Бюджетний менеджмент - Панкевич Л.В. - 6.2. Контроль у системі бюджетного обліку

Внутрішній казначейський контроль - це сукупність процедур, що забезпечують достовірність та повноту інформації, яка передається керівництву Державного казначейства, дотримання положень нормативних актів при здійсненні операцій Державного казначейства з виконання бюджетів.

Внутрішній контроль включає бухгалтерський та адміністративний (операційний) контроль.

Система внутрішнього контролю, як і всі інші процедури, має бути чітко задокументована. Документація за процедурами внутрішнього контролю (у паперовій або електронній формі) повинна бути доступною для користування працівниками.

Бухгалтерський контроль - це сукупність процедур, що дають змогу забезпечити збереження активів бюджетів та достовірність звітності, що складається на підставі даних, отриманих від підрозділів, які відповідають за проведення конкретних операцій. Він включає:

- заходи щодо забезпечення безпомилкового відображення операцій відповідно до їх економічної суті;

- продуктивність системи документообігу;

- наявність нормативних документів, які передбачають здійснення процедур, що забезпечують бухгалтерський контроль.

Бухгалтерський контроль повинен гарантувати, що:

- операції проведені тільки з загального та/або спеціального дозволу керівництва;

- операції відображені та оцінені згідно з вимогами бюджетної та облікової політики;

- система аналітичного обліку дає змогу докладно відстежувати використання ресурсів та рух активів бюджетів;

- доступ до активів можливий тільки з дозволу керівництва органу Державного казначейства.

Адміністративний контроль - це сукупність процедур, згідно з якими керівництво органу Державного казначейства забезпечує, зокрема: ефективність, продуктивність та безпеку процедур обробки інформації;

наявність процедур, які чітко розмежовують завдання та відповідальність служб і працівників органу Державного казначейства; збереження цінностей та активів; безпеку працівників органу Державного казначейства.

Адміністративний контроль передбачає перевірку правильності фінансової операції до та після її проведення з метою забезпечення відповідності встановленим правилам.

Адміністративний контроль дає змогу виявити ризики і вжити ефективних заходів щодо них.

До системи адміністративного контролю належать:

- організаційна структура Державного казначейства;

- методи закріплення повноважень та обов'язків;

- методи контролю, що застосовуються керівництвом для проведення моніторингу результатів роботи, включно з внутрішнім аудитом;

- принципи та практика у сфері трудових ресурсів;

- система бухгалтерського обліку;

- принципи бухгалтерського обліку та процедури контролю.

Адміністративний контроль передбачає розподіл повноважень між працівниками органу Державного казначейства таким чином, щоб жоден працівник або обмежена група працівників не змогли зосередити в своїх руках усі необхідні для здійснення повної операції повноваження (прийом, оплата, зберігання).

Для цього операційний цикл будь-якої операції має передбачати такі етапи:

- дозвіл на операцію;

- облік;

- здійснення платежів;

- контроль/аудит операцій.

Взаємозв'язок між системою внутрішнього контролю та внутрішнім аудитом. Внутрішній аудит - це незалежний підрозділ, який не бере участі у виконанні операцій, а періодично здійснює перевірки та оцінює:

- адекватність і ефективність заходів та системи внутрішнього контролю;

- повноту, своєчасність і достовірність фінансової та іншої звітності;

- дотримання принципів і внутрішніх процедур обліку;

- відповідність регулятивним вимогам.

Створення ефективної системи внутрішнього фінансового контролю досягається шляхом оптимізації взаємовідносин та обміну інформацією між внутрішнім контролем, зовнішніми та внутрішніми аудиторами Державного казначейства.

Надання права підпису. Право підпису розрахункових документів надається працівникам органу Державного казначейства з оформленням спеціального розпорядження керівника органу Державного казначейства, де вказується прізвище, ім'я та по батькові працівника, його посада і зразок підпису.

Право контрольного підпису (без обмеження сумою операції) на розрахункових документах, які підлягають додатковому контролю, мають керівники та головні бухгалтери, їх заступники.

Надання прав контрольного підпису посадовій особі не виключає можливості виконання нею (крім головного бухгалтера) функцій відповідального виконавця визначеного кола операцій. У такому випадку він контролює документи за операціями, які виконуються іншими працівниками.

Комплекти зразків підпису посадових осіб, які мають право підпису на розрахункових документах, передаються

під розписку операційним і контролюючим працівникам та іншим службам, де використовуються документи.

Перелік операцій, які підлягають додатковому контролю, визначається окремими порядками.

Розрахункові документи за операціями, які підлягають додатковому контролю, відповідальний виконавець передає у необхідній кількості примірників контролюючому працівнику, який перевіряє правильність оформлення операцій та переконується в повній відповідності (тотожності) першого й інших примірників документа, після чого підписує їх. Після додаткового контролю платіжний документ скеровується відповідальному виконавцю для відображення операцій за відповідними рахунками.

Встановлення достовірності підписів. Для перевірки достовірності підписів посадових осіб органу Державного казначейства на розрахункових документах, що приймаються до виконання, відповідальні працівники повинні мати зразки їх підписів.

Перелік посадових осіб, які мають право підписувати первинні облікові документи, затверджується наказом відповідного органу Державного казначейства.

Контролери користуються своїми примірниками зразків підпису працівників органу Державного казначейства та зразками підписів і відбитків печаток клієнтів.

Первинний контроль здійснюється відповідальним виконавцем (бухгалтер, контролер), який, ураховуючи зміст наданих документів, перевіряє правильність їх оформлення та правил розрахунків і підписує документ.