Екологічне управління - Шевчук В.Я. - Практичні рекомендації щодо обміну інформацією та звітування

До звітів про діяльність організації можуть включатися такі пункти:

профіль організації;

екологічна політика, цілі та завдання;

процеси екологічного управління, у тому числі залучення зацікавлених сторін та визнання заслуг працівників;

оцінювання екологічних характеристик, зокрема тих, що пов'язані зі скидами, збереженням ресурсів, відповідністю вимогам, невідповідною продукцією та ризиком;

можливості поліпшення діяльності організації;

додаткова інформація типу глосаріїв;

незалежна перевірка системи екологічного управління.

Як для внутрішнього й зовнішнього обміну інформацією щодо навколишнього середовиша, так і для звітування важливо пам'ятати, що:

слід прагнути до налагодження двостороннього обміну інформацією;

інформація має бути зрозумілою й адекватно поясненою;

інформація має допускати можливість її перевірки;

організація повинна надавати достовірну інформацію про свою діяльність;

інформація має подаватися в упорядкованій і послідовній формі (наприклад, в однакових одиницях виміру, щоб уможливити порівняння одного періоду з іншим).

Організація може поширювати інформацію щодо навколишнього середовища за допомогою:

для зовнішніх цілей: річного звіту, документів, що надаються регламентуючим органам, публічних урядових протоколів, публікацій промислових асоціацій, засобів масової інформації та платних оголошень;

для внутрішніх цілей: дошки оголошень чи повідомлень, власної газети, зборів працівників, а також шляхом розповсюдження повідомлень через електронну пошту;

проведення "днів відкритих дверей", опублікування телефонних номерів, за якими можна звертатися зі скаргами та запитаннями.

2. Документація системи екологічного управління. Функції, робочі процеси і процедури мають бути визначені та належним чином задокументовані й датовані, якщо це потрібно. Організація повинна чітко визначити всі типи документів, що встановлюють і регламентують функції, ефективні робочі процеси та процедури, а також процедури контролю.

Наявність документації на систему екологічного управління допомагає працівникам усвідомити те, що вимагається від них для досягнення екологічних цілей організації. Це дає можливість оцінювати системи та екологічні характеристики.

Характер документації може відрізнятися залежно від масштабу діяльності й складності структури організації. Там, де елементи системи екологічного управління інтегровані в загальну систему управління організацією, екологічна документація повинна бути об'єднана з наявною документацією.
Для спрощення організація може прийняти рішення про подання документації у формі зведення або в стислому викладі для:

зіставлення екологічної політики, цілей та завдань;

опису способів досягнення екологічних цілей та завдань;

документування основних функцій, відповідальності та методик;

вказання правил пошуку суміжної документації, а також опису інших елементів системи управління, де це потрібно;

надання доказів того, що елементи системи екологічного управління, придатні для організації, впроваджено.

Такий стислий виклад може слугувати довідником для впровадження та підтримання на належному рівні системи екологічного управління.

Під час розгляду документації системи екологічного управління слід дати відповідь на такі запитання:

Яким чином методики екологічного управління ідентифікуються, документуються, поширюються та переглядаються?

Чи впроваджено процес розробки та актуалізації документації системиекологічного управління?

Яким чином документація системи екологічного управління узгоджена, де це потрібно, з іншою наявною в організації документацією?

У який спосіб забезпечується доступ працівників до документації, необхідної для виконання ними посадових обов'язків?

Практичні рекомендації щодо документації системи екологічного управління

Документи можуть міститися на будь-якому носії. Вони повинні бути корисними і зрозумілими.

Уся документація має бути датованою (з указаниям дати перегляду), легко ідентифікуватися, бути систематизованою й зберігатися протягом встановленого періоду часу.

Організація повинна забезпечити виконання таких вимог:

документи, шо стосуються системи екологічного управління, мають бути ідентифіковані стосовно організації, відділу, функції, виду діяльностіта (або) відповідальної особи чи особи для контактів;

документи повинні періодично перевірятися, переглядатися, коли це потрібно, та затверджуватися уповноваженим персоналом;

примірники цих документів мають бути в наявності на всіх дільницях,де проводяться роботи, які суттєво впливають на функціонування системи екологічного управління;

скасовані документи повинні негайно вилучатися з усіх дільниць їх тиражування та використання.

3. Управління діяльністю. Впровадження системи екологічного управління здійснюється шляхом розробки, застосування та підтримання на належному рівні робочих процедур і засобів управління для здійснення екологічної політики, цілей та завдань організації.