Економічна безпека підприємств, організацій та установ - Ортинський В.Л.-Функції і завдання кадрової служби у сфері забезпечення економічної безпеки

Економіка / Економічна безпека підприємств, організацій та установ - Ортинський В.Л.

Розглянемо і проаналізуємо зміст основних функцій кадрової служби в розрізі кадрової безпеки. Почнемо з того, що згрупуємо функції у блоки, кожен із яких, у свою чергу, містить перелік заходів, які прямо чи опосередковано впливають на стан кадрової складової економічної безпеки підприємства. Тут необхідно зазначити, що кадрова служба виконує не всі функції гарантування безпеки, що розглядаються нижче, проте організація або дієва участь цієї такої важливої служби в описаних заходах все ж потрібна для досягнення якнайкращого результату. Крім того, постановка і виконання вказаних далі завдань є основним моментом в управлінні безпекою у кадровій складовій, дає необхідний базовий інструментарій для розроблення і впровадження перелічених далі заходів.

Повноваження

Для правильного розуміння своєї ролі в забезпеченні життєдіяльності компанії кадрова служба повинна мати відповідні повноваження щодо гарантування економічної безпеки. Ці повноваження насамперед мають бути публічно делеговані й документовані. Роль носія цих повноважень мають чітко розуміти працівники цього підрозділу й керівники бізнесу. Адже кадрові служби - це не відділи кадрів радянських часів, не механізм із приймання на роботу і звільнення, це один із найважливіших ресурсів підприємства, що забезпечує його стійкість на ринку.

Одним із узгоджених повноважень кадрової служби при гарантуванні кадрової безпеки має бути безпосередній доступ її посадових осіб до відповідних корпоративних ресурсів: плани стратегічного розвитку (або стратегічні плани розвитку) компанії; інформаційні масиви, зокрема конфіденційного характеру; аналітика; внутрішньофірмові й зовнішні дослідження; фінанси на відповідні програми кадрової безпеки (на залучення кваліфікованих кадрів, на управління лояльністю) тощо.

Наступне повноваження полягає і в праві, і в обов'язку кадрової служби брати участь у розробленні документаційного гарантування безпеки. У Трудовому кодексі, наприклад, зазначено документи, які безпосередньо впливають на безпеку підприємства. Кадрова служба якраз і зобов'язана забезпечити їх наявність, правильність і відсутність негативних юридичних наслідків. До таких документів передусім належать:

o трудовий договір;

o правила внутрішнього трудового розпорядку;

o договір про повну індивідуальну (колективну) матеріальну відповідальність;

o документація з охорони праці та ін.

Крім того, до складу "паперового" гарантування безпеки, що перебуває в прямій компетенції служби, входить документування дисциплінарної практики на підприємстві і в підрозділах.

Правом кадрової служби в межах її повноважень є пряма або опосередкована участь, ініціатива та експертна робота зі створення документації, пов'язаної з безпекою, наприклад, пакету документів щодо забезпечення збереження конфіденційної інформації або положення про внутрішньофірмову "гарячу лінію".

На підприємстві має бути регламентований і описаний розподіл компетенцій в цій галузі з колегами із служби безпеки та інших підрозділів. Іноді для цього створюють "Положення про взаємодію у сфері гарантування безпеки".

Взаємодія

Результативність у системі кадрової безпеки залежить від чіткої і ефективної взаємодії підрозділів. Відповідно до принципів розподілу повноважень і компетенції, в кожній компанії мають бути утворені горизонтальні зв'язки управління активами (часом, фінансами, людьми, інформацією) між кадровою службою та іншими службами і відділами.

Взаємодія зі службою безпеки, як правило, зводиться тільки до питань перевірки кандидатів на посади. Крім перевірок, є й інші види взаємодії зі службою безпеки. Наприклад, співпраця при оцінюванні надійності кандидатів і працівників, постійний обмін неофіційною інформацією, участь у розробленні програм фізичного захисту персоналу, участь служби безпеки в процедурах звільнення працівників, спільна участь у комісіях під час розгляду матеріальної відповідальності та ін.

Взаємодію з фінансовими підрозділами доцільно налагоджувати при вирішенні питань поточних заборгованостей працівників, що важливо для підготовки до звільнення, в процесі планування корпоративних фінансових ресурсів на гарантування кадрової безпеки (навчання, мотивація, страхування та ін.), розрахунку й нарахування заробітної плати та інших елементів компенсаційного пакету. Взаємодія із цими підрозділами не така проста, як здається на перший погляд. Директор (менеджер) з персоналу повинен уміти чітко й аргументовано довести необхідність виділення достатніх на заходи кадрової безпеки засобів у межах відведеного бюджету і вказати при цьому цілі, які можуть бути досягнуті за допомогою цих заходів.

Взаємодія з суб'єктами процесу розвитку (керівники навчальних центрів, тренери, консультанти, психологи та інші фахівці, що беруть участь у тому чи іншому виді навчання працівників компанії). Навчання сприяє розвитку компанії, зміцненню її конкурентоспроможності, безпеки і стійкості на ринку. Тобто саме по собі навчання в різних формах - вже посилення кадрової безпеки, і кадрова служба повинна планувати й організовувати цю роботу.

