його сукупність, його властивості, ознаки, структуру і функції; знайомство з історією управлінського документа у межах різних історичних епох і державних структур, формуванням і розвитком систем управлінської документації; сучасними системами класифікації управлінських документів; напрямами уніфікації і стандартизації управлінської документації та ін.

Метою вивчення модуля І "Управлінське документознавство" є набуття студентами належних теоретичних знань і практичних навичок та умінь зі створення найпоширеніших видів організаційно-розпорядчої, організаційно-правової, довідково-інформаційної документації, а також документування електронних документів.

Тема 1. Вступ до управлінського документознавства

План викладу

1.1. Об'єкт, основні поняття, методи управлінського документознавство.

1.2. Нормативно-правова база управлінського документознавство.

1.3. Розвиток діловодства в Україні

1.1. Об'єкт, основні поняття, методи управлінського документознавства

Управлінське документознавство - це розділ документознавства, об'єктом якого є управлінська документація. Управлінське документознавство досліджує проблеми документування управлінської інформації та її функціонування у документованій формі у межах органу державної влади, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи, організації, іншого суб'єкта господарювання, об'єднання громадян.

Управлінська інформація - це сукупність відомостей про внутрішній і зовнішній стан об'єкта керування, необхідна для формування й реалізації керуючого впливу на нього.

У процесі керування використається не вся інформація, а тільки та ЇЇ частина, що необхідна для процесу керування. Разом із тим, одержання інформації необхідно не на якімсь певному етапі управлінської діяльності, а протягом усього процесу управлінського впливу суб'єкта керування на об'єкт керування.

Документування - регламентований процес запису інформації на папері або іншому носії, що забезпечує її юридичну силу. Документування передбачає дотримання встановлених правил запису інформації, специфічних для кожного типу документів. Дотримання цих правил надає юридичної сили документам, що створюються.

Юридична сила документа - властивість службового, в тому числі, управлінського документа слугувати підставою для ви* рішення правових питань і регулювання правових відносин, яка надається йому чинним законодавством.

Юридична сила документа забезпечується встановленим для кожного різновиду документа комплексом реквізитів - обов'язкових елементів оформлення документів (наприклад, дата, підпис, гриф затвердження тощо).

Управлінський документ - це документ, який містить управлінську інформацію та використовується в управлінській діяльності.

Система документації - сукупність взаємозалежних документів, які застосовуються в певній сфері діяльності.

Уніфікована система документації (УСД) - система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Уніфікована форма документа (УФД) - сукупність реквізитів, розташованих у певному порядку на носії інформації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) є номенклатурним переліком назв уніфікованих форм документів (УФД) з унікальними кодовими позначеннями.

Так само як документознавство в цілому, управлінське документознавство можна розглядати одночасно як науку.

Як наука управлінське документознавство досліджує інформаційні процеси створення, обігу та зберігання управлінської документації. Для цього управлінське документознавство застосовує певні наукові методи. Ці методи можна підрозділити на загальнонаукові й спеціальні. До числа загальнонаукових відносяться ті, якими користуються всі або більшість наук (системний метод, метод моделювання, функціональний метод, методи аналізу та синтезу).

Спеціальними методами в документознавстві є:

o методи уніфікації й стандартизації документів;

o метод формулярного аналізу;

o метод експертизи цінності документів. Управлінське документознавство має двосторонні зв'язки з

іншими науками, у першу чергу, з науковими дисциплінами про інформацію - такими, як соціальна інформатика, документалістика, обчислювальна техніка й програмування, інформаційна безпека й захист інформації та ін. Лише разом із цими науками документознавство має можливість на сучасному етапі ефективно вирішувати теоретичні й прикладні завдання.