Інформаційні системи і технології в банках - Страхарчук А.Я. - 3.3.1. Необхідність автоматизації документообігу

3.3.1. Необхідність автоматизації документообігу

Спираючись на тенденції розвитку інформаційних технологій та еволюцію вимог до інформаційних систем, можна визначити радикальні відмінності систем сучасного покоління від попередніх. Останнім часом чітко вималювалася тенденція остаточного переходу від облікової системи до системи документообігу.

Першу вимогу до сучасних систем автоматизації організації, зокрема банку, можна сформулювати так: система повинна автоматизувати не тільки бухоблік, а й документообіг організацій.

Автоматизована система документообігу повинна мати такі властивості: обробляти різноманітні типи документів (фінансові та інші), перелік яких можна змінити і розширити; мати вбудовані засоби визначення не тільки набору типів документів, що обробляються системою, а й реквізитного складу кожного з них. При цьому екранні форми представлення будь-якого типу документів мають настроюватися під конкретного користувача чи групу користувачів; забезпечувати формалізацію опису технології обробки документів: стадій обробки, правил переходу від однієї стадії до другої, виконавця чи групи виконавців кожної стадії тощо; забезпечувати настроювання облікових операцій, виконуваних на тій чи іншій стадії; автоматично виконувати облікові дії, залучаючи породжувані бухгалтерські і фінансові документи в загальний документообіг; вирішувати завдання однозначної ідентифікації користувачів, що виконують у системі ті чи інші дії; гарантувати незмінність уведеної користувачем інформації. Від паперового документообігу, однією з цілей якого є юридичне обгрунтування як можливості, так і факту виконання тієї чи іншої операції, можна відмовитися, лише маючи в системі вбудовані можливості з використання електронно-цифрового підпису; мати прозорий для кінцевого користувача інтерфейс з офісними програмами. Тільки за наявності таких властивостей системи можна забезпечити перехід від автоматизації облікових операцій до автоматизації бізнес-задач.

Якщо система передбачає обробку різних видів документів, має гнучке настроювання і прозорий інтерфейс з іншими системами, то в автоматизований документообіг можна включити навіть документи, які створені за межами корпоративної мережі. Наприклад, до картки клієнта можуть бути приєднані установчі документи і бізнес-план організації, які клієнт надав банку. Застосування індивідуального настроювання форм і списків кожного робочого місця відіб'ється на підвищенні ергономічності роботи кінцевого користувача. Можливість описати технологічні процеси значно знизить кількість інструкцій щодо виконання бізнес-операцій і перекладе функцію контролю за незалежним виконанням бізнес-правил із людини на комп'ютер. Автоматичне формування облікових документів, з одного боку, зменшить залежність від людського фактора, а з іншого - підвищить оперативність, чіткість і якість виконуваних дій.

3.3.2. Універсальність побудови ядра інформаційної системи

Другою важливою тенденцією розвитку сучасних інформаційних технологій є стирання межі між спеціалізацією фінансових установ. У чому принципова різниця між торговельною і фінансовою компаніями, між фінансовою компанією та інвестиційним банком, між інвестиційним та універсальним банком, між банком і казначейством? Якщо розглядати ці суб'єкти з погляду організаційної структури, технології бізнесу, тобто з позицій, характерних для інформаційних технологій, то провести чітке розмежування сьогодні досить складно.

Таким чином, системи для таких фінансових інститутів мають бути якщо не однаковими, то схожими за принципами своєї побудови. Це означає, що вимоги до таких систем мають бути універсальні: щодо облікового ядра (різноманітність планів рахунків, принцип подвійного проведення, переоцінка валютних рахунків, ведення рахунків аналітичного обліку, функції нарахування процентів і взяття комісійних за обслуговування тощо); системи розмежування доступу; комплекту основних звітів для внутрішнього фінансового обліку; комплекту основних звітів про виконання операції; комплекту звітів, що надається клієнтові.

Розбіжність полягатиме в тому, що різним буде настроювання технологій виконання операцій і супутнього бухгалтерського обліку. Різним буде комплект звітів для зовнішніх органів контролю, оскільки ці звіти визначаються статусом організації. Тобто принципи побудови системи і набір функціональних можливостей - загальні, настроювання системи - індивідуальне.

Таким чином, можна сформулювати другу вимогу до сучасних систем автоматизації: принципи побудови ядра системи мають бути універсальними. Слід зазначити, що виконання першої вимоги автоматично приводить до задоволення і другої, оскільки побудова системи відповідно до концепції (чи моделі) офісної системи закономірно заперечує жорстку орієнтацію програмного продукту на форму організації суб'єкта, що автоматизується, передбачаючи можливість настроїти документообіг і пов'язаний із ним бухгалтерський облік незалежно від того, яку юридичну форму має організація, для якої цс виконано. Тобто правила єдині і для банків, і для інвестиційних компаній - розбіжність стосується лише технологій виконання тієї чи іншої операції, тобто виключно документообігу, і залежить не від статусу організації, а від внутрішніх правил ведення бізнесу. Аналогічна ситуація і зі складського обліку - для торговельної компанії, для банку і навіть для депозитарію базові принципи обліку ідентичні. Різниця полягає лише у специфічних реквізитах об'єктів обліку і в організації документообігу.