Економічна безпека підприємств, організацій та установ - Ортинський В.Л. - Люди - джерела конфіденційної інформації

Чому люди є найуразливішим джерелом конфіденційної інформації? Та тому, що це джерело найважче захистити від несанкціонованого "втручання". Адже якщо документи можна заховати в сейф, засекретити, обмежити доступ до них, непотрібні - знищити, то людину в сейф не засунеш, на рота їй замок не поставиш.

Крім того, людина є не просто вмістищем інформації, не просто її носієм, а ще й обробляє та аналізує інформацію, робить певні висновки Отже, отримавши та опрацювавши лише частину інформації, вона може оволодіти всією інформацією, не кажучи вже про ту, яка їй відома, може легко відтворювати, копіювати й поширювати дані.

Персонал підприємства часто володіє безцінною комерційною інформацією. Працівники іноді знають більше, ніж можна припустити, про фінансовий стан підприємства, його перспективні розробки та бізнес-плани, про комерційні пропозиції, про ділових партнерів, не кажучи вже про різні дані про керівників та ін. І підприємці не застраховані від того, що ця інформація не стане доступною для треш осіб. Що ж робити в такому разі, як обмежити можливість розголошування конфіденційної інформації персоналом? Відповідь дуже проста - потрібно розробити заходи, які дають змогу контролювати доступ до комерційних секретів підприємства.

З чого почати? З поділу інформації за рівнем доступу. На будь-якому підприємстві персонал умовно може бути поділений натри групи:

1. Керівники:

а) вищої ланки (власник підприємства, засновники, президент, начальник служби безпеки);

б) середньої ланки (начальники відділів і служб, менеджери та ін.).

2. Фахівці (найбільш численна група, до якої належать працівники, що володіють спеціальними знаннями і безпосередньо виконують основну роботу підприємства).

3. Обслуговуючий і технічний персонал (вантажники, різнороби, прибиральниці та ін.).

Очевидно, що всі ці групи мають володіти різними обсягами інформації. Керівники підприємства повинні мати доступ до будь-якої інформації, що стосується діяльності підприємства; керівники підрозділів - до інформації, що стосується роботи ввіреного підрозділу; фахівці - до такого обсяг} інформації, який потрібен їм для професійного і добросовісного виконання своїх професійних обов'язків; обслуговуючий і технічний персонал мають мінімальний доступ до конфіденційної інформації. При допуск)' робочого персоналу до конфіденційної інформації слід керуватися золотим правилом: чим менше особа знає про щось, тим менше вона може розповісти.

Наведемо цікавий приклад. Відомо, то військовослужбовець нашої армії зобов'язаний захищати всі відомі йому дані, навіть ціною власного життя. Ці положення давно закріплені у військовій присязі. А в армії Ізраїлю - навпаки: потрапивши в полон, солдат зобов'язаний розповісти все, що йому відомо. Представники Ізраїлю говорять, що не робиться для того, щоб врятувати людське життя: людина для них - найбільша цінність, і ніяка інформація не варта життя солдата. Але така позиція, крім морально-психологічного аспекту, містить прагматичний підхід. Справа в тому, що кожен військовослужбовець знає рівно стільки, скільки йому належить. Отже, солдат не зможе видати стратегічно важливої інформації. Крім того, дізнавшись, хто потрапив у полон, можна легко й достовірно встановити, який обсяг і якої саме інформації став відомий ворогові, а не гадати, чи видав солдат інформацію, чи ні, і якщо видав, то яку саме. Завдяки цьому помітно спрощується нейтралізація наслідків розголошення секретної інформації. Цей приклад наочно ілюструє ефективність і дієвість такої системи, яку доцільно запозичити в ізраїльських військових і впровадити на підприємстві. Звичайно, не варто сприймати все буквально і дозволяти своїм працівникам розголошувати конфіденційні відомості. Якраз навпаки, їх треба проінструктувати про необхідність збереження інформації в таємниці. Але потрібно бути готовим до того, що персонал може видати цю інформацію. Тому відповідна система заходів дасть змогу застрахувати себе від серйозних втрат у разі розголошення таємниць підприємства. Цей комплекс заходів умовно можна назвати попередньою перевіркою працівників під час приймання на роботу. Аналізуючи нинішнє становище ринку праці, можна виділити такі основні методи підбору персоналу:

o оголошення в газетах;

o оголошення конкурсу на заміщення вакантної посади або на вакантне місце;

o підбір персоналу через кадрове агентство;

o наймання працівників по знайомству, простіше, "по блату", за гроші.