Взаємодія у сфері кадрової безпеки з профспілковими організаціями нині є очевидною з питань, що в колективних договорах відображають права і обов'язки працівників у сфері забезпечення економічної безпеки підприємства, з питань участі профкому в процедурах звільнення і інших випадках, регламентованих трудовим законодавством.

Комунікації

Передусім потрібно виділити можливість прямого виходу на керівництво підприємства при отриманні сигналу про порушення в системі кадрової безпеки. Вихід має бути не тільки прямим, тобто без посередників, а й оперативним, екстреним у разі потреби. Важливим є також оперативний зв'язок керівника кадрової служби з начальником служби безпеки.

Має значення і комунікаційний канал, призначений для підтримання доброзичливих контактів з територіальними органами інспекції з праці. Навіщо? Не тільки для налагодження "хороших" зв'язків, а й для отримання "гарячої"" інформації про зміни в трудовому законодавстві, про трактування цих новацій самими інспекціями і т. ін. Крім того, ці зв'язки потрібні для превентивної роботи щодо запобігання збиткам підприємства у вигляді штрафів, що накладаються державними інспекторами з охорони пращ. Невміння налагоджувати і підтримувати такі комунікації дорого коштуватимуть "некомунікабельному" менеджерові з персоналу. У зв'язку з цим звернімо увагу на те, що останнім часом законодавство посилює роль державних інспекцій, надаючи їм нові права й повноваження. Не секрет, що ці органи часто використовуються для конкурентної боротьби, тому від рівня і глибини відносин залежить багато що.

Те саме можна сказати і про військкомати. їх роль і вплив на бізнес останнім часом також посилюються. Були випадки, коли незговірливого партнера за допомогою корумпованих представників військкомату "упікали" не тільки на військові збори, а й відправляли на дійсну військову службу. І хоча конкретно в цих випадках має втручатися служба безпеки, є питання простіші, але не менш значущі, відповідальність за які несе кадрова служба. Штрафи за порушення військового обліку - це теж збиток і відповідальність. З підприємства прямо з робочого місця відвезли працівників на призовний пункт? Значить, не вдалося їх уберегти - це теж відповідальність та порушення кадрової безпеки.

Щодо комунікацій з професіоналами ринку праці head-hunters, рекрутерами, кадровими агентствами можна сказати, що вони з огляду на безпеку теж дещо повинні робити, зокрема перевіряти і прагнути поставляти надійних кандидатів. Але це ще не все. Варто звернути увагу на те, що можна придбати, маючи довірчі стосунки з постійним партнером - кадровим агентством, наприклад. Можна отримувати (за певних умов) інформацію про параметри мотивації й реальні складові компенсаційного пакету у конкурентів, про нові проекти і напрями діяльності (що не завжди видно з масових оголошень про приймання на роботу, зважаючи на їх брак через комерційну таємницю) та інші дані, аж до відомостей про те, що інше підприємство "замовило" вашого фахівця (профілактика переманювання).

Моніторинг

Це відстеження певних параметрів, а в нашому випадку - видів інформації, одна з найважливіших функцій кадрової служби у гарантуванні кадрової безпеки компанії. Моніторинг каналів неофіційної (кулуарної) інформації - завдання, яке не просто потрібно ставити, а й чітко, правильно і зрозуміло визначати. На його відпрацювання потрібно виділяти спеціальні кошти й сили (люди, час і місце). Контроль неформальних інформаційних потоків здійснюють різними способами для відстеження загального рівня мотивації, виявлення неформальних лідерів, ознак падіння авторитету керівництва, отримання будь-якої іншої інформації, аж до конкретних винуватців внутрішніх злочинів. До речі, західний досвід порівняння адекватності різних джерел інформації свідчить, що найрезультативнішим джерелом, наприклад, про внутрішньофірмові порушення і зловживання є приватні повідомлення службовців.

Моніторинг змін у законодавстві. Таке завдання доцільно ініціювати юридичному відділу. Упущення на цій ділянці роботи також дорого коштують.

Моніторинг ринку праці. Частково ми вже торкнулися цієї теми в розділі про комунікації. Тут самостійно, за допомогою наявних ресурсів у вигляді інформації, можна відстежити умови праці й мотивації у конкурентів, стан ринку праці щодо "гарячих" вакансій, рівень безробіття в регіоні і т. ін. Були випадки, коли фахівці підприємства не відстежували вчасно ситуацію, і, як наслідок, підприємство "випадало з ринку праці" тоді, коли виробництво або збут вимагали посиленого кадрового потенціалу в короткі терміни, але умови мотивації не змінювалися. Люди не хочуть іти на роботу, і в результаті виходить серйозний провал з великим збитком і мільйонами втраченого прибутку.

Конфліктологія

Конфлікти на підприємстві, в колективах логічно розглядати з позицій кадрової безпеки. За деякими винятками конфлікти, як міжособистісні, так і організаційні, можна розглядати як загрозу безпеці. Тому знання якщо вже не всієї конфліктології, то принаймні її основ є обов'язковим для менеджера з персоналу.

Окрім загальної конфліктології, доцільно виділити її спеціальний розділ - конфлікти персоналу із працівниками охорони і служби безпеки. Останні за своїм профілем прямо пов'язані з безпекою і виникають через відмінність у статусі тих, хто конфліктує, наприклад, тоді, коли топ-менеджер змушений підкорятися простому охоронцеві.