Організація зовнішньоторгових операцій (ЗТО) є складним процесом, який вимагає здійснення ряду заході в як усередині, так і поза підприємством у зовнішньому середовищі.
До заходів усередині підприємства можна віднести такі:
1. Обґрунтовано оцінити обрану мету та напрямок зовнішньоекономічної діяльності (ЗЕД) - експорт, імпорт, виставки, науково-технічне співробітництво, лізинг, ліцензування тощо.
2. Якщо це буде експорт, то слід оцінити свої експортні можливості: свій виробничий потенціал, реальні перспективи його розвитку, забезпеченість необхідною сировинною базою, наявний та перспективний рівень кваліфікації працівників, компетентність керівного складу, якість товару, його упакування, транспортування.
3. Проаналізувати, які структурні зміни всередині підприємства необхідно здійснити, щоб бути готовим до зовнішньоекономічної діяльності з урахуванням усієї її специфіки та складності.
4. Організувати відділ ЗЕД з протокольним підрозділом (або оперативно-комерційну службу), визначити його склад, завдання та цілі.
5. Утворити відділ маркетингу або доручити здійснювати її функції спеціалізованій організації на договірних засадах.
6. У разі експорту скласти та підготувати рекламні матеріали з урахуванням специфіки товарів (буклети, каталоги, листівки, прейскуранти тощо).
7. Встановити контакт з Торгово-промисловою палатою.
8. Вивчити внутрішнє законодавство, яке стосується ЗЕД.
9. Ознайомитись з підзаконними розпорядженнями, інструкціями та вказівками вищестоящих органів, які стосуються ЗЕД.
10. Пройти реєстрацію, отримати реєстраційний номер.
11. Відкрити рахунок (рахунки) у банку.
12. Перевірити патентну чистоту товару.
13. Якщо товар, призначений до експорту, не відповідає технічному рівню фігуруючих аналогічних товарів на зовнішньому ринку та його якість нижча від вимог кінцевих споживачів, розробити заходи, які забезпечать конкурентоспроможність
товару.
14. Визначити, чи може підприємство забезпечити виробництво товару в обсягах, які потрібні для оволодіння запланованою часткою ринку, для забезпечення рентабельності збуту.
15. Утворити на підприємстві банк даних по товару, партнерах, конкурентах.
16. Знайти кваліфікованого консультанта або посередника (при необхідності).
17. Провести активну роботу на виставках.
18. Розпочати роботу з інформування, особливо з представництвами іноземних фірм в Україні.
Заходи з реалізації ЗТО у зовнішньому середовищі здійснюються підриємством у декілька послідовних етапів та стадій, на яких вирішуються певні завдання, та виконуються відповідні формальності, пов'язані з оформленням, пересиланням-та обробленням документації, необхідної для забезпечення успішного виконання угоди.
Основними етапами здійснення ЗТО є такі:
1. Підготовка ЗТО.
1Л .Маркетингове дослідження зовнішнього ринку.
1,2.Пошук, вибір та встановлення контакту із закордонним партнером.
1.3. Аналіз та проробка конкурентних матеріалів, складання конкурентного листа, розрахунок експортних/імпортних цін.
1.4. Проробка базисних умов контракту.
1.5.Проробка валютно-фінансових умов контракту.
1.6. Техніко-економічне обгрунтування ЗТО.
1.7.Підготовка проекту контракту.
2. Укладання ЗТК.
2.1. Проведення попередніх переговорів.
2.2.Складання протоколу про наміри та попереднього контракту.
2.3. Складання та підписання ЗТК.
3. Організація контролю, виконання та припинення зовнішньоторгового контракту.
3.1. Виконання контрактних зобов'язань: поставка товарів, надання послуг, технічне та гарантійне обслуговування продукції, розрахунково-платіжні операції.
3.2. Контроль за виконанням контрактних зобов'язань.
3.3. Розгляд можливих претензій та рекламацій з експорту та подання таких з імпорту.
3.4. Способи та порядок припинення ЗТК.
2.1.1. Маркетингове дослідження зовнішнього ринку
2.1.1.1. Вивчення ринкового, підприємницького середовища на зовнішніх ринках
2.1.1.2. Вивчення вимог світового ринку або зовнішнього ринку до товару
2.1.1.3. Вивчення місткості та характеру зовнішнього ринку, еластичності попиту на ньому
2.1.1.4. Спостереження за рівнем світових цін та тенденціями їх зміни
2.1.1.5. Дослідження фірмової структури ринку та складу зарубіжних партнерів
2.1.1.6. Маркетинговий аналіз ступеня та характеру ринкової конкуренції, методів маркетингової роботи конкурентів
2.1.1.7. Дослідження форм роботи, прийнятих у торговій практиці по даному товару на даному ринку та його сегментах
2.1.1.8. Визначення особливостей споживчих пріоритетів та психології поведінки покупців даного товару на зовнішньому ринку