Кожен із зазначених способів має свої недоліки і переваги. Перші два загалом прийнятні за обов'язкового дотримання умов, викладених нижче. Проте основний їх недолік у тому, що, самі того не бажаючи, опублікувавши оголошення про приймання на роботу, ви можете розголосити цінну інформацію комерційного характеру. Наприклад, один банк, опублікувавши у пресі оголошення про приймання на роботу фахівців із галузі пластикових кредитних карток, побічно розкрив цінну комерційну інформацію, а саме те, що найближчим часом він збирається вийти на ринок безготівкових розрахунків за допомогою кредитних карток.

Тому краще за все здійснювати підбір персоналу через кадрове агентство, яких нині багато. Дехто накопичує базу даних вакансій і резюме, не спромігшись перевірити кандидата. Отже, говорити про те, що пропоновані таким агентством працівники справді підійдуть, не можна. Адже вони не проходять ніяких перевірок - ні за рівнем підготовки, ні за особистими якостями, а агентство не несе ніякої відповідальності за свого кандидата. Тому дуже важливо ретельно підбирати справді надійне і професійне агентство з наймання, бо тільки звернення по допомогу до нього позбавить від безлічі клопоту і, крім того, забезпечить конфіденційність.

На жаль, керівники підприємств часто вдаються до наймання працівників по знайомству або за гроші. Таку практику слід вважати неправомірною, не кажучи вже про те, що такі дії можуть бути кримінально караними. Чому прийнято вважати, що родичі чи знайомі мають незаперечні переваги перед рештою кандидатів. Влаштовані по блату здебільшого виявляють найгіршу підготовку. Саме вони часто вчиняють різні порушення й розкрадання майна, будучи абсолютно впевненими у своїй безкарності. Адже, якщо працівник, що провинився, негайно буде звільнений, то родича або знайомого так просто звільнити буде незручно. Крім того, узявши на роботу такого "блатника", отримують "бомбу сповільненої дії"", яка коли-небудь та вибухне. Такі працівники часто думають, що їм на підприємстві все дозволено, поводяться зарозуміло стосовно інших, вважаючи, що дисципліна праці й загальні правила на них не поширюються.

Таким чином, на підприємстві формується вельми негативна атмосфера незадоволеності. Напевно, тому вже нині на деякі фірми (переважно іноземні) достатньо складно влаштуватися, якщо там працюють ваші родичі, а якщо вони ще й займають керівні посади - практично неможливо.

Попередня перевірка. Припустімо, працівник уже стоїть на порозі з твердим бажанням влаштуватися на роботу. Починати завжди треба із бесіди (інтерв'ю) з ним, ретельно підготувавшись до неї. Адже саме з інтерв'ю можна дізнатись багато чого. Корисно при цьому скористатися допомогою психолога. Професійний психолог, поговоривши з людиною, зможе з високою вірогідністю дати висновок про її професійні й особисті якості, про те, наскільки вона чесна і чи зможе вписатися в колектив фірми. Сьогодні вже існують спеціальні послуги з психологічного тестування кандидатів на посаду, які дають досить високі результати. Якщо такі послуги є недоступними, доведеться самим ставати психологом.

По-перше, в жодному разі не слід створювати атмосферу допиту, аби не зашкодити собі. Чесна й порядна людина, відчувши негативне ставлення до себе, може відмовитися від роботи. А зловмисник, навпаки, зачаїться, насторожиться, вміло приховає свої наміри.

По-друге, не слід поводитися зарозуміло, вважаючи, що коли людина прийшла влаштовуватися на роботу, то вона вже вам всім зобов'язана і все терпітиме.

По-третє, ніколи заздалегідь нічого не потрібно обіцяти: говоріть лише про реальні речі. Краще за все створити дружню атмосферу взаєморозуміння. Тоді кандидат трохи розслабиться і зможе говорити відвертіше. А ви при цьому уважно стежте, як людина поводиться, що і як говорить, наскільки скута чи, навпаки, розкута, скромна чи хвалькувата. Доцільно заздалегідь ознайомитися із спеціальними матеріалами. Деякі працедавці влаштовують кандидатам на посаду докладну екскурсію на підприємстві, ознайомлюючи з особливостями майбутньої роботи, чого не варто робити до попередньої перевірки. Можливо, ця людина не підійде, тоді краще, коли вона знатиме якомога менше.

Наступним кроком є перевірка достовірності документів і минулого кандидата. Насамперед слід установити його особу - найпростіше за паспортом. Потім потрібно з'ясувати робоче минуле кандидата - з трудової книжки, де зазначено попередні місця роботи, заохочення, причини звільнення;тощо. При цьому варто бути обережним: бланки трудових книжок нині можна купити на будь-якому ринку і заповнити як спаде на думку. Крім того, часто працівники тільки числяться в штаті підприємства, а насправді не виконують ніякої роботи або завдяки "зв'язкам" чи дружнім взаєминам отримували необхідні записи в трудовій книжці.

Не завадить також з'ясувати думку про кандидата його попередніх працедавців і людей, з якими він працював або вчився. Тому незайве попросити його заповнити картку обліку кадрів, надати автобіографію, характеристику з останнього місця роботи або рекомендації. Так само потрібно переконатися в професійній придатності кандидата - попросити надати документ про освіту (диплом про вищу освіту, диплом про закінчення коледжу, СПТУ, ПТУ, атестат та ін.). Складіть анкету для кандидата на посаду так, щоб дізнатися про нього якнайбільше, зокрема, про його близьких родичів, особисті інтереси, спортивні й наукові досягнення і т.ін. Не зайвим буде з'ясувати, чи не мав він раніше судимостей, чи не перебував на обліку в психо - чи неврологічному диспансері Якщо такої можливості немає, можете попросити кандидата надати необхідні довідки.

Але не слід вимагати від працівника документів, які не передбачені чинним законодавством! Припустімо, ви перевірили всі відомості, що цікавлять вас, про кандидата і тепер повинні прийняти одне з таких рішень: узяти його на роботу; відмовити. Розглянемо обидва варіанти. Отже, людина з якихось причин не підходить і потрібно відмовити їй у прийнятті на роботу. Як це зробити без істотного збитку для неї, головне - без збитку для підприємства? Справді, якої шкоди може завдати відмова прийняти когось на роботу?

Якщо ви різко відмовляєте людині в прийнятті на роботу, говорите, що вона недостатньо розумна, що в неї диплом не того формату, що вам не підходить колір її волосся або щось інше, то будь-яка нормальна людина після такої відмови затаїть образу, прийде додому, розповість про все своїм близьким, а також друзям, знайомим, а ті, у свою чергу, своїм друзям і знайомим. І піде негативна інформація, як круги по волі від кинутого каменя. Адже все це ваші потенційні клієнти. Можуть поширитись погані розмови про підприємство, які негативно позначаться на його діловій репутації. Як результат - зниження кількості клієнтів, обсягів замовлень, тобто прямий матеріальний збиток у вигляді недоотриманого прибутку.

Не забувайте, що кандидат на посаду під час приймання на роботу має певні гарантії, передбачені трудовим законодавством. Зокрема, не допускається пряме або непряме обмеження прав чи надання прямих або непрямих переваг при прийманні на роботу залежно від раси, національності, мови, соціального походження, майнового стану, міси" проживання, ставлення до релігії, переконань, належності до громадських об'єднань та інших обставин, не пов'язаних з діловими якостями працівників. Недотримання цих вимог може бути підставою подачі позову до суду про необґрунтовану відмову в прийманні на роботу. А це додаткові витрати на адвоката, додаткові витрата часу і нервів, до того ж і погана реклама для підприємства.

Тому відмова в прийнятті на роботу маг бути виражена м'яко й делікатно. При цьому доцільно уникати особистого контакту і кандидатом, краще послати йому відмову у письмовій формі поштою, ввічливо подякувавши за співпрацю і вибачившись за витрачений ним час. Якщо причиною відмови була негативна інформація про кандидата, яку отримали у процесі попередньої перевірки, не слід повідомляти йому про це. Багато бізнесменів, бажаючи показати свою обізнаність, розповідають про кандидата все, що їм вдалося дізнатися, насторожуючи цим його і примушуючи краще приховувати інформацію про себе. Тому, пояснюючи причини відмови, краще не інформувати кандидата про справжні мотиви, а створити в нього враження, він не підійшов з інших причин.

Якщо працівник підходить за діловими (трудовими) і людськими якостями, то для оформлення його на роботу можна використати наведені нижче способи, які дають змогу певним чином запобігти розголошуванню новим працівником комерційної таємніші.

1. Оформити приймання на роботу наказом, виданим на підставі заяви працівника про прийняття на роботу. При цьому інструктаж працівника та ознайомлення його з правилами, установленими на підприємстві, і положеннями (у т.ч. з Положенням про збереження комерційної таємниці) проводять до фактичного доступу працівника до роботи. Про ознайомлення з положеннями працівник лаг підписку встановленого зразка. Якщо на підприємстві немає таких зразків, то працівник може поставити розписку при ознайомленні з наказом про прийняття на роботу. Зміст її може бути таким:

"Із наказом і положеннями, що існують на менші, ознайомлений і зобов'язуюся їх дотримувати. Кісні роз пенсію, що в разі порушення існуючих положень я нестиму відповідальність згідно з чинним законодавством".

З приводу розписок досі є різні погляди. Дехто вважає їх неефективними. Законодавство регулює ці питання дуже недосконало. Крім того, не визначено практичного механізму дозволу за таких ситуацій.

Проте є і позитивні моменти. По-перше, будь-яке зобов'язання зазвичай справляє великий морально-психологічний вилив на людину. Більшість людей прагнуть дотримувати навіть формальних зобов'язань, що залежить переважно від порядності працівника і роботи служби безпеки.

По-друге, якщо працівник порушить свої зобов'язання, то, відповідно до закону, нестиме дисциплінарну відповідальність. А якщо належним чином потурбуватися про юридичне забезпечення відшкодування заподіяного збитку, то можна мати позитивні результати.

2. Оформити приймання на роботу наказом, виданим на підставі укладеного з працівником індивідуального трудового договору. До трудового договору вводять окремий пункт про те, що працівник ознайомлений із положеннями, чинними на підприємстві, і зобов'язується їх дотримувати, а в разі їх порушення нестиме відповідальність. У цьому разі перед укладенням трудового договору потрібно провести інструктаж і надати працівникові для ознайомлення всі чинні положення (Положення про персонал, Положення про оплату праці, Положення про безпеку праці, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Положення про збереження комерційної таємниці і т.ін). Підписавши договір, працівник автоматично зобов'язується дотримувати всіх зазначених положень. Інструктаж працівника не може бути формальним. Потрібно ознайомити його зі всіма правами і обов'язками. Це убезпечить у майбутньому не тільки від можливого просочування конфіденційної інформації, а й від багатьох інших бід (нещасних випадків на виробництві, непорозуміння з оплатою праці тощо)

Прийнятий на роботу працівник протягом певного часу (від 1 до 6 місяців) має підлягати негласному контролю. Це потрібно для того, щоб за цей період він адаптувався в колективі, між ним та іншими працівниками сформувалися міжособистісні зв'язки. Тому потрібно спостерігати за тим, як він влаштувався на новому місці, як поводиться, як справляється зі своїми трудовими обов'язками, хто приходить до нього із сторонніх (родичі, знайомі). Незайве через 1-3 місяці викликати працівника на бесіду, поцікавитися, що він думає про своє місце роботи, чи все його влаштовує. Здійснення таких нехитрих заходів може допомогти вчасно виявити на підприємстві неблагонадійного працівника. Проте слід пам'ятати, що більшість нових працівників знають або здогадуються про те, що певний час вони перебуватимуть під контролем. Тому в цей період вони прагнутимуть показати себе з кращого боку.

Отже, відомості, здобуті в процесі попередньої перевірки і протягом випробувального терміну не можуть бути цілком достовірними і підлягають регулярній оперативній перевірці.